Vous avez sûrement entendu parler des avantages multiples de travailler avec un assistant virtuel. Comment travailler avec lui de manière efficace pour accroître votre productivité, baisser vos coûts et augmenter vos résultats ?
Si vous avez lu le livre de Tim Ferris, la semaine de 4 heures, vous devez avoir une bonne idée de ce qu’est un assistant à distance.
Un assistant virtuel, appelé également VA (Virtual assistant) est une personne compétente qui vous aidera dans vos tâches quotidiennes. Un assistant à distance intervient pour l'externalisation des tâches administratives, marketing, commerciales, techniques. Alors que son assistance est virtuelle, la relation professionnelle et humaine avec vous est réelle.
Avant de vous entretenir avec votre assistant personnel, déterminez les tâches à sous-traiter que vous souhaitez lui confier, puis estimez le temps que vous aurez gagné en déléguant ces missions. Pensez également au budget que vous souhaitez accorder à ce service. Sachez qu'en embauchant une assistante virtuelle francophone, vous n’aurez pas à investir de l’argent pour l’achat de bureau ni de payer pour une location d’espace de travail. On estime que l'embauche d'assistantes virtuelles peut vous faire économiser jusqu'à 40% des dépenses d'affaires. De l'argent que vous pouvez utiliser pour acheter votre nouvel iPhone, aussi, ces économies peuvent ensuite être réaffectées pour d'autres investissements dans votre entreprise.
Demandez-vous si la maîtrise parfaite du français ou de l’anglais est un critère important pour les tâches que vous allez confier à votre VA (Virtual Assistant). Par exemple, la comptabilité peut être exécutée par une personne qui se débrouille bien en français, mais il est préférable de confier la rédaction d’articles de blog à une personne dont le français est sa langue maternelle.
Il peut être tentant de limiter le nombre d'appels et d'envois d'emails ; mais, la communication s’avère être la clé d’une relation réussite, et encore plus quand on la commence. Il est conseillé les premiers jours de contacter régulièrement votre assistant virtuel. Vous apprendrez ainsi à mieux la connaître, à sympathiser avec elle et à lui faire confiance pour lui déléguer davantage de travail en toute sérénité. De son côté, votre assistance francophone sera d'autant plus motivée si vous suivez son travail. Elle pourra poursuivre sa mission sans difficulté si vous répondez à ses questions.
Au début d'une relation de travail, il est bénéfique de partager des documents, de cette manière vous pourrez donner aisément toutes les informations : images, données, codes d’accès nécessaires pour que votre assistant travaille efficacement.
Un dossier comprenant une liste des projets en cours est également une bonne idée, vous pourrez ainsi suivre en temps réel l'avancement de votre assistante, Google Drive ou Dropbox sont des outils qui s'adaptent parfaitement à cet usage. Ce sera un lieu pour mettre à jour, faire des remarques sur le travail. Vous pourrez indiquer quelles tâches doivent être traitées en priorité et le délai pour les réaliser. Votre assistant virtuel francophone pourra par la suite indiquer les missions finies ou celles qui sont en cours de réalisation.
Nous l'avons vu tout à l'heure, cela passe par indiquer les missions à traiter en priorité, mais aussi, décrivez avec minutie les tâches que vous lui confier, par exemple si vous voulez qu'elle écrive un article SEO ou une publication sur les réseaux sociaux, guidez-là sur les idées d'articles, sur les taille du texte, etc. Une fois que votre VA (Virtual Assistant) aura bien maîtrisé sa mission, elle sera d'autant plus à l'aise à la réaliser et satisfera pleinement vos attentes. Petit à petit votre assistant virtuel prendre de l'autonomie et vous n'en sortirez que gagnant.
