Partout dans le monde, le télétravail continue de gagner du terrain. D’autant plus que pendant l’épidémie du coronavirus, les entreprises ont dû emprunter cette méthode de travail pour maintenir certaines activités. À cause de cela, les risques liés au télétravail sont devenus plus visibles et font l’objet de la préoccupation de bons nombres de personnes.
En effet, les risques du télétravail sont sérieux et doivent être pris au sérieux. Si demain, le monde devait continuer à choisir le télétravail, il est important de connaitre ces risques et adopter les bonnes pratiques pour s’en prémunir.
Pour l’entrepreneur comme pour l’assistant, les risques du télétravail peuvent se présenter sous différentes formes : organisationnelle, sociale, interactionnelle… Comme il s’agit d’une collaboration à distance, la proximité est diminuée, les interactions sont limitées et quelquefois, la liberté que le télétravail procure fait obstacle à la productivité.
Les problèmes rencontrés par un entrepreneur sont ceux qui affectent directement le développement de son entreprise. Il s’agit peut-être de sa difficulté à transmettre ses directives à son personnel, ou au contraire, à récolter des retours de ses assistants. Il est également probable que les objectifs qu’il a fixés ne soient pas toujours atteints.
Par opposition à cela, du côté du travailleur à distance, la complexité réside généralement dans l’aspect organisationnel quand l’autodiscipline n’est pas installée, la difficulté à discuter des informations émanant de l’employeur, ou à l’inverse, le sentiment d’être contrôlé.
Fort heureusement, ces problèmes du télétravail ne demeurent pas sans solutions. Dès le début de votre collaboration en télétravail, il est important de partir sur de bonnes bases, afin de minimiser les risques du télétravail de manière efficace et réduire les coûts de fonctionnement de l’entreprise par la même occasion.
Afin de réduire les risques du télétravail, vous pouvez adopter une collaboration saine à partir des étapes énoncées ci-après :
Lorsque vous recrutez votre assistant virtuel, vous devez penser à vous rassurer quant à sa fiabilité et sa rigueur. Si vous choisissez d’engager une assistante-freelance que vous ne connaissez pas et dont vous n’avez aucune preuve de bonne foi, vous vous exposez à des risques de non-sérieux, manque d’intégrité, etc.
En choisissant de recruter les membres de votre personnel à distance dans une agence spécialisée dans l’assistance virtuelle, vous pouvez engager une aide virtuelle fiable. Dans ce cas, vous pouvez vous appuyer sur les expériences de l’agence, qui aura écarté le risque pour vous.
Les pratiques diffèrent selon la plateforme ou l’agence. Cependant, préférez les agences où les assistants virtuels passent des tests ou des entretiens avant d’être présentés à vous. Cela vous fera économiser du temps puisque votre intervention ne serait alors nécessaire que pour l’entretien final et vous êtes certain d’être face à la personne dont votre entreprise a besoin. Ces critères correspondent justement au style de recrutement d’assistants virtuels avec VAV.
Que cela soit au début de la collaboration ou en cours d’exécution des tâches, minimisez les risques du télétravail en communiquant. Il y a plus de probabilités que les missions que vous confiez soient réalisées conformément à vos attentes quand : vos instructions sont claires, vous pouvez récolter des informations sur l’avancement du projet, vous pouvez partager des fichiers entre vous, etc.
Pour réaliser tout cela, vous devez utiliser les moyens technologiques à votre portée pour faciliter les échanges et les interactions. Les outils de communications sont nombreux et vous pouvez interagir par conférence vidéo, par e-mail, via des discussions en ligne, par téléphone… De plus, vous pouvez partager vos fichiers à chaque fois que vous en aurez besoin.
Vous avez besoin de conseils pour gérer votre travail à distance ? Voici quelques astuces testées et approuvées pour vous aider à être productif en télétravail. N’hésitez pas à partager ces conseils aux membres de votre équipe.
Afin de pallier les risques du télétravail liés à la désorganisation sans que vous ayez à surveiller en permanence votre personnel à distance, vous pouvez concevoir un plan de mission pour votre assistant virtuel et votre équipe. De cette manière, il vous est beaucoup plus simple de définir les objectifs précis, trier les tâches par ordre de priorité et déployer les moyens nécessaires pour leur exécution au bon moment.
Dans cette démarche, choisissez d’avancer petit à petit et d’ajuster les volumes de travail aux capacités de vos assistants à distance. Ce procédé va vous permettre de dénombrer les actions à entreprendre pour atteindre un objectif donné. Il va alléger la pression sur votre personnel, ce qui améliore la productivité. Mais surtout, il va vous aider à simplifier le suivi de l’avancement de vos projets.
Il n’y a qu’un pas entre le suivi et le contrôle. En réalité, l’employeur, inquiet pour ses affaires, peut rapidement basculer dans l’intrusion. Au lieu d’améliorer la productivité de votre équipe, cela augmente les risques du télétravail. Il faut trouver le juste milieu pour faire en sorte de faciliter le suivi sans envahir l’espace vital de votre assistante en ligne.
Le plan de missions énoncé plus haut va beaucoup servir sur ce point. En effet, il va vous permettre de vous situer ensemble sur votre feuille de route. Afin de vous aider à appliquer le plan, utilisez un outil de gestion de projets accessible par tous. De cette manière, votre personnel pourra vous notifier des difficultés fonctionnelles et de l’achèvement de chaque étape. De même, vous pourrez procéder à la délégation des tâches de manière interactive au fur et à mesure que le travail avance.
Il est également conseillé d’instaurer des réunions de suivi régulières pour vous enquérir des nouvelles de vos collaborateurs. Vous pourrez alors récolter toutes les informations dont vous avez besoin à ce moment-là et pouvoir vous focaliser sur vos occupations aux autres heures.
Étant donné que toutes vos correspondances, ainsi que la réalisation des tâches passent par internet et les outils informatiques, leurs limites vous exposent aux risques du télétravail qui peuvent être fatals. Aussi, vous devez prendre les mesures en cas de bogue ou autres défaillances techniques.
Pour cela, il suffit de tenir compte de ces quelques conseils :
Si vous êtes convaincu de recruter une assistante virtuelle fiable, vous pouvez faire confiance à VAV. Vous n’avez qu’à renseigner le profil que vous recherchez et nous allons vous présenter à la personne dont votre entreprise a besoin. Vous pouvez choisir votre aide en ligne pour des missions dans le domaine d’expertise que vous aurez défini au préalable.
N’hésitez pas à prendre contact avec Franck Janet, Directeur de VAV, via les coordonnées ci-après :
 | www.VotreAssistantVirtuel.com |
 | Skype: franckjanet |
 | Paris: +33 7 55 50 26 85 (appel ou sms) |
 | franck@votreassistantvirtuel.com |
