Quand télétravail rime avec digitalisation

À l’ère des coronavirus, le télétravail est devenu presque une obligation pour les entreprises malgré les vaccins déjà adoptés dans plusieurs pays en Europe et dans le reste du monde. Et il en est ainsi pour la digitalisation. La plupart des processus sont peu à peu digitalisés ces dernières années et cela semble d’autant plus gagner du terrain avec le contexte sanitaire.

Outre les enjeux entrepreneuriaux et sociétaux, la digitalisation et le télétravail font aussi partie des éléments qui aident à sauver la planète. Forcément, les premières notions qui viennent en tête pour parler de la digitalisation est « moins de papiers » et en entendant télétravail, on pense à « zéro déplacement » et donc « moins d’émissions de gaz à effet de serre ».

Le point sur la digitalisation et le télétravail en 2021

Il faut reconnaitre que le contexte sanitaire depuis l’année dernière a accéléré l’évolution de l’entrepreneuriat vers la digitalisation et le télétravail.

En général, il s’agit de pratiques qui ont facilité le quotidien des entrepreneurs depuis bien des lustres, mais en 2021, le besoin d’en faire plus et mieux se fait davantage ressentir qu’auparavant. L’histoire du télétravail peut nous confirmer qu’il a toujours joué un rôle considérable dans le progrès de notre société.

Les acteurs économiques sont à la course aux innovations pour rester visibles et bien vendre leurs produits et services en temps critique. Comme les modèles de notre société semblent avancer vers un futur plus digitalisé, il faudra adopter les bonnes pratiques pour mieux s’adapter. Concernant le télétravail, on sait grâce à l’ADEME qu’une équipe qui collabore à distance 3 jours sur 5 épargnes à l’atmosphère 58% de pollution.

Il faut reconnaitre que le contexte sanitaire depuis l’année dernière a accéléré l’évolution de l’entrepreneuriat vers la digitalisation et le télétravail. De telle sorte que la création et le perfectionnement de solutions de collaboration à distance et de gestion de projet en ligne se trouvent au cœur des préoccupations des entreprises spécialisées dans le digital. Et cela n’est encore rien comparé à l’efficacité que représente aujourd’hui le fait d’engager un assistant virtuel pour optimiser les résultats !

Dans quelles mesures est-il efficace de digitaliser et de virer au télétravail ?

Lorsqu’on parle d’entreprise écoresponsable et de rentabilité, les gérants d’entreprises ont tendance à s’emballer. Est-ce rentable et est-ce réellement écologique ?

Lorsqu’on parle d’entreprise écoresponsable et de rentabilité, les gérants d’entreprises ont tendance à s’emballer. Cela nécessite pourtant une étude méticuleuse pour ne pas se méprendre et polluer encore plus, voire gaspiller des ressources que l’on aurait pu épargner.

Que peut-on digitaliser ?

La réponse est généralement simple : tout, en fait ! Mais la vraie question se pose quand il faut juger du degré d’importance du processus à digitaliser. Est-ce rentable et est-ce réellement écologique ? Grosso modo, voici ce que vous pouvez facilement digitaliser pour gagner du temps, de l’argent et économiser les ressources.

Les processus administratifs : la création d’entreprise qui peut se faire en ligne, l’embauche de nouveaux collaborateurs, la gestion de projet, le suivi des fournisseurs et des clients…
Le stockage de documents et bases de données : pour ceci, les solutions cloud sont à votre disposition (Google Drive, One Drive, Dropbox, Cloud Search, BigQuery…), il y en a à la fois pour les novices et les pros de la programmation.
La communication et les processus de vente : vous n’êtes pas sans connaitre l’influence du marketing digital sur le chiffre d’affaires d’une entreprise. Au-delà de cela, l’automatisation de la prospection, de la conclusion des ventes, de la réception de paiements en ligne, des suivis client…permet d’optimiser les retours sur investissement.

Tout peut-il se faire en télétravail

Bien entendu, seuls les services dématérialisés sont réalisables en télétravail. À l’exception de certains métiers (comme les artisans) qui, dans la définition basique du télétravail, sont généralement exercés à domicile. Mais dans le contexte d’une entreprise digitale ou digitalisée, retrouvez ci-après certains domaines qui peuvent faire l’objet d’une collaboration à distance.

Le marketing : toutes les missions liées à l’élaboration et l’application des stratégies webmarketing comme le référencement, la rédaction web, les médias sociaux, les publicités sur internet, le montage vidéo ou la création et gestion d’événements commerciaux, tout comme la gestion SAV sont réalisables en télétravail.
L’administration : confiez les tâches récurrentes à des collaborateurs virtuels ! Préparation et gestion de documents, aide en comptabilité, prises de rendez-vous, etc. Les compétences d’une assistante virtuelle polyvalente peuvent vous surprendre !
Les missions techniques en informatique : programmation, dépannage software…Les intervenants à distance ont des compétences dignes des ingénieurs IT en interne.

Quels sont les impacts de la digitalisation et du télétravail ?

Points forts

Réduction des frais généraux : immobilier, consommables de bureau…
Internet au service du télétravail : les collaborateurs plus disponibles et assidus en comparaison avec les travailleurs traditionnels.
Stockage dématérialisé : moins d’impressions, meilleure organisation, espace dégagé sur les lieux de travail
Travailleurs plus épanouis : un équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle peut être maintenu en créant un espace dédié à la productivité ; et la digitalisation, autant que le télétravail, offre une flexibilité confortable.
Quant à la productivité et les chiffres sur les ventes, cette méthode de travail offre de plus grandes opportunités d’atteindre un maximum de prospect en un temps record. Internet étant la clé d’une communication réussie, les ventes peuvent être conclues en un rien de temps.

Points faibles

Suivi du travail moins facile à cause de la distance, mais possibilité d’organisation en équipe et individuelle grâce aux outils de plus en plus vulgarisés (déjà mentionnés ci-dessus).
Gestion des crises devenue difficile.

Quant aux impacts de la digitalisation et du télétravail sur l’environnement et l’écologie, il faut savoir que c’est un système à double tranchant. Voici pourquoi :

Points positifs

Il y a moins de déplacement professionnel sur la planète. Cela implique une émission de pollutions liées aux déplacements réduite. La quantité de gaz à effet de serre relâché dans l’atmosphère est minime et cela améliore la qualité de l’air.
Moins d’impressions signifient moins de consommation de papier. Si en France, on compte près de 900.000 tonnes de déchets papier chaque année jetés par les entreprises, travailler en mode digital permet d’aplatir ce chiffre, pourquoi pas jusqu’à zéro !

Points de vigilance

Faites attention à ne pas abuser de la digitalisation. Il faut noter que la conception et l’utilisation du cloud coûtent en ressources énergétiques. La consommation énergétique des données numériques est proportionnelle à l’espace occupé. Aussi, autant que possible, nettoyez régulièrement votre espace de stockage de données, quel qu’il soit. De ce fait, si vous voulez bien faire, digitalisez, mais digitalisez de manière responsable.
Concernant la production de matériels informatiques, l’exploitation des matières premières utiles à la fabrication de ces derniers est souvent difficile et provoque parfois des effets irréparables dans la nature. Nous vous encourageons à recycler tout ce que vous pouvez. Dans certains cas, les fabricants proposent même de vous racheter vos produits usés pour en recycler les pièces. Soyez à l’affût de ce type d’opportunités pour minimiser l’empreinte carbone de votre entreprise.

Comment tirer le maximum d’avantages de la digitalisation et du télétravail ? b

Si vous voulez que la digitalisation et le télétravail deviennent des leviers d’évolution pour votre entreprise tout en restant en harmonie avec l’environnement, il faut les adopter avec tact.

Dans l’Histoire, toute évolution s’est entreprise avec finesse et cela a permis à chaque être vivant de trouver ses repères et s’épanouir de manière durable. Si vous voulez que la digitalisation et le télétravail deviennent des leviers d’évolution pour votre entreprise tout en restant en harmonie avec l’environnement, il faut les adopter avec tact. Voici quelques conseils.

D’abord, trouvez le juste milieu en matière de digitalisation. Comme vous le savez, la consommation en énergie est le principal point faible de la digitalisation. Pour rester sur le cap du positif pour l’environnement, triez les éléments à digitaliser. Par exemple, gardez les documents en exemplaires uniques : pas de doublons, pas de numérisation des pièces dont vous allez devoir garder les versions papier…
Ensuite, il est vital de savoir bien gérer une collaboration à distance. Nous vous proposons de lire cet article pour (re)découvrir des astuces faciles à appliquer sur ce sujet.
Investir dans des outils sécurisés : un impératif. La digitalisation gagne du terrain, la sécurisation de votre espace de travail et de vos échanges avec vos collaborateurs devient une priorité. Profitez des packs collaboration sécurisés comme Outlook ou Dell Unified Workspace, les boîtes e-mails comme Tutanota, Thunderbird, etc.

Pour finir, pourquoi ne pas soutenir les gestes écologiques déjà en marche, au service des internautes et des entreprises digitales ? Allier efficacité digitale et écologie, c’est aussi utiliser les outils engagés dans la protection de l’environnement à l’instar d’Ecosia, un moteur de recherches qui s’engage à planter un arbre à chaque recherche. Vous et vos assistants virtuels pourriez participer à rendre la planète plus verte tout en gardant un bon niveau de productivité.