Vous avez besoin d’aide pour développer votre activité et vous voulez optimiser votre temps avant toute chose ? Il vous faut une secrétaire en ligne qui puisse vous remplacer sur certaines missions et vous seconder dans l’exécution de certaines manœuvres stratégiques pour votre entreprise. Alors que les offres sont pléthores sur le net, sur différentes plateformes et sous différents aspects, vous avez certainement besoin d’une mise à jour sur les tarifs appliqués aujourd’hui par ces professionnels à distance.
Cet article vous aidera à comprendre les différentes gammes de prix, les facteurs qui influencent les coûts, et vous donnera des conseils pratiques pour choisir une assistante en ligne efficace et abordable.
Qu'est-ce qu'une secrétaire en ligne ?
Une secrétaire en ligne est une professionnelle qui propose des prestations de secrétariat à distance. Contrairement à une secrétaire traditionnelle en présentiel, elle travaille depuis chez elle ou depuis un bureau indépendant, et gère vos tâches administratives via des outils numériques.
La secrétaire à distance est également connue sous l'appellation de secrétaire virtuelle, secrétaire freelance, secrétaire indépendante à distance ou encore secrétaire externalisée. Si tous ces noms désignent souvent une seule et même personne, des nuances sont à observer pour différencier chaque type de “secrétaire à distance”. Par ailleurs, le point commun, qui est le plus important, c’est les types de missions qu’elle peut exécuter pour vous rendre service. Évidemment, les tâches administratives courantes que l’on confierait à une secrétaire traditionnelle en interne relèvent de son ressort. Ce qu’il faut garder en tête, c’est le caractère distanciel de son métier, qui lui permet de s’occuper de toutes les missions administratives et organisationnelles (voire parfois logistiques) à distance.
Les services de secrétariat en ligne demeurent donc une solution flexible et proactive pour les entreprises et les entrepreneurs qui souhaitent externaliser tout ou partie de leurs tâches liées à l’administration…
Quelles différences entre une secrétaire à distance et une secrétaire traditionnelle ?
Quel est l’intérêt d’avoir une secrétaire en ligne ?
Outre le fait, qu’à la base, recruter une secrétaire signifie faire de la place dans votre emploi du temps, voici comment faire appel à une secrétaire en ligne présente des avantages considérables pour votre entreprise :
- Les prestations d’une secrétaire à domicile est adaptable à vos besoins : quelques heures par semaine, par mois, ou sur des missions ponctuelles. Cela permet un gain de temps significatif et une grande souplesse d'organisation.
- Sous bien des aspects, employer une secrétaire administrative à distance coûte moins cher que d'embaucher une secrétaire à temps plein. Que ce soit pour les charges d’employeur, les coûts immobiliers ou encore en matière de consommables.
- Vous avez accès à des compétences variées en optant pour la collaboration à distance, car vous pouvez trouver des assistantes en ligne spécialisées dans différents domaines ; trouver une assistante qualifiée pour la niche dans laquelle votre entreprise travaille est plus facile.
- La collaboration est plus simple du fait de l’accessibilité de chacun en quelques clics. Les outils numériques permettent une communication fluide et efficace avec votre secrétaire à distance, quel que soit l'endroit où elle se trouve.
- Que vous soyez une PME, une start-up, un entrepreneur indépendant ou un professionnel libéral, les prestations d’une secrétaire à distance peuvent s'adapter à votre structure et à votre budget.
Pourquoi vous devez engager une secrétaire en ligne ?
Combien coûtent les services d'une secrétaire en ligne ?
Comme les offres sont diversifiées, les tarifs d'une secrétaire en ligne peuvent tout autant varier considérablement selon plusieurs critères.
- Les tarifs horaires moyens se situent entre 15 euros et 45 euros de l'heure.
- En mode forfaitaire, une secrétaire indépendante à distance propose souvent des forfaits mensuels à partir de 150 euros.
- Pour certains services de secrétariat en ligne facturés à la tâche, vous pouvez vous attendre à des prestations allant de 10 euros à 100 euros (ou plus, selon la complexité et la durée de la tâche et selon la rareté de la niche).
- Les secrétaires offshore situées dans un pays ou le coût de la vie est plus bas permettent d’obtenir des tarifs à partir de 8 euros à 15 euros de l'heure, tout en maintenant une bonne qualité de service.
Quels sont les facteurs qui influencent le prix d’une secrétaire en ligne ?
Si l’on tend souvent à généraliser les tâches que les secrétaires en ligne peuvent réaliser, il faut savoir que plusieurs éléments expliquent les différences de prix d’une assistante administrative à l’autre.
- Niveau d'expérience et de spécialisation : Une assistante en ligne débutante perçoit naturellement moins chère qu'une secrétaire spécialisée ou nichée (juridique, médicale, comptable…)
- Complexité des missions : Les tâches simples (classement, prise de rendez-vous) sont facturées moins cher que des missions complexes comme la gestion comptable ou la rédaction juridique.
- Volume de travail et régularité : Les tarifs peuvent être décroissants si vous confiez un volume important de travail ou si vous vous engagez sur une collaboration mensuelle ou annuelle.
- Langue de travail : Les prestations en français peuvent coûter plus cher que les prestations en anglais ou en bilingue selon la localisation de la secrétaire. Et vice-versa.
- Zone géographique : il est évident qu’une secrétaire à distance basée en France sera plus chère qu'une secrétaire offshore, même à compétences équivalentes.
4 conseils pour bien choisir une secrétaire en ligne à bas prix
Lorsque vous avez listé précisément les tâches que vous souhaitez déléguer, la charge de travail hebdomadaire ou mensuelle, et les compétences requises. Il faut faire preuve d’ingéniosité pour recruter et voici quelques astuces pour vous aider à accélérer le processus de recrutement.
1. Comparer plusieurs offres
Consultez plusieurs secrétaires indépendantes à distance et comparez leurs tarifs, leurs références et leurs domaines de compétence.
2. Privilégier les forfaits mensuels
Si vous avez besoin de prestations régulières, optez pour un forfait de secrétariat en ligne, c’est souvent plus avantageux que la facturation horaire.
3. Considérer les profils offshore
Collaborer avec une secrétaire à domicile basée dans un pays à faible coût peut vous faire réaliser des économies importantes. Le niveau de compétence est pourtant pareil.
5. Tester avant de s'engager
Comme pour tout engagement, il est plus intéressant de tester avant d’approuver la collaboration. Il est possible de créer un projet sur lequel évaluer son travail et sa capacité. Demandez à réaliser une mission test pour vérifier la qualité du travail et la réactivité du secrétaire avant de signer un contrat plus long.
Comment trouver une secrétaire en ligne à bas coût ?
Vous pouvez trouver une secrétaire en ligne via les plateformes de freelances, les groupes professionnels sur les réseaux sociaux, ou les recommandations de votre entourage professionnel.
Sur VotreAssistanteVirtuel.com, nous vous aidons à recruter une secrétaire virtuelle fiable, compétente et adaptée à votre budget. Notre vivier de secrétaires à distance permet de vous proposer des profils vérifiés, avec des tarifs négociés et une flexibilité optimale.
