Déléguer les tâches à un assistant virtuel – Quel intérêt pour un entrepreneur ?

Déléguer n’est pas quelque chose de simple. C’est quelque chose qui s’apprend, et parfois, il arrive qu’on ait du mal à déléguer des tâches à nos collègues ou à nos subordonnés ou employés. Cela est encore pire quand nous devons déléguer les tâches à une personne que l’on ne connaît pas, que l’on ne voit pas au quotidien, que l’on ne voit qu’à travers l’écran. La principale raison à cette difficulté est la peur de perdre le contrôle, la peur de devoir tout refaire, la peur de voir que les personnes auxquelles nous avons délégué les tâches ne sont pas assez compétentes… Pourtant, dans le monde professionnel actuel, un assistant virtuel est devenu une véritable nécessité. Pourquoi et comment déléguer des tâches à une assistante virtuelle ? Lisez cet article pour le savoir.

Pourquoi déléguer ?

Avant de parler de la délégation des tâches à un assistant virtuel, il serait quand même bien de rappeler le concept de la délégation tout court. Déléguer, c’est faire faire certaines tâches que l’on est supposé réaliser à nos collègues/subordonnés/employés, pour qu’on puisse s’adonner à d’autres tâches prioritaires.

Il faut retenir que déléguer ne consiste pas à
  • se débarrasser d’une tâche ingrate parce qu’on n’a ni le temps ni l’envie de s’y consacrer,
  • transmettre des ordres pour exécuter une tâche sans donner en contrepartie les responsabilités qui vont avec,
  • perdre son pouvoir, mais à la partager pour la croissance de l’entreprise.

Déléguer, c’est se concentrer sur l’essentiel et sur ce que l’on sait le mieux faire.

En ce sens, l’intérêt de déléguer une tâche pour tout manager digne de ce nom réside dans le gain de temps, permettant ainsi à ce dernier de se consacrer aux tâches relevant de son coeur de métier.

Déléguer nous « force » à investir du temps sur la vision stratégique de notre entreprise : les résultats, objectifs et grandes lignes de développement de votre entreprise. En déléguant les tâches chronophages, nous avons plus de temps pour prendre du recul, décider et concentrer ses forces sur les missions qui génèrent directement du profit.

Un autre intérêt est également d'impliquer ses collaborateurs par un geste de confiance. La délégation est un acte de management.

Comment déléguer ?

On ne devient pas un pro du management du jour au lendemain.

Pour déléguer, il faut :
  • premièrement, avoir confiance en la personne à qui l'on confit ses tâches
  • adapter ses demandes en fonction du collaborateur retenu,
  • savoir définir clairement la mission que l'on souhaite que la personne accomplisse, ainsi que les outils disponibles à cet effet, etc.
  • savoir définir clairement la responsabilité que l’on donne à notre collaborateur.

Il faut retenir que déléguer, ce n’est pas seulement confier une mission à un collaborateur. C’est aussi confier une responsabilité.

Il faut aussi noter que pour déléguer des tâches, il ne faut pas attendre. Un manager doit savoir anticiper et préparer la passation en se posant les bonnes questions (qui fait le travail, pourquoi, comment, dans quel but...), prendre le temps d'expliquer, suivre le travail, etc.

Déléguer des tâches à un assistant virtuel

Nous avons vu pourquoi et comment déléguer, en général. Maintenant, parlons de déléguer des tâches à un assistant virtuel. Evidemment, celui-ci est un peu différent, dans la mesure où notre collaborateur est donc virtuellement et non physiquement présent. Face à cela, les tâches à déléguer et la façon de déléguer sont un peu plus spécifiques. Toutefois, nous restons toujours dans le domaine du management, qui consiste à faire réaliser des tâches dont on a la responsabilité à un collaborateur, qui est donc ici l’assistant virtuel.

Les tâches à déléguer à un assistant virtuel sont principalement celles qui prennent du temps, et qui peuvent être effectuées ou livrées en ligne. Chez VotreAssistantVirtuel, il s’agit notamment des tâches administratives (mise à jour de portefeuille clients, rédaction de factures et de contrats…), de tâches en relation avec la communication, le digital, la rédaction, le webmastering, etc…

C’est à l’entrepreneur ou au manager de déterminer la mission à donner à l’assistante virtuelle, les résultats à atteindre, le délai d’accomplissement, les outils à utiliser. L’assistant virtuel est libre de s’organiser et de procéder comme il le souhaite pour réaliser les tâches et atteindre les objectifs donnés.

La question qui se pose souvent à VotreAssistantVirtuel est : comment savoir si cet assistant ou cette assistante est la personne la mieux placée pour exécuter ce projet ?

Il faut d’abord discuter avec les responsables au sein de VotreAssistantVirtuel de vos besoins. Les assistants virtuels étant spécialisés dans différents domaines et disponibles à des horaires variées, le responsable vous donnera quel(le) assistant(e) pourra vous convenir..
Pour en savoir plus sur les procédures de collaboration avec un(e) assistant(e) virtuel(le) à VotreAssistantVirtuel, vous pouvez lire cet article : Recruter un assistant virtuel dans les pays francophones

Quand vous aurez défini les projets susceptibles d’être délégués à un assistant virtuel, il ne vous restera plus qu’à suivre, décider et manager selon les deadlines définies en amont, et des outils de gestion de travail en ligne tels que Google Agenda, Google Drive, Trello, etc.

Découvrez l’assistante virtuelle la mieux placée à qui déléguer vos missions! Contactez-nous sur www.votreassistantvirtuel.com ou contactez Franck Janet, Directeur de VAV.

Ci-joint ses coordonnées :
www.VotreAssistantVirtuel.com
Skype: franckjanet
Paris: +33 9 70 46 70 59
franck@votreassistantvirtuel.com