Les outils pour bien télétravailler et collaborer

Le télétravail a pris une envergure telle que la plupart des domaines d’activités sont amenés à l’adopter. En effet, les employés d’une société, les chefs d’entreprise et les freelances œuvrent aujourd’hui fréquemment à distance.

Si vous faites partie des personnes souhaitant bien télétravailler réduire les risques du télétravail de manière efficace, voici une sélection d’outils pour le télétravail permettant de communiquer facilement, de mieux vous organiser et de suivre plus facilement le déroulement de vos projets. Cela va vous aider à mesurer votre productivité et à mettre au point vos stratégies de collaboration.

Quand certains outils sont payants, d’autres sont disponibles gratuitement. L’essentiel étant de pouvoir jouir des fonctionnalités de l’outil de manière pratique et pérenne.

Outils de communication

quelles sont outils à utiliser pour réussir son télétravail ?

Le moteur de base d’une collaboration à distance est une communication réussie. A cette fin, vous avez les trois canaux : oral, écrit et visuel à exploiter pour bien travailler en équipe à distance.

Outils de communication vidéo

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Si la situation vous le permet, le mieux est évidemment de communiquer avec votre assistante virtuelle de la manière la plus complète, en visioconférence. Pour cela, vous pouvez avoir recours à Skype, à Zoom, ou encore à Microsoft Teams. Tous les trois disposent d’un espace de travail pour la communication en temps réel et les réunions. Ils permettent de partager les écrans et les fichiers et d’ouvrir des espaces de chat privés pendant les appels vidéo.

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En comparaison avec Microsoft Teams appartient à la Suite Office 365, il est donc un outil payant. Quant à Zoom il existe en version gratuite, néanmoins, lorsqu’il s’agit de passer des appels de groupe entre plus de 3 personnes, il faut passer à la version payante. Dans ce comparatif, Skype est tout de même un outil gratuit bien complet, car ni le nombre de participants ni la durée des appels ne sont limités.

Outils de communication écrite et audio

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Si vous êtes amené à être souvent en déplacement, les outils comme Viber, WhatsApp, ou Telegram, sont faits pour vous. Il s’agit d’applications gratuites permettant de vous identifier avec votre numéro de téléphone et de rester joignable en appel audio, vidéo et par messagerie partout où vous avez accès à internet. Ces outils doivent leur succès à la mobilité, puisqu’ils sont utilisés essentiellement à partir d’un smartphone.

Dans la même famille, il existe les outils de discussions instantanées comme WeChat, ou Line, qui permettent de mieux atteindre les collaborateurs en Asie. À noter que ces outils sont gratuits. Et si le centre de votre intérêt est la gestion à distance du standard de votre bureau, vous pouvez vous tourner vers RingOver, une application accessible à partir de 24 euros mensuels et couvrant environ 100 pays.

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Lorsqu’il s’agit de communiquer avec les assistants virtuels, il ne faut surtout pas négliger le recours aux e-mails et au bon vieux téléphone, avec lequel vous pouvez passer/recevoir des appels et échanger des SMS. De plus, sachez qu’il est possible de créer une ligne téléphonique avec un numéro français ou belge sur IP que vous pouvez utiliser où que vous soyez dans le monde.

Outils de gestion de projets

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Le fait de bien télétravailler implique d’être capable de gérer efficacement les projets avec les assistants en ligne. L’un des outils télétravail indispensables est l’outil de gestion de projet. Voici trois outils tout à fait pratiques pour vous aider à collaborer efficacement à distance, répartir les tâches et organiser le suivi.

L’outil le plus connu est sans doute Trello, qui est une application en ligne inspirée de la méthode agile et du kanban. Il se présente en colonnes pour glisser des cartes, où vous pouvez insérer des listes de tâches, un rétroplanning et des check-lists. Il s‘agit d’un outil collaboratif d'édition et d'intervention dans la gestion des cartes en temps réel.

L’un des outils les plus utilisés est Asana. Il s’agit d’un outil de communication et de gestion de tâches proposant l’accès à 15 utilisateurs simultanés dans sa version gratuite. Comparé à Trello, cet outil est plus fourni en visuels, car les projets créés peuvent être représentés par une frise chronologique, un calendrier ou un tableau. Dans la version gratuite, Trello ne propose que les colonnes à cartes.

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Pour un outil de gestion de projet, Slack en est un bien complet, car il facilite la délégation de tâches. Il permet de partager des documents et éditer des listes de tâches communes, le tout dans un espace de travail en équipe avec des canaux de discussion classables. Permettant, en plus, de passer des appels en groupe, la version payante à partir de 6,67 euros/mois est l’atout de Slack, la version gratuite étant bien trop limitée.

Outils de partage d’écran

quelles sont les outils de partage d’écran ?

Il est important de pouvoir partager son écran lors d’une réunion de travail. D’ailleurs, les meilleurs outils télétravail connus permettent d’utiliser cette fonctionnalité pour illustrer les présentations. Précisons que Skype, Zoom, tout comme Microsoft Teams mettent à disposition de leurs utilisateurs une option partage d’écran.

Néanmoins, il peut être commode de jumeler le partage d’écran à une prise de contrôle du poste à distance. TeamViewer est l’un des outils de partage d’écran les plus populaires. Le plus pour cet outil est la fonctionnalité de planification de réunion via l’application même. Il existe en version gratuite et payante et est accessible à partir de tous les supports : ordinateurs, smartphones…

AnyDesk est également un outil de partage d’écran et de prise de contrôle qui s’avère fort pratique. Disponible dans une version gratuite, AnyDesk est une application multiplateforme proposant également des options payantes. En outre, il permet d’enregistrer la session en tenant compte des réglages audio.

Enregistrer une vidéo de présentation en ayant recours au partage d’écran peut aussi s’avérer pratique quand votre équipe et vous n’êtes pas disponibles au même moment. L’outil TechSmith Capture (anciennement appelé Jing) va vous être utile. Cet outil gratuit permet d’enregistrer une courte vidéo par capture d’écran et webcam et de la partager via un lien.

Outils de partage de fichiers

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Pour des échanges de fichiers volumineux de manière régulière, Wetransfer est un outil intéressant, permettant d’envoyer des fichiers d’une taille jusqu’à 2Go en version gratuite. De plus, les correspondants peuvent suivre les documents partagés grâce aux notifications d’envoi au destinataire, aux notifications de réception pour l’envoyeur et un rappel de téléchargement en cas de dépassement de délai depuis l’envoi du fichier.

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Quip est une plateforme payante de partage de document idéale pour bien télétravailler. Il permet de poster les documents sur l’application web pour que tous les collaborateurs y aient accès en temps réel. Des chats de mise à jour sont à disposition des utilisateurs et toute l’équipe peut avoir accès aux sondages, images et consulter l’avancement de projet à tout instant.

Lorsque l’on parle de partage de fichiers, comment oublier la suite Google ? Les données transmises sont accessibles gratuitement sous différents formats : texte, tableau, présentation, etc. dès leur envoi. Tant les fonctionnalités peuvent être complètes, l’accès aux partages et réunions via G Suite est réservé aux détenteurs de compte Google.

Outils de stockage

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Il existe plusieurs outils de stockage pour bien télétravailler et garantir le rangement des données importantes dans un espace sécurisé. Les outils proposés ici sont les outils de stockage cloud les plus utilisés, tant à titre professionnel que personnel.

Google Drive est l’outil de stockage par excellence pour les utilisateurs de Google et fait partie de G Suite. Il permet un classement facile des documents chargés dans le cloud et offre des options de partage de fichiers assez simples à configurer. De plus, imbattable dans ce domaine, la version gratuite de Google Drive dispose d’un espace gratuit de stockage de 15 Go.

En ce qui concerne Microsoft OneDrive, il s’agit d’un outil faisant partie de la suite Microsoft Office 365. Dans sa version gratuite, l’espace de stockage disponible est de 5 Go. Cette capacité est accrue jusqu’à 1 To dans la version payante, pour 7 euros. C’est un outil performant avec une navigation simplifiée et les options de partage des fichiers sont également faciles à configurer.

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Dropbox est un outil de stockage cloud offrant gratuitement une mémoire de 2 Go. Il s’agit d’un outil multiplateforme et cela lui permet de synchroniser des fichiers enregistrés sur tous les types de supports. Considéré par les utilisateurs d’iOS comme plus intuitif, Dropbox est l’un des plus novateurs dans son domaine à cause de sa régularité à créer de nouvelles fonctionnalités.

Logiciels de suivi du travail des collaborateurs

quelles sont les logiciels de suivi du travail des collaborateurs ?

Si vous êtes convaincu que le travail des collaborateurs à distance a besoin d’être mesuré par des outils de suivi, vous allez être servi. En réalité, les outils de suivi de travail offrent généralement des options allant jusqu’à la facturation.

Timely, outil accessible à partir de 5 dollars par mois, aide à chronométrer les missions et à les visualiser dans un calendrier. Il est collaboratif, car il est possible d’inviter les membres de votre équipe pour consulter la charge de travail de chacun et mieux répartir les tâches. De plus, le logiciel se connecte à de nombreuses applications pour calculer le temps passé sur chacune d’entre elles.

En outre, Harvest est un outil de suivi de télétravail disponible sur PC, Mac, iOS et Android, cet outil vous aide à traquer chaque tâche et vous génère des rapports quotidiens concernant la productivité de vos collaborateurs en ligne. Vous disposez aussi d’une extension Chrome permettant de chronométrer les temps passés à naviguer. La version complète de cet outil est payante à hauteur de 12 dollars/personne/mois, offrant un mois d’essai gratuit.

Une fois que vous aurez trouvé les outils de télétravail qu’il vous faut, il ne vous reste plus qu’à engager votre aide à distance. Vous pouvez confier cette mission à VAV, qui saura sélectionner l’assistant virtuel dont votre business a besoin.

N’hésitez pas à prendre contact directement avec Franck Janet sur les coordonnées ci-après :

www.VotreAssistantVirtuel.com
Skype: franckjanet
Paris: +33 9 70 46 70 59
franck@votreassistantvirtuel.com