Ce qu’il faut savoir pour organiser un webinaire

Si quelqu’un vous disait qu’il était possible de diminuer les coûts des réunions et des opérations marketing sur internet, y croiriez-vous ? Organiser un webinaire est l’une des stratégies qui vont vous aider à réussir votre communication digitale.

Un webinaire est un mot traduit de l’anglais « webinar », résultant de la contraction entre « web » et « seminar ». Au sens littéral, un webinaire signifie « séminaire sur internet ». Organiser un webinaire revient alors, de manière basique, à créer une conférence en ligne. En réalité, mêlant informations et interaction, cela va bien au-delà de la conception d’une simple réunion…

En quoi consiste un webinaire ?

qu’est ce qu’un webinaire ? Explications !

Organiser un webinaire, comment ça marche ? Le webinaire est une réunion qui va se passer dans une salle virtuelle privée, à la manière des meetings organisés sur les outils de télétravail couramment utilisés . La différence réside dans le fait que votre audience peut accéder à cette réunion en différé sans qu’elle perde de son interactivité : vous pouvez toujours collecter les réactions des participants et y répondre.

Contrairement aux réunions sur Skype ou Zoom, les webinaires réalisés sur des outils de webinaire permettent d’atteindre une large audience et automatiser l’accès ultérieur aux présentations. De plus, le recueil des informations sur les participants est simplifié : cela constitue une opportunité pour votre entreprise d’étoffer la base de données des prospects pour mieux cibler les campagnes de conversion.

En règle générale, la création d’un webinaire passe par 3 étapes :

  • La création du contenu : l’outil de webinaire met à votre disposition une salle virtuelle pour votre réunion. Vous pouvez y effectuer la conférence live suivant votre planning ; et si votre webinaire est la diffusion d’une vidéo préenregistrée, il suffit d’ouvrir la salle virtuelle pour y déposer la vidéosource.
  • La diffusion de la réunion : vous avez à configurer ce que l’on appelle une salle de diffusion (broadcast room) pour pouvoir accueillir les participants.
  • Les pages : c’est également à ce moment que vous créez la page de réservation, votre page d’atterrissage et la page de relance ; afin de faciliter l’accès vers la salle virtuelle à partir d’un lien.

Les outils de création de webinaires les plus populaires sont :

Prendre un outil spécialisé en webinaire offre la possibilité de centraliser la mise place de vos campagnes mailing, la création de pitchs de vente, ainsi que la monétisation des produits numériques que vous aurez créés sur la plateforme. Un outil webinaire est un outil marketing tout-en-un pour garantir la réussite de vos prospections.

Le contenu d’un webinaire

de quoi est constitué un webinaire ? Que doit contenir un webinaire ?

Bien qu’aucune règle ne dicte le type de contenus pour un webinaire, il faut garder en tête sa vocation informative. Il est impératif de créer du contenu expert, inédit et de préférence en relation avec votre niche. Autrement, cette expérience peut se solder par un échec, tant elle ne répond pas aux attentes de l’audience.

Afin de trouver un bon sujet de webinaire, pensez aux thèmes que vous maîtrisez, aux domaines d’expertise de votre entreprise, aux actualités de votre secteur… Cela vous permet de fournir du contenu bien consistant et asseoir votre notoriété auprès de vos futurs prospects. De cette manière, il vous est même possible d’utiliser le webinaire comme outil de formation.

Que cela soit pour une conférence en direct ou dans le cas d’un pré-enregistrement, il est préférable de vous montrer à votre public. Cela permet d’établir un lien avec vos participants et contribue par la même occasion à votre personal branding. Si vous ne souhaitez pas vous montrer, les options partage d’écran et l’outil de chat en ligne sont vos alliés en communication interactive.

Pour organiser un webinaire percutant, la durée doit être comprise entre 30 et 45 minutes ; prenez également soin de bien l’étoffer avec des illustrations visuelles, ainsi que des résumés de vos propos. Cela augmente l’attractivité de votre contenu et la mémorisation des informations. D’ailleurs, votre assistant virtuel expert en montage vidéo peut faire des merveilles à partir de vos notes personnelles.

Organiser un webinaire automatisé

comment organiser un webinaire automatisé

Outre l’aspect commercial, la création des pages de réservation et d’atterrissage permet de contrôler et d’automatiser l’accès au webinaire. Elles donnent à chaque participant l’accès à la salle de réunion que vous aurez configurée. Dans le cas où vous automatisez le webinaire, vous allez pouvoir proposer la plage horaire des réunions à tout participant et planifier leur session.

Au moment de créer le webinaire, vous allez devoir mettre en place un tunnel de diffusion pour permettre le visionnage ultérieur. Cela implique la mise à disposition d’une page d’atterrissage, un outil de relance, un compteur à rebours et une salle de rediffusion. Vous pouvez activer un chatbot dans l’outil webinaire pour assurer l’interactivité en mode automatisé.

Pour l’analyse et le suivi, les activités de chaque participant sont enregistrées au cours du live-conférence, mais également lors des rediffusions. Cela inclut le temps de connexion, les questions et réactions, les réponses aux questions, etc. Cela vous permet de vous évaluer à partir de ces données et ajuster votre stratégie de contenu en fonction du comportement de votre audience.

Pourquoi organiser un webinaire ?

quels sont les avantages d’un webinaire ?

Les avantages de la création d’un webinaire sont multiples. D’emblée, il faut dire que le webinaire est un outil marketing redoutable, dans la mesure où les économies sont maximisées, alors que votre audience peut atteindre un volume considérable. De plus, la qualité de vos contenus permet de transformer facilement vos prospects en clients et cela, via une seule plateforme.

Économie de temps et d’argent : le webinaire exclut la contrainte spatiale. Vous pouvez enregistrer le webinaire dans votre bureau alors que vous avez la possibilité de vous adresser au monde entier. Avec cet outil, il est inutile de vous déplacer pour vous rapprocher de votre audience : aucune perte de temps ou d’argent en voyage.

Élargissement de l’audience : tout comme vous, vos participants ont accès à votre webinaire de là où ils se trouvent. Sans souci de déplacement, les chances sont augmentées pour que vous atteigniez un public aussi vaste que le monde, tant que la personne a un accès à internet.

Simplification de la logistique : les outils qu’il vous faut pour réussir votre réunion sont à votre disposition. Puisque la salle virtuelle est accessible de manière automatisée, vous n’avez plus besoin de personnel d’accueil. De plus, la préparation d’en-cas pour les participants n’a plus lieu d’être.

Suivi amélioré : une fois que vos invitations parviennent aux participants, ils peuvent accéder au webinaire et vous pouvez suivre les connexions en temps réel. De plus, une statistique vous est fournie pour rapporter les activités sur votre webinaire.

Bonne interaction : Le système de chat ou de commentaires à disposition des participants leur permet de vous poser des questions et de répondre aux vôtres instantanément, que cela soit en live ou en rediffusion.

Automatisation : quand vous choisissez d’enregistrer le webinaire, vous n’avez plus besoin d’être présent par la suite, car la rediffusion est possible en profitant des fonctionnalités d’interaction pour animer chaque session future.

Facilité de génération de leads : grâce aux informations collectées auprès des participants au moment de leur inscription au webinaire, vous aurez gagné des leads. Pour mettre en place la collecte d’informations, aurez mis à disposition de l’utilisateur un formulaire complet à remplir avant d’accéder à la salle virtuelle.

Comment organiser un webinaire performant ?

comment organiser un webinaire efficace ?

Il est évident que la performance nécessite de faire un investissement. Si vous souhaitez atteindre de bons résultats, il va falloir déployer les moyens suffisants pour y arriver.

Outil : vous pouvez tout à fait choisir un outil webinaire gratuit, cependant, les outils webinaires payants offrent beaucoup plus de possibilités en matière d’automatisation. En réalité, la plupart des outils gratuits n’offrent aucune option d’automatisation sauf en contrepartie d’un nombre limité de participants.

Information : Afin de comprendre toutes les fonctionnalités de l’outil que vous avez choisi, afin de pouvoir les exploiter au maximum, n’hésitez pas à visionner une vidéo tutoriel avant de commencer et à vous renseigner dans les forums de discussion des utilisateurs. De plus, vous pouvez profiter du support client sur la plateforme de création de webinaires en cas de besoin.

Matériels : quand vous choisissez un outil possédant des fonctionnalités complètes, vous vous garantissez l’absence d’investissements annexes relatifs au déplacement et à la logistique. Votre ordinateur et une bonne caméra sont tout ce qu’il vous faut pour réussir votre webinaire.

Contenu : le webinaire est un terrain propice à la concentration de votre public. Vous devez exploiter cela en menant une présentation attractive et animée. Pour cela, vous devez soigner vos illustrations, mais surtout, bien préparer votre texte. Vous pouvez vous offrir l’aide d’une assistante virtuelle spécialisée en rédaction pour vous assurer de sa qualité.

Gestion du temps : lorsque vous automatisez le webinaire, vous allez recueillir des réactions de la part de votre audience au cours de leurs visionnages. Même si vous disposez d’un chatbot pour interagir avec eux, il est important de répondre de manière personnalisée aux questions des visiteurs. La mise en place d’un planning de diffusion est alors conseillée, afin d’ajuster votre disponibilité à répondre.

Pour réaliser un webinaire, vous pouvez collaborer avec une aide à distance dans la réalisation du montage et la rédaction de votre texte. Pour trouver l’assistant qu’il vous faut, vous pouvez confier vos recherches à VAV. Nous allons prendre soin de vous trouver un expert qui va vous aider à réussir le contenu de tous vos webinaires.

N’hésitez pas à contacter Monsieur Janet, Directeur de VAV, aux coordonnées suivantes :

www.VotreAssistantVirtuel.com
Skype: franckjanet
Paris: +33 9 70 46 70 59
franck@votreassistantvirtuel.com