Tuto : réussir l’envoi de newsletter

Pour une société de taille moyenne tout comme les grandes enseignes, la newsletter est un canal de communication particulièrement efficace pour fidéliser une audience, mais également générer plus de ventes.

Dans un précédent article, nous avons découvert pourquoi il est toujours intéressant d’envoyer une newsletter en webmarketing, ainsi que quelques astuces pour bien démarrer la mise en place d’une campagne de mailing en 2020. Outre les informations générales concernant l'envoi de newsletter, il est important de connaitre les étapes clés pour mener à bien la conception, l'envoi ainsi que l'analyse de performance d'une newsletter.

Étape 1. Mettre en place la liste de contacts

Comment mettre en place la liste de contacts ?

Avant de vous attaquer au vif de la newsletter, il est impératif que vous déterminiez à l’avance la manière dont vous allez collecter des adresses e-mail, afin de constituer une liste de destinataires pour votre campagne. Il ne serait pas sage de créer du contenu sans savoir à qui il est adressé, n’est-ce pas ?

Si vous désirez envoyer une newsletter aux internautes se trouvant dans les pays membres de l’Union européenne, il est important de rendre vos procédures conformes aux dispositions de la RGPD ou Règlement Général sur la Protection de Données qui régit la collecte et le traitement de données personnelles.

Créer l’espace d’inscription sur le site

Choisir le bon outil d’emailing ?

La souscription de chaque visiteur sur votre site compte. Aussi, bien avant de concevoir la newsletter pour concrétiser la campagne d’e-mail marketing, il est conseillé de commencer à collecter des contacts pour constituer votre carnet d’adresse ou liste d’abonnés.

Voici comment vous allez procéder :
  • Trouver un bon outil d’emailing : cette étape est indispensable pour pouvoir automatiser l’envoi de vos e-mails. Parmi les outils de mailing marketing comme Mailchimp, Sendinblue, Sarbacane…, il ne vous sera pas difficile d’arrêter votre choix en prenant le temps de comparer les offres : les tarifs, les offres proposées, les thèmes disponibles, les extensions…
Note : Soumis au RGPD à leur développement, les outils européens comme Sendinblue intègrent une procédure automatique de contrôle du respect du RGPD.
  • Créer son formulaire d’inscription : une fois que vous aurez trouvé l’outil le plus adapté, vous allez définir le contenu du formulaire d’inscription à votre newsletter en choisissant les champs à remplir par l’utilisateur.
Astuce : afin de ne pas dissuader le visiteur à souscrire votre newsletter, veillez à limiter les champs à remplir à deux ou trois : l’adresse e-mail, le prénom et le nom de son entreprise s’il s’agit d’un site de services B2B.
  • Intégrer le formulaire sur le site : lorsque vous êtes prêt, il ne vous reste plus qu’à installer l’extension sur votre site pour que les visiteurs puissent souscrire votre newsletter.

Attirer des abonnés à la newsletter

Comment attirer des abonnés à la newsletter? Maintenant que l’infrastructure d’accueil des futurs prospects est en place, il faut faire en sorte de les convaincre de venir sur votre site web et s’inscrire. Pour cela, voici comment faire :
  • Promouvoir la newsletter sur les réseaux sociaux : tout le réseau de médias sociaux que vous avez mis en place travaille de concert pour faire de votre marque une image respectée sur le web. Il ne faut pas hésiter à promouvoir vos newsletters dans vos publications.

Engager un assistant community manager peut vous être utile pour mener à bien cette tâche, car cette phase peut rapidement vous distraire.
  • Accompagner l'inscription d'un cadeau : appâter les prospects avec des offres gratuites a toujours été une méthode infaillible. Si vous proposez un e-book gratuit, des modèles/guides gratuits, ou encore une réduction sur les achats contre une souscription, vous augmentez vos chances d’acquérir plus de contacts.

Vous avez de la chance, car dans le cas où le cadeau est un e-book ou un livre blanc, vous pouvez compter sur l’aide d’une assistante virtuelle spécialisée en rédaction web pour le réaliser.
  • Mettre en place un système de parrainage : il n’est pas rare qu’un client/prospect satisfait attire d’autres clients en faisant de la publicité autour de lui. Si vous ajoutez à cela une récompense pour amener des personnes de son entourage à souscrire, vous pouvez vous attendre à récolter un grand nombre de contacts.
  • Conclure des partenariats de coregistration avec d'autres sites : cette pratique se fait de plus en plus souvent. Comment ça marche ? Trouvez un autre site (de préférence en relation avec le vôtre) pour faire apparaitre une option de souscription à votre newsletter lorsqu’un visiteur sur ce site effectue une action donnée. Vous avez deux options : acheter cet espace ou faire un échange de bon procédé.

Une assistante en webmarketing peut vous être d’une grande utilité pour réaliser cette négociation à votre place.
  • Acheter une extension d'annonce sur Google AdWords :cette action fait apparaitre un formulaire de souscription à votre newsletter directement dans les résultats de recherches sur Google. La facilité que cela procure va inciter l’internaute à s’inscrire à la newsletter, d’autant plus que cela lui permet d’économiser du temps. Pour cela, il faut prévoir des coûts supplémentaires, car cette option est payante.

Étape 2. Concevoir la newsletter

Comment concevoir une newsletter ? Bien plus qu’un simple e-mail à envoyer, une newsletter est un support éditorial à part entière. Il est ainsi indispensable de considérer ses impacts au même titre qu’un blog.
  • Déterminer la cible et ses attentes : vous pouvez vous baser sur les profils d’abonnés que vous avez définis pour votre site ou vos produits pour déterminer la cible et analyser le comportement et les intérêts de vos destinataires.
  • Définir les objectifs : une newsletter peut servir à augmenter les ventes, générer des visites sur le site, fidéliser le lectorat ou encore optimiser la relation avec les abonnés.
  • Choisir les types de contenus : après l’examen de votre public et de ses attentes, et en les combinant avec les points que vous visez, il est temps de définir quels types de cntenus vous allez envoyer à vos lecteurs. Vous pouvez envoyer des promotions, des contenus inédits ou encore des relais d’articles de votre blog…
  • Arrêter la fréquence d'envoi : toujours en vous basant sur les critères précédents, vous pouvez enchainer avec une estimation de la fréquence à laquelle vous envisagez d’envoyer une newsletter. Attention, ceci n’est qu’une visualisation, cette fréquence peut faire l’objet d’une modification en fonction des ressources à disposition de l’entreprise.

Étape 3. Créer une campagne de newsletter

Une fois que la conceptualisation de l’idée d’envoyer une newsletter est achevée, il est maintenant temps de vous pencher sur le vif du projet, la mise en place de la campagne de newsletter.

Créer le contenu

Comment créer le contenu d’une newsletter ? Cette partie est probablement la plus importante de toutes, puisque le contenu est celui qui va déterminer si le lecteur va agir selon vos attentes. De ce fait, sa conception doit être particulièrement soignée :
  • Écrire le texte : votre newsletter doit attirer le regard parmi toutes les autres qui atterrissent dans une boîte mail. Il est important que ces points soient pris en compte
  • Objet : court et engageant, sans mots spam comme offre, gratuit, promotion…
  • Personnalisation : ajouter le prénom du lecteur et signer la newsletter
  • Rédaction : claire et concise, intégrant des liens menant vers le site, ainsi que des calls-to-action.
  • Design : les types de polices utilisés ne doivent pas dépasser deux, outre les calls-to-action, qui doivent être mis en exergue
  • Relecture : l’une des valeurs ajoutées de votre newsletter est la correction. Ne négligez pas cette phase.
  • visualisation, cette fréquence peut faire l’objet d’une modification en fonction des ressources à disposition de l’entreprise.

Pour la création du contenu éditorial, il est important de faire appel à l’expertise d’un assistant expert de rédaction web, en copywriting ou en SEO pour réaliser un contenu authentique et professionnel.

  • Intégrer le design : afin d’étoffer votre contenu, n’hésitez pas à intégrer des illustrations, des photos, des graphiques, des gifs… à votre newsletter. Veillez cependant à ne pas encombrer le champ de lecture, puisque cela diminuerait la qualité de l’interface utilisateur. Faites attention à créer un ensemble lisible aussi bien sur un ordinateur que sur mobile.
  • Créer des boutons call-to-action : ceci est extrêmement important, dans la mesure où l’incitation à l’action fait partie des buts principaux de la newsletter. Mettez ces boutons dans une couleur bien vive ou d’une couleur qui tranche de la palette choisie.

Choisir un modèle

Comment choisir un modèle newsletter ? Dans l’espace de création de newsletter dans l’outil de mailing que vous avez choisi, vous devrez configurer le fond et le modèle de votre e-mail. Pour cela, vous avez deux options :
  • Importer un modèle personnalisé : si vous avez des connaissances en HTML et CSS, ou si vous avez fait appel à un designer graphique pour créer votre modèle de newsletter, vous pouvez simplement l’importer dans votre espace de création dans l’outil.
  • Personnaliser un modèle prédéfini dans l’outil : l’un des avantages des outils d’e-mail marketing est la bibliothèque de modèles prédéfinis. Même si quelques fois, il est possible que ces modèles ne correspondent pas à vos goûts, vous pouvez découvrir des modèles sobres et professionnels tout en offrant la possibilité d’intégrer votre charte graphique : les codes couleur et le logo.

Sélectionner les destinataires

Comment sélectionner les destinataires de sa newsletter ?

Si vous possédez déjà une liste de contacts, vous pouvez procéder à l’importation de ces contacts pour constituer la liste de destinataires de votre newsletter. Chaque outil a son mode de fonctionnement, mais généralement, tous les outils d’e-mailing possèdent un espace de mise en place et de mise à jour de votre base de données de contacts.

Afin d’optimiser la personnalisation de votre newsletter, vous pouvez sectionner votre liste de contacts pour que le message ne soit pas trop global. En effet, les réalités tout comme les besoins diffèrent d’un groupe de personnes à un autre, il est important de considérer cet écart pour augmenter les engagements.

 

Mettre en place la fréquence d’envoi

Quelle est la fréquence d’envoi d’une newsletter ?

Le point déterminant pour connaitre la fréquence définitive d’envoi de newsletter est la capacité de l’entreprise à fournir du contenu. En effet, à la conceptualisation de l’idée, l’on a tendance à être plutôt optimiste. Afin d’avoir une vision plus réaliste de cette fréquence d’envoi, procédez comme suit :

Recenser les ressources matérielles, humaines… : la mise en œuvre peut être amorcée lorsque les ressources sont connues, accessibles et opérationnelles.

Réaliser d’abord votre première newsletter : c’est en procédant ainsi que vous allez pouvoir mesurer la dureté et la durée des tâches à accomplir pour une newsletter. En fonction de cette première newsletter, vous allez pouvoir ajuster la fréquence d’envoi à vos moyens.

Pour une TPE-PME, la fréquence raisonnable d’envoi de newsletter est mensuelle, bimensuelle, voire trimestrielle.

Astuces

Vous voilà fin prêt pour envoyer votre newsletter ! N’hésitez surtout pas à procéder à des dernières vérifications avant d’appuyer sur le bouton d’envoi :
  • Les tailles et les couleurs de police des textes
  • La relecture et la correction du contenu
  • La répartition des illustrations
  • La lecture responsive

Il est important de garder l’interactivité avec votre audience. De ce fait, utilisez une adresse e-mail sur lequel il est possible de répondre au mail et joindre votre équipe. Cela permet au lecteur de :
  • Fournir un feedback
  • Se renseigner davantage sur vous
  • Permettre à l’entreprise d’optimiser son CRM

Étape 4. Suivre et améliorer les performances de la campagne

Newsletter : comment bien suivre et améliorer les performances de la campagne? L’un des avantages des outils de campagne mailing est le fait qu’ils fournissent dans le package les indicateurs de performance de la campagne, ainsi qu’une analyse des données recueillies. Voici les indicateurs ou KPI à surveiller :
  • Taux de rebond : il permet de savoir si vos e-mails ont bien été reçus par vos contacts. Un rebond signifie que le mail n’est jamais parvenu au destinataire. Cela est souvent dû à une saisie mal orthographiée de l’adresse e-mail. Un faible taux de rebond est positif.
  • Taux d'ouverture : il fournit le nombre d’e-mails ouverts par les destinataires. Si l’objet de l’e-mail a été assez percutant, cet indicateur doit être élevé.
  • Taux de clic : Il vous donne une idée du pourcentage de contacts qui ont ouvert votre email, l’ont lu, et ont été suffisamment intéressés pour cliquer sur le lien inclus à l’intérieur. Il dépend donc de votre délivrabilité, de votre taux d’ouverture et de votre taux de réactivité. Par conséquent, il vaut mieux qu’il soit élevé.
  • Taux de réactivité : il se base, lui aussi, sur le nombre de clics, mais cette fois par rapport au nombre d’ouvertures de votre e-mail. Il reflète l’efficacité du call-to-action.
  • Taux de conversion : l’on parle de conversion à partir du moment ou un client effectue une action spécifique voulue : achat, la visite d’une page web, demande de devis… Le taux de conversion sert à mesurer l’impact concret de votre campagne d’e-mailing. Il détermine le pourcentage de clients qui sont allés au bout de la démarche proposée.
  • Taux de désinscription : il fournit de précieux renseignements sur la manière dont vos clients perçoivent vos campagnes. Au début, il faut s’attendre à un taux élevé de désinscription ; cela devrait baisser au fil du temps, car la liste de contacts s’oriente petit à petit vers le public intéressé.
  • Taux de signalement spam : ce KPI comptabilise les contacts qui se sont plaints de votre e-mail à leur fournisseur de messagerie. Ce taux a un gros impact sur la délivrabilité : plus vous êtes signalés comme spam, plus vous risquez de passer dans les spams, et plus votre taux d’ouverture risque de baisser.

Des conversions sur le long terme : Étant donné que le contenu d’une newsletter dure plus longtemps qu’un tweet ou un post sur Facebook, l’envoi d’une newsletter permet de conserver un potentiel de conversion plus longtemps et avec une portée plus large.

Maintenant que vous savez par quelles étapes vous devez passer pour réussir l’envoi de newsletter, il ne vous reste plus qu’à trouver la bonne personne pour vous aider à les réaliser. Faites confiance à VAV pour vous présenter l’assistant virtuel dont vous avez besoin.

N’hésitez pas à entrer en contact avec Franck Janet, Directeur de VAV, pour discuter du profil que vous recherchez, par les coordonnées ci-après :

www.VotreAssistantVirtuel.com
Skype: franckjanet
Paris: +33 9 70 46 70 59
franck@votreassistantvirtuel.com