Comment lancer le processus de transformation numérique dans votre entreprise ?

Comment lancer le processus de transformation numérique dans une entreprise

Normalement, le processus de transformation numérique d'une entreprise commence toujours par la résolution des besoins les plus immédiats. Bien qu'il existe actuellement des solutions technologiques pour presque tous les besoins des entreprises, certaines d'entre elles sont plus pertinentes que d’autres. Leur importance résulte de leur capacité à améliorer le fonctionnement opérationnel d’une entreprise ou à améliorer la qualité du service-client.

Dans cet article, nous voulons vous donner quelques conseils et outils qui vous aideront à démarrer avec succès la transformation numérique de votre entreprise.

Utilisez un logiciel de gestion pour planifier votre projet

Une transformation numérique comprend de nombreux aspects devant être pris en compte avant la mise en œuvre de toute stratégie. Même si tous les processus peuvent être optimisés, rien ne doit être négligé. En effet, une bonne planification va permettre à votre processus de numérisation de bien se dérouler.

A ce stade, les responsables du projet de transformation doivent se familiariser avec les outils technologiques nécessaires et faire une planification correcte des tâches et projets. De cette manière, les employés peuvent participer activement à la numérisation progressive des autres ressources. Dans le cas où aucune des personnes dans l’entreprise ne maîtrise les outils à utiliser, le processus peut démarrer de manière mixte. C'est-à-dire avec l’aide d’outils physiques ainsi que d’un gestionnaire de projet numérique.

En outre, il est important que tout plan de transformation numérique considère les différentes phases permettant de différencier et d’évaluer la progression de la mise en œuvre. En outre, il doit aussi permettre de canaliser les efforts de chaque participant.

Identifiez les principaux domaines nécessitant une numérisation

Chaque entreprise et chaque secteur d'activité présente des domaines qui nécessitent plus d'attention que d’autres. En ce sens, il est important de définir quelles parties seraient les plus avantagées par la mise en œuvre du processus de numérisation. Cette action d’identification est à réaliser lors de la mise en place du projet. Mais si de nouveaux domaines sont identifiés au fur et à mesure de l'avancement du projet, ils peuvent également être inclus dans la démarche.

Concentrez-vous sur la communication de votre entreprise

La communication, les nouvelles technologies et les entreprises sont des éléments indissociables. Ce qui fait que les principaux interlocuteurs (clients & fournisseurs) des organisations exigent aujourd’hui l’utilisation de divers canaux de communication. Heureusement, il existe des outils numériques qui offrent déjà des solutions complètes pouvant répondre à ce niveau d’exigence. En voici quelques-uns :

Systèmes de vidéoconférence

Il n’est pas toujours possible d’organiser des réunions en face à face avec les clients, les fournisseurs et même les employés. Mais, grâce aux systèmes de vidéoconférence, il est possible de maintenir la proximité et le contact avec eux. Voilà pourquoi ces outils sont devenus des éléments clés des processus de transformation numérique des entreprises.

Applications de messagerie instantanée

Un autre aspect essentiel de la numérisation des entreprises est l'utilisation d'applications de messagerie instantanée, telles que WhatsApp, Telegram ou les chats en direct, pour faciliter le contact avec les clients. Leur facilité d'utilisation fait d’eux des moyens de communication privilégiés par les entreprises. Les inclure dans votre stratégie de numérisation vous aidera à réussir.

Central téléphonique virtuel

Exemple de central téléphonique virtuel

Le Central Téléphonique-type actuel, contrairement au standard traditionnel, fonctionne avec la technologie WebRTC et permet de gérer toutes les communications de voix, chat et vidéo depuis n’importe où et depuis tout dispositif ayant une connexion Internet. À l'heure où la mobilité et le télétravail font désormais partie de notre quotidien, ces outils constituent un élément fondamental pour amorcer le processus de transformation numérique de toute entreprise.

Formez vos employés

Nous devons garder à l'esprit que la transformation numérique ne concerne pas seulement les processus et les dispositifs. Les personnes qui devront faire face à l'utilisation de nouveaux outils jouent un rôle clé. Toutefois, pour éviter une résistance au changement et favoriser la compréhension du processus, il est nécessaire de leur fournir une formation adéquate.

Dans certains cas, il sera nécessaire de les informer sur les processus technologiques en général. Mais dans d'autres cas, les former à l'utilisation d'outils spécifiques peut également s’avérer utile. Dans tous les cas, il faut être conscient que le processus doit être continu, pour la bonne prise en main progressive de chaque outil. A noter également qu’il faut s’assurer de ne pas noyer les employés dans une énorme quantité d'informations.

Utilisez des outils adaptés au télétravail

Il est clair que la pandémie a pris de nombreuses entreprises au dépourvu. Mais d'autres étaient prêtes parce qu'elles étaient déjà fortement numérisées. Cependant, le marché a également réagi rapidement avec la création de nouveaux outils. Ainsi, la plupart des entreprises ont commencé à prendre note des économies et des avantages qui peuvent être réalisés grâce à cette méthode de travail.

D'autre part, les employés reconnaissent déjà les avantages et demandent de plus en plus de journées de travail mixtes qui combinent le travail en présentiel et à distance. De ce fait, les entreprises qui le proposent excelleront sur le marché, car elles seront en mesure d'attirer les meilleurs talents.

Pour profiter de cette tendance, il est nécessaire de se préparer avec des outils numériques facilitant le télétravail. Dans la plupart des cas, il s'agira de logiciels de communication d'entreprise permettant à tous les employés d’une entreprise de garder le contact à tout moment.

En bref...

La numérisation n'est pas un sujet à prendre à la légère. Il n'est pas conseillé de se laisser emporter par le large éventail d'outils disponibles sur le marché, mais plutôt d'évaluer chacun d'eux en détail. Il est donc important qu'elle soit bien planifiée afin d'en tirer tous les avantages possibles et d’optimiser les résultats.

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