Les secrets de la réussite d’une collaboration à distance

Par le temps qui court, le travail à distance est devenu de plus en plus pratiqué. Pour les moins aguerris dans cette méthode, la collaboration à distance peut rapidement devenir incommodante et inconfortable, tant le rendement peut faiblir à cause du manque d’expérience.

À cause du coronavirus qui a entrainé le confinement, le télétravail connait une croissance impressionnante. Étant donné son côté pratique et sécurisant, il est possible que ce secteur conserve sa popularité même après l’épidémie. Si tel devait être le cas, apprendre comment réussir une collaboration à distance est important afin de garantir la bonne marche de vos affaires à distance. Cet article vous livre les secrets pour bien démarrer et pérenniser une collaboration à distance.

Le test : garant d’une collaboration à distance sans mauvaises surprises

Pourquoi tester sa collaboratrice à distance ?

Embauche une personne en télétravail implique de vous assurer de savoir à quoi vous attendre avant d’entamer la collaboration à distance. Pour cette raison précise, vous devez faire passer un test à votre nouveau collaborateur, afin de vous éviter de mauvaises surprises en cours de route. Vous savez sans doute que remplacer une personne déjà en poste va vous coûter de l’énergie, du temps et de l’argent.

Imposer à votre assistant en télétravail une évaluation avant de l’embaucher vous permet de mesurer ses capacités, savoir quelles missions lui confier dans votre administration ou les tâches chronophages en e-commerce, mais également pour connaitre ses limites et prendre les dispositions par rapport à cela. De cette manière, vous allez être mieux préparé ; et la préparation est l’une des clés du succès.

Si à l’issue de ce test, vous estimez que la personne que vous avez engagée en ligne n’est pas qualifiée pour les tâches que vous comptez lui attribuer. Vous avez la possibilité de l’éconduire et sélectionner un autre candidat. Vous aurez évité à votre entreprise des pertes qui auraient freiné la croissance de votre entreprise, aussi petites soient-elles.

Entretenez la communication avec vos collaborateurs à distance

comment bien communiquer avec sa secrétaire virtuelle?

Une fois que vous aurez finalisé le recrutement à distance de vos assistants à domicile, vous allez être en mesure de leur communiquer les informations dont ils auront besoin pour commencer leur mission. Prodiguer des instructions claires dès le début de la collaboration à distance vous épargne le gaspillage de la ressource-temps.

Afin de dynamiser vos rapports, soyez à l’écoute des avis et des remarques faites par vos collaborateurs. Cela va les aider à travailler plus confortablement tout en servant vos propres intérêts, car leurs opinions peuvent servir pour procéder à des améliorations dans votre entreprise.

Aussi longtemps que vous travaillerez ensemble, vous allez devoir entretenir une atmosphère de proximité en communiquant avec vos assistants en ligne sur une base régulière. Cela vous permettra par la même occasion de jeter un œil à l’état d’avancement de vos projets à chaque fois.

Maîtrisez le démarrage de votre collaboration à distance

comment bien démarrer avec son assistant en ligne?

En parallèle avec l’instauration d’une interaction dynamique avec vos collaborateurs en ligne, vous devez commencer à modérer la teneur des tâches que vous déléguez à votre assistant virtuel de manière à lui laisser du temps pour trouver ses repères.

Tout comme c’est le cas chez les salariés en interne, une trop grande quantité de tâches confiée au début d’une collaboration à distance peut rapidement mener votre employé à l’épuisement. Le mieux est de faire en sorte de lui confier des tâches initiatiques, légères et peu nombreuses ; une fois votre assistant habitué à votre rythme, vous pouvez augmenter progressivement et raisonnablement le volume de travail.

Sachez que la continuité de tout ce qui va se passer au cours de cette collaboration est basée sur la réussite du démarrage de la collaboration. Ménagez votre assistant pour qu’il trouve ses marques, afin de lui permettre de s’entrainer aux missions futures et de monter en compétences.

Investissez en formation pour le long terme

comment bien former son assistant virtuel?

Tout comme le fait d’acquérir plus de clients, le capital humain est l’une des ressources les plus importantes pour développer votre entreprise. Bien qu’il s’agisse d’une collaboration à distance, les enjeux sont exactement identiques. De ce fait, il est nécessaire que vous puissiez former votre personnel en ligne pour qu’il évolue au rythme du temps et de votre société.

Avant de procéder à la formation, pour qu’elle soit efficace, il vous faut identifier les besoins de vos collaborateurs. Cela vous permet d’évaluer la situation, afin d’appliquer la bonne stratégie : le type de formation nécessaire, établissement du devis et budgétisation, le choix du formateur et du canal de formation.

Pour ce faire, vous avez les options suivantes :

  • Créer la formation que vous jugez nécessaire pour vos télétravailleurs et la dispenser via une vidéoconférence ou un webinaire
  • Acheter une formation sur une plateforme en ligne et leur en donner l’accès
  • Confier la formation à un consultant formateur en ligne

Exploitez les outils pour faciliter le travail à distance

comment bien exploiter les outils pour faciliter le travail à distance?

Bon nombre d’outils sont aujourd’hui mis à disposition des entreprises pour faciliter la collaboration à distance d’une manière efficace. Ils vous permettent d’effectuer un suivi du travail de votre aide en ligne, mais également d’établir un contact permanent avec elle ; la proximité et l’accessibilité sont des ingrédients essentiels à votre travail en équipe.

Pour vos simples interactions avec votre aide virtuelle, vous pouvez choisir le type d’outil télétravail qui vous convient parmi les plus populaires, mais vous pouvez également utiliser les méthodes et les applications avec lesquels vous êtes le plus à l’aise. Voici les outils les plus utilisés : Skype, Zoom, GoToMeeting, Whatsapp, Viber… ou pourquoi pas les bons vieux e-mails, téléphones et SMS !

Très souvent, vous êtes amenés à partager vos écrans ou partager des fichiers entre vous. Vous souhaitez gagner en rapidité et passer par des raccourcis ? L’un des outils suivants est probablement fait pour vous : TeamViewer, Dropbox, OneDrive….


À destination des entrepreneurs occupés et soucieux de la bonne marche de leurs activités, nous avons conçu pour vous cette vidéo, afin de vous parler des outils de télétravail les plus pratiques.


Vous souhaitez recruter une assistante virtuelle polyvalente pour vous épauler dans vos affaires, pensez à le faire avec VAV. Avec nos années d’expertise, nous pouvons vous trouver la personne qu’il vous convient. Il suffit de nous confier les besoins de votre entreprise, en contactant Monsieur Janet, Directeur de VAV, aux coordonnées suivantes :

www.VotreAssistantVirtuel.com
Skype: franckjanet
Paris: +33 9 70 46 70 59
franck@votreassistantvirtuel.com