Utilisation de la GED : pour la bonne gestion de vos documents

Fonctionnement de la GED

La numérisation des documents : elle consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques. Pour cela, est généralement utilisé un scanner.

Le classement des documents par indexation : une solution GED fonctionne en s’appuyant sur des procédures d’indexation des documents. En effet, des termes ou expressions sont utilisés comme base pour les recherches. Il est ainsi possible de retrouver facilement un document dans la base de données en effectuant une recherche par mots-clés.

Le stockage des documents : il se fait sur une base de données particulière permettant de conserver durablement les fichiers. C’est une étape importante qui impose une réflexion au moment de la conception du système. Il est notamment important de se pencher sur la pérennité du support de conservation des documents ainsi que les problématiques classiques de stockage, telles que la fiabilité, l’accès aux données archivées, la redondance des données et la sécurité.

C’est une bonne idée de mettre en place un plan de gestion électronique de données au cœur de votre entreprise. Pensez-y notamment si vous voulez que l’information circule bien. Cliquez ici pour en savoir plus sur le fonctionnement de la GED et ses avantages.

Intégration de documents dans un outil de GED

Lorsqu’un plan de gestion électronique de documents est mis en place, il est indispensable d’intégrer dans un outil de GED les différents documents concernés par cette gestion. Ceux-ci peuvent être sous le format papier. Dans ce cas, on procède à leur dématérialisation en utilisant un scanner pour la création d’une copie. Et celle-ci peut posséder une valeur juridique égale au document original. L’intégration est plus simple quand il s’agit d’un fichier qui est créé directement au format électronique. Elle se fait immédiatement dans le logiciel. Suivent après le classement des documents par indexation dans le système informatique et le stockage automatique dans le système d’archivage électronique (SAE) de la GED

Utilisation de la GED pour travailler sur des fichiers

Le déploiement d’une solution de GED simplifie l’accès aux données de l’entreprise. À n’importe quel moment, les collaborateurs qui en ont l’autorisation peuvent accéder à un document et y travailler. Dans un logiciel de GED, retrouver un dossier est un véritable jeu d’enfant. Généralement, il suffit d’utiliser une barre de recherche et d’y entrer des mots-clés qui renvoient au dossier concerné. En fonction du logiciel de GED, il est possible que les utilisateurs aient accès à une diversité d’outils et de solutions qui facilitent la recherche documentaire. C’est le cas d’une organisation automatique des documents selon leur contenu qui peut, par exemple, être une facture client ou un devis. En outre, la vérification de la version des documents ainsi que la gestion des droits des utilisateurs sont particulièrement facilitées avec un logiciel de GED.

Utilisation de la GED pour diffuser les documents aux collaborateurs

L’utilisation de la GED est une bonne solution pour diffuser rapidement et efficacement les documents à des collaborateurs. Pour cela, il est important de donner les droits d’accès au projet ou aux documents à diffuser via le logiciel de GED. La diffusion des documents peut se faire au sein de l’entreprise. Aussi, le logiciel utilisé permet aux utilisateurs d’envoyer des documents à des collaborateurs qui ne se trouvent pas forcément sur le même lieu, par exemple dans le cadre d’une mission. Cela accélère le traitement des affaires courantes. L’accès est possible à partir d’une diversité de supports, comme un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

Aussi, la GED permet d’échanger plus aisément des documents avec des clients ou des entreprises partenaires. Différents outils sont très souvent intégrés aux outils de GED pour faciliter cet échange. C’est le cas des solutions d’EDI (Echange de Données Informatisé) et celles de partage via le Cloud