Toute entreprise qui souhaite se développer et améliorer ses chiffres d’affaires a réellement besoin d’aide, afin de permettre aux décideurs de se concentrer sur les missions qui propulsent directement les affaires. Dans le monde du digital, bénéficier d’une assistance virtuelle fait la différence ! Les avantages d’avoir un assistant administratif polyvalent ne sont plus à prouver dans un contexte général. En ce qui concerne le domaine du recrutement encore moins. Par contre, les besoins d’un cabinet d’intérim diffèrent sensiblement des autres domaines d’activité, étant donné la durée des processus généralement écourtée en matière de recrutement et de gestion de dossiers ; cela donne lieu à encore plus de travail et nécessite plus de vigilance et d’organisation.
Afin de définir simplement le secteur d’activité dont il est question, une agence d’intérim est une entreprise dont la mission principale est de mettre en relation les emplois et les demandeurs d’emploi. En d’autres termes, une agence d’intérim place des candidats qualifiés au sein des entreprises qui ont besoin de ressources humaines pour une durée déterminée. Pendant que certaines agences sont actives dans des domaines larges, d’autres sont plus spécialisées dans un domaine donné comme la santé, la restauration ou encore le digital.
Pour résumer un processus général d’embauche via une agence d’intérim, le candidat doit postuler et passer un entretien pour être accepté dans le personnel de l'agence. Si une opportunité d'emploi correspondant à ses compétences se présente, l'agence déploie le travailleur sur ce poste et établit avec lui un contrat. Le contrat précise généralement les rôles que l’intérimaire doit remplir, le règlement et les modalités de paiement. Tout au long du processus, l’aide d’un assistant administratif polyvalent peut améliorer la qualité des services de l’agence. Vous allez en plus optimiser votre développement si vous externalisez vos travaux de secrétariat.
De la gestion des intérimaires à la gestion des dossiers d’entreprises, l’agence d’intérim a tout intérêt à disposer d’un personnel réactif et compétent, à l’instar d’un assistant polyvalent qualifié.
Découvrez quel est le rôle d'une assistante polyvalente dans un cabinet d’intérim.
En dehors du fait de faire du sourcing et retrouver les candidats idéals pour les entreprises au moment de la demande, un assistant administratif polyvalent pourra créer et tenir à jour une base de données consultable à tout moment pour les futures affaires. Il peut aussi travailler avec un développeur web low cost pour créer un site où les candidats peuvent créer leurs comptes et communiquer avec vous de manière centralisée.
Les entreprises constituent le gagne-pain d’une agence d’intérim. Il est important de tenir un registre des entreprises clientes et considérer les besoins qu’elles ont évoqués. Selon les changements à appliquer quant à leurs demandes, aux changements internes qu’elles ont opérés ou subis : que ce soit une modification dans la hiérarchie ou un déménagement.
Cette partie est particulièrement importante puisque chaque élément est susceptible d’influencer les décisions de recrutement. Pour aller plus loin, on peut même dire que l’agence doit faire une veille concernant ses entreprises clientes, afin de rester à jour et anticiper leurs besoins. Si vous êtes à la tête d’une agence d’intérim, il vous est conseillé de procéder ainsi pour être plus efficace et gagner un avantage sur la concurrence. Un assistant virtuel vous offre un service d'accompagnement administratif complet pour réussir à gérer tous les dossiers clients, jusqu’aux plus exigeants.
Une assistante polyvalente est également compétente dans la rédaction des documents administratifs de toutes les natures. Les contrats de travail en font partie, étant donné qu’ils constituent l’un des piliers de l’activité d’une agence d’intérim.
Si vous avez des modèles déjà prêts pour les contrats (avec les entreprises clientes, avec les intérimaires…), sa responsabilité se résume alors à modifier les variables et soumettre ensuite le contrat à votre département juridique. Dans le cas où vous partez de zéro, vous pouvez compter sur la perspicacité de votre assistant virtuel pour établir des modèles de contrats que vous allez pouvoir utiliser de manière systématique dans vos processus.
Comme il est compréhensible pour une entreprise en pleine expansion de confier des missions diversifiées à une assistante. En tant qu’administrateur d’une agence d’intérim, vous avez même besoin d’un assistant à distance en mesure de se charger de vos travaux de prospection que ce soit sur les réseaux sociaux ou ailleurs sur internet. Aussi, vous voulez savoir quel est le rôle d'un assistant administratif ? Et bien, vous pouvez compter sur elle pour les compétences et capacités suivantes.
Une aide polyvalente est sans aucun doute la personne qui va devoir toucher à tous les départements de votre entreprise. Si les processus l’exigent, elle est même amenée à être en contact avec les clients de manière régulière, ainsi que de vous représenter auprès des candidats.
Pour ne parler que de la communication interne, elle est qualifiée pour prendre en main la diffusion des informations nécessaires en temps et en heure aux services sollicités. En matière de secrétariat, quel que soit le département où elle est rattachée, la secrétaire polyvalente peut prendre en charge la gestion des boîtes e-mail et l’organisation de vos agendas. Il s’agit d’une personne particulièrement habile pour prendre des notes et procéder à la mise en forme des documents officiels, ainsi que leur transmission.
Dans chaque processus de recrutement enclenché, il existe plusieurs étapes qui nécessitent la création de documents et leur transmission de manière systématique, en temps et en heure, à toutes les parties touchées. L’assistant administratif polyvalent pourvoit à un soutien administratif dont vous avez particulièrement besoin. Il lui incombe de gérer les tâches liées à ces étapes dans le respect des délais et en procédant à un tri minutieux des destinataires de communication.
De plus, lorsqu’il s’agit de traiter les notes de frais et la facturation, il faut veiller à ne pas s’emmêler les pinceaux et classer les bons documents dans les bonnes cases : évidemment, séparer les dépenses des recettes, mais aussi distinguer les flux entre eux, afin de faciliter le suivi des mouvements de caisse de l’agence. L’assistant peut travailler étroitement avec la comptabilité pour une gestion harmonieuse des ressources.
Le terme « polyvalent » prend ici tout son sens ! En plus de gérer votre présence auprès de vos clients et candidats, ainsi que de vous représenter dans ses écrits et les visuels qu’il crée pour votre public, il sera également la voix que vos appelants vont entendre lorsque vous décidez de lui confier le standard de votre agence.
En effet, l’assistant polyvalent peut être affecté à la gestion de la permanence téléphonique de l’entreprise. Il peut alors s’occuper :Aussi, les missions que vous pouvez confier à une assistante administrative polyvalente sont légion. En fonction de vos besoins actuels et les évolutions dans votre agence d’intérim, son poste peut prendre des nuances différentes. Comment trouver une assistante compétente et de confiance ? N’hésitez pas à contacter VAV pour son expertise et son expérience dans le domaine du placement d’assistants virtuel. Vous allez trouver la perle rare pour vous aider à propulser votre business !
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