Vous êtes à la recherche d’une assistante administrative pour votre entreprise et voilà que vous apprenez qu’il existe différentes appellations en fonction de la nature du travail fourni au sein de l’équipe. Tout à coup, il faut que vous connaissiez exactement vos besoins avant de vous lancer dans la recherche d’une adjointe en ligne, afin d’engager un collaborateur de manière stratégique et plus rentable. En effet, la nature du poste que vous allez offrir dépendra de celle des missions à confier à la personne une fois qu’elle a rejoint votre équipe.
Comme son nom peut le laisser entendre, un assistant support est une aide à distance qui supervise et coordonne les opérations techniques de l’entreprise. Son travail consiste à la mise en œuvre des stratégies de fonctionnement établies par les managers de l’entreprise.
Son domaine de prédilection dans une entreprise est plutôt la gestion des affaires courantes qui requièrent les compétences d’une personne méticuleuse et qui a le sens de l’organisation. Les domaines qui peuvent accueillir cette aide à distance sont l’administration (télésecrétariat, standard, suivi des documents en mouvement dans la direction, etc.), la petite comptabilité (la gestion des opérations courantes), la relation client (téléassistance, permanence téléphonique, etc.) …
En bref, un collaborateur spécialisé en support intervient aussi bien dans l’exécution des missions téléphoniques qu’à la confirmation d’une vente, en passant par la prise de rendez-vous. Ses tâches peuvent également concerner les domaines du marketing digital et la communication. Si vous avez des stratégies à mettre en place ou que vous souhaitez tester dans votre organisation, c’est de ce professionnel en ligne dont vous avez besoin.
Même si l’assistant stratégique peut fondamentalement constituer une aide administrative au même titre que le précédent, la nature et l’envergure des missions qui lui sont confiées ne sont pas pareils. De base, les missions qui incombent à l’adjoint stratégique s’appliquent aussi à l'administration comme la prise de rendez-vous, la gestion et l’organisation des agendas, la création et la préparation des documents administratifs utiles. Seulement, il possède également les qualifications qui lui permettent de gérer des projets, représenter son client dans les réunions stratégiques, de former, de faire des audits…
Pour explorer l’appellation plus en profondeur, il peut être utile de préciser qu’un adjoint en stratégie est une personne qui aide les dirigeants d’entreprises à faire une analyse de la situation, afin de créer une feuille de route détaillant les tâches à accomplir. Cela permet ensuite de départager les tâches entre les secteurs concernés et de faire le suivi de l’avancement des projets.
Pour les entreprises qui ne font que débuter dans la conception des idées, diverses mises en place de plans d’action doivent faire l’objet de leur priorité. Cela se trouve justement au cœur du métier de collaborateur en stratégie. Lorsqu’une analyse et une planification sont nécessaires, c’est à lui qu’il faut faire appel.
À cause du fait que les missions d’un assistant support et celles d’un adjoint stratégique sont axées sur l’administration et peuvent s’étendre jusqu’aux autres domaines de l’entreprise, vous pourriez vous dire que ces postes sont tout de même similaires. Pourtant, des différences majeures sont à observer.
L’adjoint stratégique peut aider les dirigeants d’entreprise à procéder à la mise en forme d’une idée et à prendre des décisions sur la gestion des ressources. Il peut s’occuper de la gestion de projets marketing ou de formation que l’entreprise souhaite mettre en place, mais également de la gestion des rémunérations pour les autres collaborateurs.
Contrairement à cela, les missions d’un assistant support sont orientées vers une approche opérationnelle de la situation. Son poste facilite le quotidien d’un entrepreneur en l’allégeant des tâches connexes.
Dans leur essence, ces métiers semblent avoir plusieurs points en commun. Cependant, la nature des tâches à accomplir permet de déceler la différence de parcours de ces deux collaborateurs en ligne. Tandis que l’adjoint support est fort sollicité pour l’exécution des directives, l’assistant stratégique doit avoir des connaissances et une maîtrise poussées du domaine auquel son poste se rapporte.
Par exemple, un assistant support qui prend en charge la modération d’une page social media va appliquer le cahier des charges élaboré par un adjoint stratégique qui a une maîtrise du système web 3.0 et la capacité de planifier des actions pour l’entreprise.
Évidemment, les formations suivies par les deux assistants diffèrent à cause des natures de leurs missions qui sont bien distinctes. Il est possible de prendre un assistant support débutant pour gérer vos opérations quotidiennes répétitives et chronophages, pourvu qu’il possède l’habileté nécessaire pour cette mission opérationnelle.
Le choix d’un adjoint stratégique, contrairement à cela, doit faire l’objet d’une investigation sur son expérience et sa spécialisation, car il va vous aider à prendre des décisions importantes pour votre entreprise. De ce fait, un assistant expert est le mieux indiqué pour ce type de mission.
Selon les secteurs d'activité auxquels cette question s’applique, les réponses peuvent varier. Par ailleurs, il est important de savoir que l’aide d’une assistante administrative est toujours la bienvenue pour une entreprise qui commence à prendre son envol, ou qui se développe.
Bien que vous soyez certainement mieux avisé que quiconque des stratégies que vous souhaitez appliquer à votre entreprise, une perspective supplémentaire pour vous aider à faire la part des choses dans la prise de décision peut vous éviter bien des pertes. Par ailleurs, les tâches les plus prenantes dans la vie d’une entreprise sont également les missions annexes de l’administration et la gestion. La définition du meilleur va dépendre des besoins actuels de l’entreprise. Par contre, lorsque vous choisissez votre nouveau collaborateur, prenez le temps de sélectionner les personnes dont la formation est orientée vers votre secteur d’activité.
Ces deux types de postes sont en réalité complémentaires. Comme le stratégiste s’occupe de l’aspect analyse et élaboration de plan, l’adjoint support permet d’exécuter la feuille de route de manière organisée et constante. Aussi, ce sont vos besoins du moment qui vont définir le type d’assistant dont vous avez besoin.
Alors que choisir ? Si vous avez besoin de comptes rendus de réunions bien clairs, d’une page web bien entretenue, ou tout simplement si vous avez une stratégie à mettre en œuvre, vous allez trouver votre joie avec un assistant support. Si au contraire, il vous faut un expert dans un domaine précis et que ses analyses vous sont utiles, vous avez besoin d’engager un adjoint stratégique.
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