Vous déléguez des tâches pour la première fois ? 3 choses à savoir

Si vous déléguez pour la première fois, découvrez comment vous assurer de bien déléguer des tâches en toute quiétude à un collaborateur virtuel professionnel.

Déléguer les tâches du quotidien n’est jamais facile, que ce soit dans le cadre personnel ou professionnel. En effet, cela vous invite à lâcher le contrôle de certaines activités et comporte également certains risques. Cependant, comme dans toute discipline, il suffit de faire preuve d’astuce pour gérer les étapes de délégation. Voici trois conseils pour vous aider à minimiser les risques.

Conseil 1. Commencer avec une petite équipe

La gestion de votre équipe en externe peut s'avérer difficile s'il s'agit d'une grande équipe, en particulier si vous commencez tout juste à départager les missions tout en gardant un œil sur la bonne marche de toutes vos activités en attendant de tout mettre en place.

Il est donc préférable de commencer à déléguer les tâches à une petite équipe qu'il sera plus facile de guider à distance. Vous pourrez par la suite élargir votre équipe en fonction des besoins de votre entreprise et de l’ambiance de travail que vous aurez construit.

Conseil 2. Former avant de déléguer des tâches

Si vous avez recours à une agence de placement d’assistants virtuels expérimentée, vous avez certainement accès à un éventail de talents professionnels et compétents. Malgré cela, il est important de prendre du temps pour laisser votre collaborateur ou votre nouvelle équipe se familiariser avec vos valeurs et votre marque.

Pour cela, discutez avec eux des objectifs et élaborez un plan. Vous pourrez ainsi les aider à s'adapter à votre entreprise. Même si cette étape peut vous prendre un peu de votre temps, il est préférable de le faire pour ne plus revenir sur les points fondamentaux en cours de collaboration.

Conseil 3. Adopter des outils pour toute l’équipe

Un logiciel adapté peut vous aider à relever les défis de la distance et les différences horaires. Vous pouvez commencer par designer un canal de communication standard pour votre équipe. Ensuite, adoptez des outils collaboratifs pour gérer les projets, optez pour un stockage cloud de vos données d’équipe, etc.

Pour rappel sur les outils déjà énoncés dans les articles précédents, vous pouvez recourir à Skype, Slack ou Zoom pour la communication. Les outils de gestion de projet pourraient être : Asana ou Basecamp. Quant au stockage, Google Drive ou Dropbox sont à votre service.

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Conseil 4. Confier vos recherches à une agence de placement expérimentée

Il n’y a rien de plus frustrant que d’entamer un processus d’embauche pour ensuite se rendre compte que vous avez retenu les mauvais candidats. Pour une TPE ou PME, cela peut coûter cher. C’est pourtant un cas habituel si vous décidez de mener vos recherches sur les plateformes de services digitaux.

Si vous souhaitez économiser du temps et de l’argent dans le recrutement d’un collaborateur en ligne, confiez votre quête à une agence de placement de confiance comme VAV. Non seulement le processus est court et simple, mais les talents que vous allez dénicher vont répondre à vos besoins pour déléguer les tâches sereinement.

Pour toute entreprise, surtout les TPE et les startups, la délégation de tâches en externe est une étape importante qui nécessite une réflexion et une planification approfondies. Avant de mener toute action, vous devez réfléchir au préalable aux types de profils qui vous conviennent et le mode de recrutement que vous souhaitez adopter.