Lorsque l’entreprise commence à décoller et que les tâches liées à sa croissance deviennent trop importantes pour garder l’équilibre aussi bien dans les affaires que dans la vie personnelle, il est impératif de déléguer et de partager la charge de travail.
Si vous représentez une petite entreprise qui commence à croître, il est probable que votre budget vous permettra uniquement d’engager de l’aide à temps partiel ou de limiter le nombre de collaborateurs dans votre équipe. Afin de vous aider efficacement, une assistante polyvalente à distance est la mieux indiquée pour vous seconder et alléger les emplois du temps de l’équipe exécutive de l’entreprise.
Une assistante virtuelle polyvalenteoffre une aide à distance aux entrepreneurs et à d'autres personnes très occupées pour prendre en charge des missions tous azimuts. Le but est d’alléger leur agenda et leur permettre de se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée ; mais aussi, les tâches fondamentales pour la bonne marche des activités clés de l’entreprise.
Dans sa généralité, les missions d’une collaboratrice polyvalente consistent en des tâches administratives, l'organisation d'agendas et de voyages, la prise d'appels, etc. Mais comme les besoins de référencement et de communication sur les réseaux sociaux sont de plus en plus croissants pour faire gagner en notoriété la marque, elle peut aussi prendre en main certains aspects du marketing digital ou du community management. Suivant, bien sûr, les expériences professionnelles dont elle dispose.
Par ailleurs, il est important de spécifier que le métier d’assistante virtuelle polyvalente demeure un poste touche-à-tout avec peu ou sans spécialisation particulière pour un domaine spécifique de votre entreprise. Néanmoins, cela va dépendre de vous, chef d’entreprise, de lui montrer les tâches qui requièrent plus de rigueur et d’attention.
De manière basique, pour une toute petite entreprise, le rôle d’une assistante polyvalente se résume encore aux tâches administratives et celles qui se rapportent directement aux activités du chef d’entreprise ou chef de projet. En cela, les assistants virtuels peuvent prendre le rôle d’un assistant administratif et organiser des rendez-vous ou gérer des e-mails au quotidien.
Ils peuvent également apporter une contribution créative aux médias sociaux et aux travaux marketing, fournir une assistance opérationnelle à votre boutique de commerce électronique, ou tout autre élément dont votre entreprise a besoin.
Les besoins de chaque entreprise étant variés, il faut noter que les missions à confier à cette collaboratrice en ligne ne sont pas étriquées dans une liste exhaustive. Pour cette raison, si vous envisagez de faire appel à un assistant virtuel polyvalent à bas coût, il est essentiel de réfléchir soigneusement aux domaines dans lesquels il peut apporter le plus de valeur à votre entreprise. Avoir une liste de tâches à portée de main peut être pratique.
Voici quelques tâches courantes dans lesquelles les assistants polyvalents peuvent être impliqués :
Gestion du courrier électronique et de l'agenda
Réservation de rendez-vous et de voyages
Création de marchés et suivi des pistes de développement commercial
Gestion des médias sociaux
Activités de marketing, événements clients et promotions
Relation client : réponse aux questions des clients
Assistance opérationnelle, mise à jour de sites web ou de blogs
Pour aider un chef d’entreprise à atteindre ses objectifs, un assistant virtuel est tenu de présenter des qualités particulières, même si intrinsèquement, ses missions sont d’ordre général.
En matière de compétence, le minimum requis pour que ce collaborateur en ligne puisse vous faire gagner en productivité sont les suivants :
La polyvalence :puisque son poste va lui demander de jongler entre plusieurs types de tâches de natures diverses.
Les connaissances en outils de bureau et de collaboration cloud, à savoir :Microsoft Office, Google Workspace, les outils de communication comme Skype ou Zoom, les plateformes de gestion de travail en équipe comme Trello ou Asana.
La rigueur :comme vous déléguez faute de temps, il est impératif qu’il soit autonome et rigoureux dans son travail pour vous épargner de devoir toujours repasser après lui sur chaque mission.
Une spécialisation : ceci peut vous être d’une grande aide dans le cas où il vous faut totalement vous concentrer sur d’autres aspects de l’entreprise. Ses connaissances et ses compétences dans ce domaine particulier ou dans la gestion de projets vous permettra de déléguer et lâcher prise de manière effective.
La discipline : le respect des dates butoir, l’application des instructions, la concentration… sont autant de compétences essentielles pour que votre entreprise puisse jouir pleinement des services professionnels d’une assistante virtuelle polyvalente.
Les critères de sélection pour l’embauche d’une assistante virtuelle à bas coût diffèrent en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Avec tous les profils que vous pourrez trouver sur les plateformes de recrutement en ligne, il est impératif que vous appliquiez ces critères, afin de trouver l’assistant qu’il vous faut.
Commencez par lister les compétences que vous souhaitez trouver chez votre nouvel assistant polyvalent. La nature distancielle du travail que vous pourvoyez requiert de vous de faire preuve de clarté sur vos exigences et aspirations depuis le départ. De ce fait, préciser les compétences requises pour le poste avant même de commencer la sélection va vous permettre de gagner plus de temps dans le processus.
De plus, certains secteurs d'activité requièrent des connaissances spécifiques, même si l’intitulé du poste parle d’une assistante polyvalente. Bien entendu, si vous œuvrez dans un domaine spécial comme le droit, la médecine ou le coaching sportif, des compétences et des connaissances dans votre domaine pourraient faire une différence considérable.
De même, si les missions que vous allez déléguer sont en majorité axées sur un savoir-faire en particulier, cela peut orienter votre choix vers un assistant virtuel possédant la maîtrise de ces tâches et les outils qui s’y rapportent : la pré-comptabilité et Quickbooks, le graphisme et Canva, le CRM et Salesforce, etc.
Si l'un des principaux avantages du secteur des assistants virtuels est de pouvoir puiser dans un vivier mondial de talents, le lieu importe dans certains cas. Si, dans l’exercice de ses fonctions, l'assistant est amené à s'adresser directement aux clients par communication orale, l'accent peut constituer un problème.
En outre, en particulier pour les sujets techniques ou complexes tels que l'assistance informatique ou le secrétariat médical, il est primordial de faire attention à la terminologie utilisée qui peut varier d’un pays (ou d’un continent) à un autre. Les réalités perçues d’un côté et de l’autre pourraient ne pas être similaires. Ce qui peut constituer un obstacle dans les échanges, même au sein de votre équipe. Donc si votre besoin est concerné par cela, une mise au point s’impose avant de vous lancer.
Par contre, alors que votre expansion vous emmène à exploiter une nouvelle zone de chalandise : un autre pays, un autre continent, ou un tout nouveau public actif à des horaires différentes… Il vous faut un assistant virtuel capable de travailler sans contrainte à des heures flexibles. Pour cela, choisir un collaborateur offshore qui se trouve dans un autre fuseau horaire pourrait être plus bénéfique que jamais.
Comme votre situation requiert du sérieux et de la fiabilité en matière de recrutement, il est préférable pour le bien-être de votre entreprise que le processus se déroule parfaitement et débouche sur un recrutement dans le délai le plus court possible. Sur diverses plateformes de recrutement en ligne, il vous est possible de tomber sur le collaborateur qu’il vous faut. Néanmoins, cela demande du temps, de la patience et énormément de perspicacité pour discerner la vraie nature des candidats.
Vous souhaitez gagner du temps et pouvoir vous mettre au travail rapidement ? Confiez la recherche de votre nouvelle assistante polyvalente à VotreAssistantVirtuel.com. Il vous suffit de nous communiquer vos besoins et nous vous aiderons à dénicher les meilleurs candidats. Il ne vous reste qu’à choisir, parmi les candidats préalablement sélectionnés et éprouvés, le plus adapté à votre entreprise selon les critères énoncés plus haut.
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