Déléguer à une assistante polyvalente dans une agence de voyages

Les avantages de travailler avec une assistante polyvalente virtuelle low cost pour une agence de voyages

Depuis la fin des confinements dans le monde, le domaine du voyage connait un essor exponentiel. Le secteur du tourisme est de plus en plus sollicité et cela ne fait que commencer, étant donné cette longue période qui a considérablement réduit la mobilité de tout le monde. En effet, que ce soit pour le travail ou pour les motifs personnels, les affaires reprennent dans l’industrie du voyage, et tous les acteurs de toute taille peuvent en tirer le meilleur.

À cause de cette éclaircie dans le secteur touristique, les opportunités pour les agences de voyages augmentent. Aussi, leurs besoins deviennent proportionnellement croissants, les managers sont de plus en plus débordés entre les négociations, la logistique et le marketing. C’est alors que l’intervention d’une assistante polyvalente est nécessaire et s’avère précieuse pour maintenir les activités régulières et assurer les nouvelles propositions.

Que peut faire une Assistante polyvalente virtuelle pour une agence de voyages ?

Pour le compte des petites et moyennes entreprises, une assistante polyvalente peut être chargée des missions sur plusieurs fronts à la fois. Vous vous demandez quelles sont les tâches qu'on peut confier à une assistante à distance ? En voici quelques-unes.

Besoins en organisation interne

A moment où les activités se développent, le chef d’entreprise se doit de déverser son plein potentiel dans la bonne marche des missions à forte valeur ajoutée dans son cœur de métier. Cela lui laisse peu de temps pour s’occuper des tâches annexes qui, pourtant, sont tout aussi cruciales pour la vie de l’entreprise. Il lui faut alors déléguer ces tâches. L’organisation interne en fait partie ; et il s’agit d’une branche de laquelle plusieurs missions peuvent être confiées à un assistant administratif polyvalent.

Le service à la clientèle

Quelle que soit la nature du service, tout ce qui touche de près ou de loin la clientèle peut être délégué à une assistante virtuelle. De la plus simple tâche logistique, comme les réservations, à celles qui impliquent la fidélisation des clients : support technique à la clientèle, permanence téléphonique… la gestion des dossiers des clients est également une tâche pour laquelle elle est un excellent atout grâce à sa capacité organisationnelle aiguë.

Communication et publicités

Bien entendu, qui dit entreprise en expansion dit publicité et communication. Comme il est important de rester dans la liste des entreprises qui inspirent confiance, il faut miser sur la partie communication : vendre vos offres et faire en sorte que votre enseigne devienne le plus visible possible. De la rédaction des documents destinés à cet effet, aux publications des visuels pour les réseaux sociaux, en passant par le suivi des interactions de la marque avec le public, l’assistante polyvalente est l’aide qu’il vous faut !

Organisation : une assistante polyvalente à distance pour garder le fort !

La première partie que vous devez toujours garder impeccable est l’aspect organisationnel interne de l’entreprise. Pour cela, les compétences d’une assistante de direction polyvalente peuvent vous faciliter la vie. Quel est le rôle d'une assistante polyvalente ? La réponse tout de suite.

Secrétariat et gestion d’agendas

Dans le sens où sa mission se déroule à distance, une assistante virtuelle va vous venir en aide pour la gestion de votre bureau et vos interactions en tant que chef d’entreprise. Quelles sont les missions d'une secrétaire polyvalente ? Découvrez les suivantes :

La gestion des courriels
La gestion des appels téléphoniques : réception et émission
La transmission des messages importants (e-mails et appels) et envoi des réponses
Les prises de rendez-vous et organisation des réunions
La prise de notes des réunions en ligne
La mise à jour des agendas de la direction et l’envoi des notifications

Création et traitement des documents

Le secrétaire polyvalent en télétravail va également prendre pour mission la création des documents dont les équipes administratives ont besoin pour fonctionner :

La rédaction des ébauches et modèles de contrats
La création de supports visuels pour les présentations
La rédaction des invitations aux réunions avec les ordres du jour
La transcription des fichiers audio de réunions et la rédaction des PV

Gestion et actualisation des données clients

Etant donné la hausse de 60% des demandes au cours de cette année, le volume de données clients à traiter augmente également. En ce qui concerne le traitement des documents des clients, un assistant polyvalent va s’occuper des tâches cruciales qui sont chronophages et récurrentes.

L’organisation des dossiers clients
Le suivi de la progression générale des traitements des demandes clients
L’envoi et la transmission des diverses mises à jour aux départements concernés
La prise en main des missions vacantes dans le processus

Une assistante polyvalente en télétravail pour la logistique

Le traitement des affaires courantes requiert souvent plus de tâches que d’autres, étant donné qu’il ne se résume pas à organiser et faire un suivi. La logistique a besoin d’un assistant qui donne de sa personne pour trouver les meilleurs fournisseurs pour garantir la satisfaction des clients tout en réalisant des profits. Pour la qualité des recherches, préférez une assistante virtuelle polyvalente basée à Madagascar, un pays où la connexion internet est l’une des plus stables au monde.

Recherche documentaire et réservations

La recherche documentaire pourrait être l’une des principales tâches qu’une assistante polyvalente effectue dans tous les domaines. Pour une agence de voyages, elle va le faire pour les finalités suivantes :

Les tendances du secteur tourisme
La mise à jour des informations et conjonctures sur chaque destination
La comparaison des tarifs et le choix de la meilleure offre pour l’agence
La réservation des tickets d’avion, de train, de bus, de bateau… pour les clients et pour le personnel
La réservation des hôtels et des espaces pour les activités
La location d’appartements, de salles de conférences, de véhicules privés, etc.

Prise de contact et prise de rendez-vous avec les fournisseurs

Les missions d’une assistante en ligne sont loin de s’arrêter là. Après les recherches, elle entre sur terrain pour les étapes suivantes ; et vous aurez probablement besoin d’une assistante polyvalente bilingue si vous traitez avec des fournisseurs internationaux :

La prise de contact auprès des prestataires pour renseignement et commande
Les tests et simulations avant de soumettre les offres aux décideurs
La réservation des offres les plus intéressantes pour les soumettre à la direction
La prise de rendez-vous pour les managers auprès des fournisseurs et partenaires
La transmission des consignes émises par les partenaires aux décideurs

Aide à la communication de l’agence

Comme il a été dit, la communication et les publicités sont des plus indispensables pour une entreprise montante (ou déjà connue) dans le secteur du tourisme et voyage. Peu importe le canal d’intervention, une assistante polyvalente va pouvoir aider pour les missions ci-après. Voilà pourquoi on dit qu'un assistant administratif est un profil polyvalent !

Aide au community management

Même si à la base, ceci n’est pas tout à fait son domaine de prédilection, l’assistant va aider le spécialiste marketing à mettre en œuvre la stratégie que vous avez choisi d’appliquer :

La création des modèles de publication sur les réseaux sociaux
La création d’engagements auprès du public : likes et commentaires
La réponse aux commentaires les plus pertinents sur votre page
Le suivi des données de croissance de l’enseigne sur les réseaux sociaux

Rédaction des fiches descriptives

Il s’agit d’un élément incontournable pour la communication et votre secrétaire assistante polyvalente peut le faire pour vous :

La rédaction des fiches descriptives à destination des brochures et des catalogues en ligne
La création de légendes captivante pour les publications sur les réseaux sociaux
L’adaptation des fiches pour une publication sur le blog de l’agence
Le choix des textes à mettre sur les vignettes des vidéos
La transcription des courtes vidéos publicitaires

Veille sociale

La veille sociale faisant partie des meilleures stratégies de croissance sur internet, il ne faut surtout pas la rater. Faites confiance à votre aide polyvalente pour les missions suivantes :

La collecte des avis clients sur les réseaux sociaux
La visite des profils de vos concurrents et la collecte des informations utiles
La recherche de partenariats sur les réseaux sociaux

Une aide à la pré-comptabilité

Cela va sans dire que la comptabilité est un domaine de l’entreprise qui donne parfois du fil à retordre. L’aide d’une assistante facturation ne serait pas du luxe et peut faciliter les fins de périodes.

Aide à la facturation

La facturation est la plus basique des tâches de pré-comptabilité et pourtant l’une des plus fondamentales. Une assistante virtuelle polyvalente aide pour les missions suivantes :

La transmission des factures des fournisseurs aux décideurs
Les relances auprès de la direction
La classification des factures et notes de frais selon le stade de paiement
La création de modèles de factures et de bons de commande pour tous les types de clients
L’enregistrement des commandes et suivi des paiements validés
Les relances auprès des clients
L’envoi des dossiers de facturation au service comptable

Pour résumer, les agences de voyages constituent la plateforme qui anime le secteur tourisme. La hausse des demandes actuelles oblige les chefs d’entreprises à élargir leurs options et entreprendre un élargissement d’activités. Même les PME et TPE qui souhaitent maintenir à flot leur rythme et rendement ont besoin d’aide, afin de permettre aux managers de se concentrer sur leur cœur de métier.

Vous représentez une agence de voyages et vous avez besoin d’assistance ? N’hésitez pas à nous contacter et prendre rendez-vous, nous allons discuter de votre cas et vous trouver la perle rare.