Vous avez sûrement entendu parler des bénéfices multiples que procure la collaboration avec un assistant virtuel. Travailler avec une assistante virtuelle vous offre l’opportunité d’alléger votre charge de travail et de maîtriser plusieurs domaines de l’entreprise à la fois. Si vous pensez avoir déjà bénéficié des bienfaits des tâches déléguées à un assistant virtuel, il est possible que vous ne soyez pas au bout de vos découvertes dans vos collaborations en ligne.
Découvrez comment travailler avec votre assistant à distance de manière efficace pour accroître votre productivité, baisser vos coûts et augmenter vos résultats.
Un assistant virtuel, ou VA (Virtual assistant) est une personne compétente qui vous appuiera dans la réalisation de vos tâches quotidiennes. Un assistant à distance intervient pour l'externalisation de différentes tâches (administratives, marketing, commerciales ou techniques, suivant son domaine de compétences). Même si son accompagnement est virtuel, la relation professionnelle et humaine avec vous est réelle.
Si vous avez eu la possibilité de parcourir le livre de Tim Ferris, la semaine de 4 heures, vous avez certainement une idée claire de ce qu’est un assistant à distance.
Collaborer avec une Assistante vous permet en premier lieu de déléguer différentes sortes de tâches nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. En outre, il faut savoir que travailler avec une assistante virtuelle de Madagascar peut réduire les coûts de main-d'œuvre et les coûts opérationnels comparé à l’embauche d’un employé de manière traditionnelle.
De ce fait, vous allez gagner du temps pour faire des choses plus importantes. Certaines tâches sont à déléguer pour qu’elles n’accaparent pas le précieux temps d’un chef d'entreprise. En tant que dirigeant, vous devez rester focus sur les fonctions essentielles de votre entreprise et éviter autant que possible les tâches répétitives.
Cela va stimuler la croissance de l'entreprise lorsque vous allez faire face au moment où le délai d'exécution de vos produits et services sera entravé ou ralenti. Et si vous êtes une startup, cela arrive plus souvent que vous ne le pensez. Si tel est votre cas, c’est souvent le signe que votre entreprise a besoin de s'agrandir, et donc que vous avez besoin de songer à déléguer plus de missions et vous focaliser sur la croissance de votre business.
La flexibilité de vos services et l’amélioration de la qualité du travail au sein de l’entreprise sont également des avantages majeurs qui vous permettront d’offrir vos services de manière plus permanente, et d’augmenter en réactivité. De plus, comme en travaillant avec un assistant virtuel, vous gagnez en ressources, il est alors possible de vous concentrer sur la qualité sans perdre de vue la quantité.
Vous vous en doutez probablement, avec le temps, les missions des assistants en ligne ont bien évolué depuis les premières traces de ce mode de collaboration à distance. Elles ne se résument plus uniquement aux tâches de secrétariat, étant donné qu’il existe aujourd’hui différents profils d’assistants virtuels pouvant prendre en charge une plus large variété de missions.
Celles-ci continuent de faire partie des services les plus demandés auprès des assistants virtuels :
Gestion des e-mails : tri, réponse et organisation.
Gestion du calendrier : programmation de rendez-vous, de réunions et de rappels.
Saisie de données : les feuilles de calcul, les bases de données ou les systèmes de gestion de la relation client (CRM).
Préparation de documents : création, édition et mise en forme de documents et de présentations.
Organisation de voyages : réservation de vols, d'hôtels et de voitures de location.
Prendre soin de la clientèle permet aux petites entreprises de rester compétitives face aux grandes enseignes et marques bien connues. Pour vous aider à maîtriser cette partie de votre business, votre assistant en ligne spécialisé en relation client peut effectuer les tâches suivantes :
Réponse aux demandes de renseignements : Répondre aux questions des clients par e-mail, chat ou médias sociaux.
Traitement des réclamations : prise en charge et résolution des problèmes des clients.
Traitement des commandes : gestion des commandes, des remboursements et du suivi des expéditions.
Le contenu que vous publiez étant aussi important que les services que vous vendez, il est fondamental d’en confier la gestion à un professionnel en la matière, notamment pour les tâches suivantes :
La rédaction : création d’articles de blog, de descriptifs de produit, de bulletins d'information et de contenu pour les médias sociaux.
La correction et la relecture : revoir et affiner le contenu écrit ; humaniser le contenu avec ou sans l’aide de l’intelligence artificielle.
La conception graphique : graphisme pour vos sites web, vos profils de réseaux sociaux et gestion de matériel de marketing.
Le montage vidéo : pour créer vos vidéos à destination de toute plateforme (YouTube, site internet, clips publicitaires…)
Pour que le contenu soit géré de manière autonome, vous pouvez aussi confier leur gestion et leur publication à un collaborateur spécialisé en réseaux sociaux.
Une assistante virtuelle de Madagascar est une aide efficace pour vous aider à réaliser plus de ventes et soigner votre marketing, à travers ces missions :
Aussi bien pour votre équipe en interne que pour vos clients, une assistance technique peut être fournie par un collaborateur à distance. Entre autres, voici ce qu’il peut faire :
Outre les tâches strictement rattachées à l’entreprise, un assistant en ligne peut vous aider à effectuer certaines missions d’ordre personnel. Cela vous laisse plus d’élan pour vous focaliser dans d’autres projets :
Lorsque les affaires commencent à prendre de l’ampleur, il est parfois nécessaire de déléguer les missions ardues comme celles qui touchent à la comptabilité :
Selon sa qualification, une aide en ligne peut se voir confier la gestion de certains projets importants pour l’entreprise. En cela, sa mission prendrait les formes suivantes :
Pour toute démarche commerciale que vous souhaitez entreprendre, les travaux d’études et de recherche peuvent être confiés à un assistant virtuel France :
Si vous avez une boutique en ligne, une aide sur certains fronts peut être la bienvenue. Voici comment un assistant à distance peut vous prêter main forte :
La clé pour un travail d’équipe bien effectif commence par le début de la collaboration. Avant de déléguer toute mission à votre assistante virtuelle de Madagascar, pensez à définir et à trouver le profil de l’assistante qui conviendra le mieux pour vos projets et vos valeurs.
Pour trouver cette perle rare, vous pouvez faire confiance à VotreAssistantVirtuel.com.
Douée de son expérience de plus d’une décennie, cette agence de placement d’assistants virtuels peut vous dénicher le talent qu’il vous faut en un temps record. Une fois que vous aurez décidé de la personne à embaucher, vous pourrez prendre en compte les conseils suivants, afin de travailler avec votre assistant virtuel de manière efficace.
Avant d’engager votre assistant personnel en ligne, déterminez les tâches que vous souhaitez lui confier, puis estimez le temps que vous aurez gagné en déléguant ces missions. Pensez également au budget que vous souhaitez accorder à ce service.
Sachez qu'en embauchant une assistante virtuelle francophone, vous n’aurez pas à investir de l’argent pour l’achat de bureau ni à payer pour une location d’espace de travail. Il est estimé que l'embauche d'assistants virtuels à bas coût peut entraîner des économies allant jusqu'à 40% des coûts d'exploitation. Ces économies peuvent ensuite être réaffectées pour d'autres investissements dans votre entreprise.
Demandez-vous si la maîtrise parfaite du français ou de l’anglais est un critère important pour les tâches que vous allez confier à votre VA (Virtual Assistant). Par exemple, la comptabilité peut être exécutée par une personne qui se débrouille bien en français, mais il est préférable de confier la rédaction d’articles de blog à une personne dont le français est sa langue maternelle.
Au début d'une relation de travail, il est bénéfique de partager des documents, de cette manière vous pourrez donner aisément toutes les informations : images, données, codes d’accès nécessaires pour que votre assistant travaille efficacement.
Un dossier comprenant une liste des projets en cours est également une bonne idée, vous pourrez ainsi suivre en temps réel l'avancement de votre assistante, Google Drive ou Dropbox sont des outils qui s'adaptent parfaitement à cet usage. Ce sera un lieu pour mettre à jour, faire des remarques sur le travail. Vous pourrez indiquer quelles tâches doivent être traitées en priorité et le délai pour les réaliser. Votre assistant virtuel francophone pourra par la suite indiquer les missions finies ou celles qui sont en cours de réalisation.
Nous l'avons vu tout à l'heure, cela passe par indiquer les missions à traiter en priorité, mais aussi, décrivez avec minutie les tâches que vous lui confier, par exemple si vous voulez qu'elle écrive un article SEO ou une publication sur les réseaux sociaux, guidez-la sur les idées d'articles, sur les tailles du texte, etc. Une fois que votre VA (Virtual Assistant) aura bien maîtrisé sa mission, elle sera d'autant plus à l'aise à la réaliser et satisfera pleinement vos attentes. Petit à petit, votre assistant virtuel prend de l'autonomie et vous n'en sortirez que gagnant.
Il peut être tentant de limiter le nombre d'appels et d'envois d'emails ; mais, la communication s’avère être la clé d’une relation réussie, et encore plus quand on la commence. Il est conseillé les premiers jours de contacter régulièrement votre assistant virtuel. Vous apprendrez ainsi à mieux la connaître, à sympathiser avec elle et à lui faire confiance pour lui déléguer davantage de travail en toute sérénité. De son côté, votre aide à distance sera d'autant plus motivée si vous suivez son travail. Elle pourra poursuivre sa mission sans difficulté si vous répondez à ses questions.
Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire dans la gestion de votre entreprise, un assistant virtuel à bas coût vous sera certainement bénéfique. Alors qu'internet vous permet techniquement d'accéder à toutes sortes de profils, pourquoi vous priver d’un service de mise à disposition avantageux ?
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