Quelles options pour réduire les coûts de fonctionnement d’une TPE/PME ?

Outre les investissements de départ, les coûts de fonctionnement de votre entreprise, vous y êtes confronté tous les jours …ou tous les mois. Entre le paiement des fournisseurs, les salaires à verser, les dépenses locatives, etc., la note peut rapidement revenir plus salée que prévu, surtout qu’une TPE/PME est souvent sensible aux aléas du marché. C’est à ce moment que vous vous demandez s’il existe des moyens pour réduire les coûts de fonctionnement.

Si vous êtes un chef d’entreprise de petite taille à taille moyenne, quelques astuces qui vont vous permettre de réaliser des économies à court et à long terme sur les coûts fixes et les coûts variables de votre entreprise. Si vous êtes un nouvel entrepreneur en quête d’une solution permettant d’ajuster vos dépenses à votre budget, voici la check-list gagnante.

Étape 1 : N’engagez pas de salariés

par quel moyen réduire les coûts de fonctionnement de son entreprise ?

Arrivé à un certain stade dans la gestion de votre entreprise, vous commencez à avoir besoin d’aide, aussi bien pour gérer les affaires internes que pour les relations externes. L’idée qui vient tout naturellement est celle d’engager un assistant salarié. Pourtant, cette option présente un inconvénient vous empêchant de réduire les coûts de fonctionnement : les charges salariales, constituant un coût fixe, à payer même si vous n’êtes pas en activité.

Si dans un contrat de travail normal, les cotisations sociales s’élèvent à 82 % du salaire net d’un employé en entreprise. Ce pourcentage est décortiqué comme suit : 28 % pour la cotisation salariale, ensuite 42 %, pour la cotisation patronale. D'une manière simplifiée, l'on peut dire que 100 % de salaire net va vous revenir, en réalité, à 182 %. Même s’il semble que le paiement de la cotisation salariale incombe au salarié, c’est l’employeur qui la reverse à l’URSSAF.

En prenant un exemple concret, nous pouvons voir l’évolution suivante :

  • Pour 1000 euros de salaire net (reçu par le salarié), vous ajoutez 28 % (282 euros, plus exactement) pour obtenir un salaire brut de 1282 euros.
  • À cela, vous allez encore ajouter 42 % (538 euros) et cela va donner 1820 euros.

Si le budget de fonctionnement de votre entreprise n’est pas dans sa meilleure forme, il est déconseillé d’embaucher un salarié, afin d’arriver rapidement à réduire les coûts de fonctionnement. A la place, vous pouvez vous tourner vers un mode de recrutement moins contraignante et plus libre comme celui de VAV.

Étape 2 : Dématérialisez vos services, choisissez Internet

comment réduire au maximum ses coûts de fonctionnement ?

Bien souvent, les charges locatives ne vous permettent pas de réduire les coûts de fonctionnement de l’entreprise, au contraire. Bien que le contexte actuel permet de croire à une baisse du coût de l’immobilier, il reste difficile de louer un bureau à bas coût pour votre TPE, en particulier si vous souhaitez disposer d’un espace de travail privé.

Bonne nouvelle ! Il est possible de restreindre l’espace dont vous avez besoin pour travailler, il est même possible que vous choisissiez de travailler depuis chez vous. Bien que ces possibilités dépendent grandement de votre secteur d’activité, l’un d’entre eux constitue inévitablement un bon moyen pour réduire vos dépenses concernant l’immobilier.

Afin de compenser cette limitation ou absence de visibilité physique, il est important de commencer à explorer Internet. Le point fort d’Internet est l’infinité de possibilités pour que votre enseigne soit visible. Il s’agit d’une excellente plateforme pour attirer des prospects et vous permettre d’accroitre votre popularité.

L’avantage de dématérialiser ses services est de réduire les coûts de fonctionnement en comptant sur l’aide d’un assistant webmarketing en télétravail, un assistant-freelance spécialisé dans l’e-commerce ou un community manager à distance pour lancer votre campagne de visibilité et administrer vos sites et réseaux sociaux. En effet, Internet permet de collaborer aisément sans aucun contact physique.

En tant qu’entreprise de placement d’assistants virtuels possédant une expérience de 12 ans. VAV a concocté pour vous cette vidéo dans laquelle vous trouverez des astuces pour choisir l’assistant virtuel idéal et bien débuter la collaboration.

Étape 3 : Recrutez à l’étranger

comment réduire ses charges d’entreprise ?

Une fois que vous avez défini le profil des assistants dont vous avez besoin pour assurer la bonne marche de vos activités, il est temps de passer à la vitesse supérieure pour réduire les coûts de fonctionnement dans votre entreprise. Pour cela, il vous suffit de ratisser plus large et étudier la perspective d’embaucher un assistant à distance à l’étranger.

Dans les pays comme Madagascar (francophone), l’Inde ou encore les Philippines (anglophones), d’ailleurs désignés comme des pays à bas coûts, vous pouvez aisément trouver un bon rapport qualité de services/coûts. En choisissant des assistants issus de ces pays, vous pourriez être surpris de l’impact cela aurait sur votre croissance. Cette option vous rend votre liberté de la manière suivante :

  • L’assistant virtuel va s’occuper des tâches chronophages pour vous et cela vous permet de vous focaliser sur le cœur d’activité de votre entreprise.
  • Outre le fait de coûter moins cher, une assistante virtuelle travaillant en freelance ou travaillant pour une entreprise de placement spécialisée vous libère des charges sociales.
  • Grâce à la flexibilité dont un assistant à distance fait preuve, vous allez former l’équipe gagnante dont vous avez toujours rêvé pour faire décoller votre commerce.
  • De plus, les services d’assistance virtuelle deviennent des coûts variables, car il vous est possible d’arrêter la collaboration à tout moment et sans frais, lorsque vous estimez ne plus avoir besoin des services de l’assistant.
  • Les qualifications d’une assistante de Madagascar, par exemple, vous permet de jouir d’une collaboration riche, fructueuse et low-cost.

Étape 4 : Investissez sur le long terme

comment réduire ses coûts fixes - entrepreneurs?

Afin de réduire les coûts de fonctionnement, il est important de penser à pérenniser les collaborations internes, car il vaut toujours mieux garder un collaborateur plutôt que d’en chercher tous les ans. Afin de garder le cap, investissez dans vos ressources humaines : du temps, de l’argent… pour que vos collaborations deviennent solides et solidaires, visant des intérêts communs.

D’abord, pensez à ménager vos assistants. Au début de la collaboration avec un assistant virtuel, il est facile de tomber dans un piège fatal : tout lui demander d’un seul coup et pour tout de suite. C’est une mauvaise manière de commencer un travail en équipe. D’abord, il faut confier à votre aide un objectif à la fois, puis la former peu à peu pour qu’elle puisse gérer les missions qui vont suivre.

La deuxième valeur sûre est de former votre équipe. Vous pouvez réduire les coûts de fonctionnement de votre entreprise en permettant à vos assistants de monter en compétence en suivant différentes formations. Cela peut vous permettre de compter sur l’un de vos assistants pour prendre de nouvelles responsabilités au moment opportun.

Enfin, l’investissement qui permet de faire le suivi du travail et de manifester de l’intérêt aux autres membres de votre équipe est la communication. Restez connecté avec eux sur une base régulière. En utilisant les outils de télétravail, l’interaction est garantie lorsque vous prenez la peine de revoir leur travail, prodiguer des conseils, etc. En résumé, vous devez investir dans des relations professionnelles à caractère humain et qualitatif pour protéger vos arrières.

Pour définir l’option la plus adéquate pour votre entreprise, n’hésitez pas à nous confier vos besoins. Vous allez rencontrer l’assistante virtuelle qu’il vous faut, sélectionnée par nos soins à partir de vos critères. Vous pouvez directement vous mettre en relation avec Monsieur Janet, Directeur de VAV, ci-après les coordonnées :

Skype: franckjanet
Paris: +33 9 70 46 70 59
franck@votreassistantvirtuel.com / www.VotreAssistantVirtuel.com