Comment assurer une communication interne efficace ?

Mettre en place une communication interne efficace permet d’améliorer la cohésion d’équipe et la productivité de l’entreprise. Suivez ce guide.

Une communication interne efficace, c’est la garantie d’avoir un lieu de travail où tous les membres de l’équipe sont engagés et où la culture d’entreprise prospère. Dans ce contexte, les décisions sont prises efficacement et les crises sont gérées facilement.

Avoir une stratégie de communication interne efficace fait la différence entre la prospérité et le naufrage de votre entreprise face aux défis.

Qu'est-ce qu'une bonne communication interne ?

La communication interne va un peu plus loin que la simple socialisation entre collaborateurs. En réalité, il s’agit de la manière dont les informations circulent entre les départements et les équipes au sein d’une entreprise. L’objectif principal d’une communication interne est essentiellement de faire en sorte que les collaborateurs soient informés et en contact les uns avec les autres.

Afin de créer une communication saine et un environnement de travail sain, un plan de communication interne efficace doit fournir les éléments clés suivants :

Aider les collaborateurs à se tenir au courant des valeurs et de la mission de l'entreprise
Promouvoir la transparence et l'engagement des collaborateurs
Créer une ambiance de coopération efficace entre les équipes et chaque élément
Veiller à ce que tous les membres de l'équipe soient informés des changements au sein de l'entreprise, des décisions de la direction et des raisons qui sous-tendent les nouvelles orientations.

Quels sont les différents types de communication interne ?

Il est important de noter que la communication interne n'est pas un domaine à taille unique. Les différents types de communication répondent à des objectifs et à des publics variés au sein de votre entreprise.

Comprendre ces types de communication peut vous aider à adapter vos stratégies de communication pour un impact maximal.

1. La communication descendante : elle va de l'équipe dirigeante aux subordonnés de tous rangs. Il s'agit notamment des annonces de l'entreprise, des changements de politique ou des objectifs trimestriels.
2. La communication ascendante : elle part du personnel subalterne et va vers le haut. Les enquêtes auprès des collaborateurs, les boîtes à idées et les réunions d'équipe où l'on cherche activement à obtenir un retour d'information en sont autant de plateformes.
3. La communication horizontale : elle fait référence à la communication qui a lieu entre les collaborateurs ou entre départements au même niveau hiérarchique au sein de l’entreprise.
4. La communication diagonale : cette communication interfonctionnelle et inter-niveaux peut être illustrée par l’exemple d’un responsable informatique qui communique directement avec un responsable marketing au sujet d'un problème technique affectant une campagne de marketing.
5. La communication avec les nouvelles recrues : elle se concentre sur l'accueil et l'intégration des nouveaux employés dans l’entreprise. Sous la forme d’e-mails de bienvenue, orientation, plans de formation et contrôles réguliers…, elle sert à démontrer la culture d'entreprise, à valoriser et équiper le nouvel arrivant.
6. Les communications de culture d’entreprise s’articulent autour du bien-être,de la santé et la sécurité, la diversité… Elles visent à promouvoir le bien-être des collaborateurs, l’information et l'éducation de chacun sur les protocoles, les lignes directrices et les meilleures pratiques afin de garantir un environnement de travail sûr, sain et inclusif.
7. La communication de crise : c’est un type spécialisé de messagerie interne visant à gérer et à atténuer les urgences ou les situations imprévues : gestion des violations de données, des rappels de produits ou même des pandémies mondiales.
8. La communication de campagne : elle se concentre sur la promotion d'initiatives ou d'objectifs spécifiques au sein de l’entreprise : lancement d'un nouveau produit, promotion d'un changement culturel, participation à une enquête à l'échelle de l'entreprise ; elle permet une mise à jour sur les principales campagnes et offre l'occasion d'envoyer un appel à l'action si nécessaire.

Pourquoi la communication interne en entreprise est-elle si importante ?

La communication interne est souvent considérée comme le pouls de la réussite d'une organisation, mais pourquoi est-elle si importante ? En bref, des pratiques de communication interne solides peuvent stimuler l'engagement des employés et favoriser une plus grande productivité, mais aussi une meilleure collaboration au sein des équipes.

Les parties concernées reçoivent rapidement des informations sur les événements, les changements de politique, les formations, les initiatives commerciales à venir et les mises à jour générales de l'entreprise.
Les employés sont plus enclins à partager leurs opinions, leurs préoccupations, leurs réalisations et leurs idées générales avec leurs collègues, leurs responsables et les autres membres de l'entreprise.
L’entreprise gagne en productivité, car les principaux membres de l'équipe disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour mener à bien leurs projets.
La collaboration au sein des équipes est encouragée dans tous les domaines de l’entreprise.
La gestion des crises et la hiérarchisation des tâches sont facilitées.
Une meilleure culture d'entreprise grâce à la clarté des objectifs, de la mission et des valeurs.

Quels sont les outils de la communication interne?

Pour que les informations circulent de manière fluide et que la dynamique soit aisément installée, disposé des canaux suivants est fondamental :

Les outils de communication interne visuelle
Les forums et réseau social d’entreprise
Les outils de chat, de messagerie instantanée et de visioconférence
Les outils de collaboration
Les outils pour créer et diffuser une newsletter interne
Les outils d'enquête auprès des employés…

Des solutions combinées sont disponibles pour garder la connexion entre les équipes que vous pouvez utiliser à tout instant : Slack, Asana, Google Workplace, Microsoft 365… Bien organisés et ergonomiques, ces outils tout-en-un sont conçus pour favoriser une communication interne efficace dans votre entreprise.

Liste des outils pour réussir à bien télétravailler et collaborer

3 bonnes pratiques pour une communication interne efficace

Lorsque les membres de l'équipe se sentent bien équipés, ils sont plus productifs, plus heureux et plus engagés dans la vision de votre entreprise. Découvrez les bonnes pratiques pour créer un plan de communication interne efficace de façon continue.

Effectuer un audit de la communication interne

Une mauvaise communication entre la direction, l'encadrement et les membres de l'équipe risque d'entraîner de mauvais résultats. En évaluant votre organisation, vous devez vous poser certaines questions pour déterminer si vos canaux de communication actuels sont nécessaires et cohérents. Avez-vous besoin de tous les canaux que vous utilisez actuellement ? Vos efforts de communication sont-ils coordonnés ?

Sélectionner les bons outils

Avant de vous tourner vers la plateforme la plus connue sur le marché, faites l'inventaire de tout ce dont vous avez besoin dans un outil de communication interne afin de pouvoir choisir l'option qui répond le mieux à vos besoins spécifiques. Vous pourriez trouver votre bonheur dans la petite sélection de plateformes collaboratives que nous vous avons proposée précédemment.

Envoyez des communications régulières, claires, concises et cohérentes

Diffuser trop de messages peu pertinents conditionne les collaborateurs à ignorer les communications internes. Cependant, un manque de régularité et de transparence installe une ambiance de méfiance et d'anxiété. Au lieu de cela, créez une cadence de communication régulière afin que les membres de l'équipe se sentent inclus et capables d’anticiper vos messages. Simplifiez vos contenus pour qu’ils soient brefs et pertinents ; mais surtout en cohérence avec vos valeurs d’entreprise

Evaluez vos contenus avant chaque envoi

Appliquez des filtres pour savoir si les messages que vous envoyez sont les plus indiqués aux situations :

Ce message contient-il des informations nouvelles ?
Ces informations sont-elles importantes pour tous les destinataires ?
Ce message transmet-il un contexte essentiel et approprié ?
Est-ce que je communique avec autorité, empathie et confiance ?
Cette déclaration renforce-t-elle notre vision, notre mission et nos valeurs ?

Solliciter et favoriser le dialogue

Facilitez les canaux de communication bidirectionnels pour encourager le retour d'information et le dialogue. Un dialogue régulier peut aider votre organisation à rester alignée sur ses objectifs, à développer de nouvelles stratégies, à améliorer les relations interpersonnelles et à mettre au jour les solutions aux problèmes.

Investissez dans la communication d’intégration des nouveaux arrivants

Lorsqu'un nouveau membre de l'équipe est embauché, le processus d'intégration doit comprendre un examen approfondi de l'image de marque, des messages clés et des valeurs distinctives de l'entreprise. Plus les membres de votre équipe sont compétents en matière de communication, mieux ils sont à même de représenter votre marque.

Quelles sont les erreurs à éviter pour bien établir votre communication interne ?

Autant qu’une stratégie efficace peut renforcer la cohésion de l'équipe, améliorer l'engagement des employés et accélérer la réalisation des objectifs. De la même manière, certaines pratiques courantes peuvent entraver ces avantages.

Le manque de clarté dans les messages : cela peut entraîner des erreurs, des retards dans les projets et une baisse du moral des employés. Pour y remédier, chaque message doit être rédigé avec soin. Utilisez un langage simple et direct, structuré et intelligible.
La surcharge d'informations : il est crucial de filtrer ce qui est partagé au sein de l'entreprise. Hiérarchisez et classez les informations en fonction de leur urgence et de leur importance. Envisagez d'utiliser des résumés pour les communications longues, en mettant en évidence les actions requises par le destinataire, ainsi que la mise en place de bulletins d'information périodiques.
La négligence du retour d'information des employés : car il mesure le moral, l'engagement et la satisfaction des employés. Ignorer ces informations précieuses, c'est manquer des opportunités d'améliorer et renforcer l'esprit d'équipe.
L’absence de dialogue bilatéral : il faut améliorer un environnement où la communication est réellement interactive. Cela permet d’encourager la participation active de chacun, de recueillir des idées novatrices et de résoudre des problèmes en collaboration.
La diffusion de messages sans ciblage : la diversité des rôles et des fonctions au sein de l’entreprise requiert une diversification de l’approche de communication. Les messages doivent être adaptés pour répondre aux besoins spécifiques des différents groupes.

Avant de vous avancer dans la communication externe et la vente de vos produits, il est primordial de peaufiner les stratégies de communication interne pour la rendre aussi efficace que la cohésion d’équipe et la productivité grandissent de manière exponentielle, avec ou sans team building.

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