Comment déléguer des tâches administratives à une assistante virtuelle ?

Déléguer des tâches administratives efficacement à une assistante virtuelle

Lorsque vous déléguez, vous donnez les rennes à une autre personne, à qui vous allez devoir avoir une entière confiance. Il s'agit d'une compétence essentielle qui peut être difficile à acquérir pour certains. En effet, elle implique de renoncer au contrôle et de compter sur les capacités de l’assistante virtuelle pour accomplir les tâches ; des tâches souvent importantes pour la bonne marche des activités de l’entreprise.

Vous souhaitez déléguer certaines tâches administratives ? Suivez ce guide qui peut vous permettre de réussir votre délégation. Votre équipe va ainsi pouvoir gagner en productivité et vous atteindrez bien assez rapidement un meilleur ROI.

Rappel : pourquoi déléguer des tâches administratives ?

Plusieurs articles auparavant ont déjà énoncé les avantages de la délégation de tâches, spécialement celles d’ordre administratif. Voici un rappel succinct des intérêts que vous pouvez tirer de la délégation des missions d’organisation et d’administration.

Un meilleur usage de votre temps sur les tâches de plus haut niveau

Lorsque vous déléguez, vous n'êtes pas accaparé par des tâches chronophages que représente l’administration d’entreprise. Cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur des tâches comme la gestion des opérations de base ou le développement de votre réseau pour faire croître votre entreprise. En tant que dirigeant, au lieu d’être constamment dans une course contre la montre pour terminer des travaux répétitifs, vous pouvez consacrer votre temps à des activités qui feront progresser votre entreprise.

Plus grande efficacité sur le lieu de travail

Personne ne peut être doué pour tout. Bien sûr, vous pouvez avoir différentes compétences, mais certaines personnes sont mieux équipées en compétences et en expérience pour accomplir certaines tâches ; notamment, l’administration. Lorsque vous déléguez, vous pouvez rendre votre entreprise plus efficace : vous laissez ce domaine à un professionnel et vous vous consacrez à ce pour quoi vous êtes le/la meilleur(e). De plus, il est toujours plus efficace de travailler en sachant que vous pouvez compter sur une équipe.

Vous jouissez d’une meilleure qualité de vie

Être à la tête d’une entreprise en développement est parfois (si ce n’est pas toujours) éreintant. À mesure que vos responsabilités augmentent, le stress lié au travail s'accroît également, ce qui a des répercussions sur votre bien-être émotionnel. En outre, essayer de tout faire vous-même signifie souvent travailler de longues heures. Vous n'aurez donc pas de temps à consacrer à votre famille et à vos amis (ou à vous-même !) En déléguant les missions administratives, vous vous donnez la possibilité de faire une pause sans compromettre la croissance de votre entreprise.

3 questions importantes à se poser pour bien déléguer des tâches administratives

Il existe des situations qui requièrent absolument la délégation de l’administration. De même, bien discerner les personnes à qui déléguer les tâches est cruciale. C’est d’ailleurs pour cette raison que vous devez passer par une agence sérieuse pour dénicher votre assistant en administration.

Question 1 : Est-ce le bon moment pour déléguer l’administration ?

Pour que les tâches déléguées soient efficaces, vous devez d'abord vous demander si la situation de votre entreprise requiert l’embauche d’une assistante pour les missions d’organisation et les tâches d’administration. Bien entendu, il s’agit d’un département incontournable que vous ne pouvez pas supprimer, même si vous n’avez pas le temps de vous en occuper. Seulement, il faut déterminer si une simple organisation de votre agenda suffit ou si engager une secrétaire à distance est la solution.

Question 2 : Qui est le mieux indiqué pour la mission ?

Naturellement, il vous faut une personne de confiance pour prendre en charge votre administration et représenter votre entreprise De manière générale. Il est fortement encouragé de choisir une personne spécialisée dans la gestion d'affaires d'entreprises et dans l'organisation. Cela vous mettra plus en confiance quant au fait que cette personne pourra effectuer ce travail avec professionnalisme et maîtrise de son domaine. C’est le cas d’une secrétaire virtuelle, possédant les qualités requises pour aider votre entreprise à gagner en productivité.

Question 3 : A combien cela va-t-il revenir ?

Nombres de personnes pensent que les TPE possèdent trop peu de fonds propres pour investir dans l’embauche d’une aide. Contrairement aux apparences, investir dans la formation d’une équipe qui a pour objectif de vous faire gagner en productivité ne peut qu’être bénéfique et vous apporte énormément d’efficacité pour optimiser vos retours sur investissement. Pensez à vous tourner vers des agences de placement d’assistantes virtuelles compétentes comme VAV, avec ses +15 années d’expérience pour vous aider à trouver la perle rare à un coût particulièrement intéressant.

La checklist ultime pour réussir la délégation des tâches administratives

Comment déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes ? Comment faire le suivi du travail ? Comment tirer le meilleur de la délégation des tâches administratives ? Voici une simple checklist pour vous orienter vers une collaboration à distance réussie en termes d’administration :

Choisissez la bonne personne : Contactez une agence d’assistants virtuels compétents et organisés qui peut vous accompagner dans votre choix.
Faites un entretien et faites correspondre les exigences du poste aux capacités de la personne : Il est primordial de rencontrer la personne et discuter de tous les détails de la mission avant de conclure un contrat. Si nécessaire, vous pouvez procéder à une formation aux outils que vous utilisez.
Enregistrez tous les détails discutés et convenus dans le cahier des charges ou le contrat de collaboration. A ce moment-là, cela va vous servir de charte et de référence pour conduire les activités.
Prenez note de tous les moyens de contac t dont votre nouveau collaborateur dispose. Définissez les heures de disponibilité pour les appels etc.
Si vous prenez un débutant, déléguez les tâches de manière graduée afin de renforcer ses capacités et d’intégrer à moyen terme une compréhension et une maîtrise aiguisées de votre entreprise, de ses valeurs, des modes opératoires que vous voulez instaurer entre vous.
Déléguez en posant des objectifs clairs . Rendez-les mesurables. Si vous ne pouvez pas les mesurer, vous ne pouvez pas les gérer. Expliquez ce qui doit être fait, comment vous pensez que cela doit être fait, et les raisons pour lesquelles vous faites ce travail en premier lieu. Puis, posez des KPI qui vous permettront de faire une évaluation claire à chaque échéance.
Posez des deadlines . Ceci est extrêmement important pour que vous vous entendiez et pour faciliter le suivi. Vous allez ainsi, des deux côtés, gagner encore plus d’efficacité. Car, après tout, un travail sans échéance n'est qu'une discussion.
Lâchez prise . Même si cette partie pose parfois problème pour les chefs d’entreprise, elle est fondamentale pour vous permettre de vous concentrer réellement sur votre cœur d’activité.
Faites une évaluation périodique . Posez des cycles et des modalités d’évaluation qui vous aideront à comprendre les processus en cours, les projets et à prendre les feedbacks de votre collaborateur.

La délégation des tâches administratives est l'une des actions les plus importantes et les plus efficaces pour qu’un manager d’entreprise puisse gagner en efficacité et pour qu’une équipe avance dans ses projets tout en restant administrativement performante. Que l’entreprise soit en phase de création, de développement ou de croissance déjà avérée, vous gagnerez en productivité à déléguer votre administration. Il suffit de choisir une personne compétente via une agence efficace et expérimentée, puis de suivre ces directives personnalisables pour déléguer en toute quiétude.