Comment gagner du temps et augmenter la productivité ?

Découvrez ces astuces simples pour gagner du temps et augmenter la productivité au sein de votre entreprise.

De manière générale, l’efficacité consiste à utiliser stratégiquement le temps et les ressources pour travailler de manière plus intelligente, plutôt que plus durement. L’objectif est de maximiser les résultats tout en minimisant le temps de travail et les efforts.

Afin de gagner en productivité au sein d’une entreprise, se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée permet aux managers d’être plus efficaces. En hiérarchisant les tâches, en fixant des objectifs et en s’efforçant de les atteindre, il est possible d’améliorer la productivité et obtenir de meilleurs résultats à chaque échelon.

Pourquoi vouloir gagner du temps ?

A quoi vous attendre lorsque vous économisez du temps ? Cela présente de nombreux avantages. Cela permet d’augmenter la productivité et d’accroître les résultats de l’entreprise de manière efficace.

Un meilleur rendement et de meilleurs résultats en utilisant moins de temps. Cela peut vous aider à respecter plus facilement les délais, à progresser vers vos objectifs et à améliorer vos performances globales.
Une intelligence collaborative accrue. Travailler plus intelligemment signifie déléguer les missions qui peuvent l’être. L'adoption d'outils et de technologies qui améliorent la communication et la coopération peut aider chacun à travailler plus intelligemment et plus rapidement, ce qui se traduit par de meilleurs résultats pour l’équipe.
Une plus grande satisfaction au travail. Sur un plan individuel, être productif et atteindre ses objectifs peut conduire à une plus grande satisfaction professionnelle et à un meilleur accomplissement. Cela peut être particulièrement gratifiant dans la gestion de projet qui s’avère fastidieux ou difficile.
Plus de temps libre. Bien entendu, moins de temps de travail signifie aussi plus de marge en fin de journée. Selon vos autres obligations et vos besoins personnels, vous pouvez vous adonner à vos loisirs, passer du temps avec vos proches ou vous détendre. Le fait de disposer de plus de temps libre chaque jour peut vous aider à mener une vie plus équilibrée et plus satisfaisante.
Amélioration des compétences en matière de résolution de problèmes. Limiter le temps consacré à une liste de tâches ou un projet aidera à aiguiser votre concentration et renforcera votre capacité à penser rapidement et stratégiquement. Par conséquent, vous pouvez prendre de meilleures décisions, trouver de meilleures solutions et être plus performant dans votre travail ; à la fois en tant qu’individu et comme équipe.

Dans l'ensemble, gagner du temps vous donne la possibilité de maximiser votre productivité et vos performances. Outre les nombreux avantages que cela procure pour le travail en lui-même, cela peut également améliorer le moral et stimuler la motivation, ce qui en fait un atout précieux pour tout individu et toute entreprise prospère.

Est-il possible d'augmenter sa productivité au travail ?

En règle générale, il existe quelques facteurs qui définissent le niveau de productivité. D’abord, la concentration, puisqu’il est important que la personne affectée à toute mission soit dédiée de manière optimale à sa tâche. Ensuite, l'énergie ; vous devez disposer de l'énergie mentale et physique nécessaire pour mener à bien votre tâche. Puis la gestion du temps, ou la capacité de hiérarchiser les tâches de manière stratégique et d’organiser votre temps efficacement. Enfin, la cohérence ; être capable de conjuguer efficacement les ressources et les énergies disponibles est fondamental, afin de maintenir un rythme régulier et propice à la productivité.

Compte tenu de ces paramètres, on peut dire que l’atteinte d’un niveau de productivité supérieure est tout à fait possible. Il suffit d’optimiser ces facteurs et créer un système qui fonctionne de manière scalable, que ce soit pour l’exécution d’une série de missions ou dans le flux de travail général de l’entreprise.

Comment améliorer la productivité d'une entreprise grâce à un assistant virtuel ?

Que peut-on faire pour gagner du temps et gagner en productivité ?

Comment mettre à profit tout ce qu’une journée de travail à vous offrir pour augmenter la productivité au sein de votre entreprise ? Il suffit de penser à exploiter les précédents éléments pour ne pas perdre du temps et atteindre vos objectifs un pas à la fois.

La concentration : une tâche à la fois

Prendre en charge toutes les missions à la fois constitue une fausse bonne idée que nous continuons pourtant à entretenir. Pour gagner en productivité au travail, il faut surtout privilégier le focus sur une mission à la fois. Autant que possible, il faut éviter le multitasking. Que ce soit pour vous - manager d’entreprise - ou pour vos collaborateurs, préférez toujours la qualité à la quantité.

Là où l’apparence définit une personne comme multitâches, le cerveau montre pourtant qu’il est capable de se concentrer sur une tâche à la fois. En réalité, selon des études françaises, le temps que met le cerveau à transiter d’une tâche à une autre varie entre une milliseconde et un quart de seconde. Cette variation donne l’illusion du multitasking efficace, ce qui minimise le manque à gagner occasionné par ces transitions additionnées entre elles.

Ce temps de transition non productif peut être évité en réduisant les missions à traiter à la fois. Fragmenter les tâches en sous-tâches pour faciliter le dispatch, puis assurez-vous qu’une mission est achevée avant de s’attaquer à une autre. Pour aider tout un chacun à suivre ce rythme, vous pouvez utiliser des outils de collaboration de type kanban comme Trello ou Asana.

La hiérarchisation des priorités : la matrice d'Eisenhower

Tous les moyens pourraient être exploités pour gagner en productivité, mais l’une des plus connues est ce qu’on appelle la matrice d'Eisenhower. Également connue sous le nom de matrice urgent-important, il s’agit un outil de gestion du temps conçu pour aider à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Une méthode que l’on doit au président américain Dwight D. Eisenhower en personne, un as de la productivité.

Sous forme de quadrants, la matrice classifie les tâches en quatre selon leur niveau de priorité :

Urgent et important (quadrant 1) : Les tâches qui requièrent une attention immédiate et qui sont essentielles pour atteindre les objectifs ou respecter les délais. Il faut s'y atteler dans l’immédiat.
Non urgent et important (quadrant 2) : Les tâches qui contribuent au succès à long terme mais ne nécessitent pas d'action immédiate (par exemple, planification stratégique, développement des compétences). Planifiez ces tâches.
Urgent et peu important (quadrant 3) : Les tâches qui demandent de l'attention mais qui ne sont pas essentielles aux objectifs à long terme. Vous devez déléguer ces tâches.
Non urgent et non important (quadrant 4) : Ces tâches qui ne sont ni sensibles au temps ni orientées vers un objectif sont des tâches à éliminer.

QUADRANT 1 Urgent et important (à faire dans l’immédiat)	QUADRANT 2 Non urgent et important (à planifier)
QUADRANT 3 Urgent et peu important (à déléguer)	QUADRANT 4 Non urgent et non important (à éliminer)

De manière pratique, comment utiliser la matrice d'Eisenhower ? Le processus peut prendre deux étapes :

Etape 1 : identification des tâches :

Dressez la liste de vos tâches en notant toutes les tâches que vous devez accomplir.
Classez les tâches par catégorie suivant l’explication précédente.

Etape 2 : action

Mettez en œuvre les tâches du quadrant 1 sans attendre.
Aménagez du temps dans votre agenda pour travailler sur les tâches du quadrant 2.
Déléguer ou externaliser les tâches du quadrant 3. C’est le moment de penser à collaborer avec une assistante virtuelle !
Réduisez ou éliminez les tâches du quadrant 4 pour éviter de perdre du temps.

L’utilisation de la matrice d'Eisenhower présente quelques avantages :

Elle vous aide à prioriser les tâches qui comptent vraiment.
Elle encourage la planification proactive et évite les précipitations de dernière minute.
Elle permet une meilleure répartition du temps et des ressources.
Elle vous aide à identifier les tâches qui peuvent être confiées à d'autres personnes.

L’énergie : hiérarchiser le travail et programmer des sessions de travail en profondeur.

Interdépendante avec la première astuce, économiser et bien gérer le flux d’énergie revient à se concentrer sur une mission à la fois. Mais en plus, l’idée principale est de créer des sessions de travail en profondeur consistant à hiérarchiser les tâches et à les prioriser par ordre de difficulté. Vous allez ensuite pouvoir les ranger dans votre agenda tout au long de la journée en commençant la journée (quand l’énergie est encore à son apogée) avec les missions les plus longues et fastidieuses et en gardant les tâches les moins contraignantes vers la fin (lorsque le niveau d’énergie baisse).

S’il vous arrive de devoir travailler en équipe sur un projet, il est important de savoir respecter les sessions de travail en synchronisant vos sessions. Cela vous évite de vous faire interrompre par un collaborateur au beau milieu de votre temps de travail bloqué. Cette concentration optimale est si importante que cela vaut également pour les distractions de tout ordre comme les notifications de téléphone ou de bureau. Il est alors préférable pendant ces moments de désactiver les notifications et nettoyer votre espace pour ne pas être distrait.

L’efficacité temps : équilibrer les ressources pour gagner du temps

S’il ne s’agit que d’une personne, le temps est une ressource inextensible, alors qu’il est clair que ce qui doit être effectué doit l’être en gardant en tête l’objectif clair posé au début de chaque projet. A moins, bien entendu, de combiner vos 24 heures par jour avec celles d’une autre personne. Aussi, pensez à déléguer les missions et spécialiser les personnes à qui vous les confiez. S’il est nécessaire de le faire, essayez de regrouper les missions par domaine, afin de connaître clairement le profil qui convient.

De même, le raisonnement selon lequel travailler sans relâche doit être abandonné aussi tôt que possible. En effet, comme toute machine performante, le cerveau humain a besoin de temps de pause pour se ressourcer et soutenir la charge de travail qui lui est imposée. Ainsi, il est important de programmer des pauses régulières que ce soit pour vous ou pour les autres membres de votre équipe. Cela permet de reprendre des forces de temps à autre et maintenir une bonne qualité de travail.

La cohérence : mettre en place un système efficace pour mieux gérer son temps

Pour englober tout ce qui a été mentionné, il est fondamental de réitérer l’importance de travailler en équipe. Il est particulièrement conseillé d’engager une assistante virtuelle à bas coût pour vous seconder dans l’exécution des missions les plus spécifiques, ou celles les plus récurrentes. Cela va vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux et à votre cœur d’activité. N’hésitez pas à vous adresser à VotreAssistantVirtuel.com pour trouver l’aide virtuelle qu’il vous faut, vous allez bénéficier d’un accompagnement optimal tout en économisant de l’argent sur les coûts d’embauche, mais surtout, vous allez gagner du temps précieux pour être plus productif.

En travaillant avec une équipe à distance, il faut définir un système de communication propice à la concentration : des heures de concertations programmées, des indications sur la disponibilité de chaque membre de l’équipe (exemple : « Sophie en pleine session de travail, disponible dans 30 minutes », « Robert disponible maintenant », etc.). Il est également astucieux de réduire les réunions à l’essentiel et de créer un système de suivi collaboratif et interactif. En procédant ainsi, vous allez pouvoir maîtriser le temps et faire gagner du temps à vos collaborateurs tout en veillant à augmenter la productivité de l’équipe toute entière.

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