De manière générale, l’efficacité consiste à utiliser stratégiquement le temps et les ressources pour travailler de manière plus intelligente, plutôt que plus durement. L’objectif est de maximiser les résultats tout en minimisant le temps de travail et les efforts. Afin de gagner en productivité au sein d’une entreprise, se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée permet d’être plus efficace pour les managers. En hiérarchisant les tâches, en fixant des objectifs et en s’efforçant de les atteindre, il est possible d’améliorer la productivité et obtenir de meilleurs résultats à chaque échelon.
A quoi vous attendre lorsque vous économisez du temps ? Cela présente de nombreux avantages. Cela permet d’augmenter la productivité et accroître les résultats de l’entreprise de manière efficace.
Dans l'ensemble, gagner du temps vous donne la possibilité de maximiser votre productivité et vos performances. Outre les nombreux avantages que cela procure pour le travail en lui-même, cela peut également améliorer le moral et stimuler la motivation, ce qui en fait un atout précieux pour tout individu et toute entreprise prospère.
En règle générale, il existe quelques facteurs qui définissent le niveau de productivité.
D’abord, la concentration, puisqu’il est important que la personne affectée à toute mission soit dédiée de manière optimale à sa tâche. Ensuite, l'énergie ; vous devez disposer de l'énergie mentale et physique nécessaire pour mener à bien votre tâche. Puis la gestion du temps, ou la capacité de hiérarchiser les tâches de manière stratégique et d’organiser votre temps efficacement. Enfin, la cohérence ; être capable de conjuguer efficacement les ressources et les énergies disponibles est fondamental, afin de maintenir un rythme régulier et propice à la productivité.
Compte tenu de ces paramètres énoncés, on peut dire que l’atteinte d’un niveau de productivité supérieure est tout à fait possible. Il suffit d’optimiser ces facteurs et créer un système qui fonctionne de manière scalable, que ce soit pour l’exécution d’une série de missions ou dans le flux de travail général de l’entreprise.
Comment mettre à profit tout ce qu’une journée de travail à vous offrir pour augmenter la productivité au sein de votre entreprise ? Il suffit de penser à exploiter les précédents éléments pour ne pas perdre du temps et atteindre vos objectifs un pas à la fois.
Prendre en charge toutes les missions à la fois constitue une fausse bonne idée que nous continuons pourtant à entretenir. Pour gagner en productivité au travail, il faut surtout privilégier le focus sur une mission à la fois. Autant que possible, il faut éviter le multitasking. Que ce soit pour vous - manager d’entreprise - ou pour vos collaborateurs, préférez toujours la qualité à la quantité.
Là où l’apparence définit une personne comme multitâches, le cerveau montre pourtant qu’il est capable de se concentrer sur une tâche à la fois. En réalité, selon des études françaises, le temps que met le cerveau à transiter d’une tâche à une autre varie entre une milliseconde et un quart de seconde. Cette variation donne l’illusion du multitasking efficace, ce qui minimise le manque à gagner occasionné par ces transitions additionnées entre elles.
Ce temps de transition non productif peut être évité en réduisant les missions à traiter à la fois. Fragmenter les tâches en sous-tâches pour faciliter le dispatch, puis assurez-vous qu’une mission est achevée avant de s’attaquer à une autre. Pour aider tout un chacun à suivre ce rythme, vous pouvez utiliser des outils de collaboration de type kanban comme Trello ou Asana.
Interdépendant avec la première astuce, économiser et bien gérer le flux d’énergie revient à se concentrer sur une mission à la fois. Mais en plus, l’idée principale est de créer des sessions de travail profond qui consiste à hiérarchiser les tâches et à les prioriser par ordre de difficulté. Vous allez ensuite pouvoir les ranger dans votre agenda tout au long de la journée en commençant la journée (quand l’énergie est encore à son apogée) avec les missions les plus longues et fastidieuses et en gardant les tâches les moins contraignantes vers la fin (lorsque le niveau d’énergie baisse).
S’il vous arrive de devoir travailler en équipe sur un projet, il est important de savoir respecter les sessions de travail en synchronisant vos sessions. Cela vous évite de vous faire interrompre par un collaborateur au beau milieu de votre temps de travail bloqué. Cette concentration optimale est si importante que cela vaut également pour les distractions de tout ordre comme les notifications de téléphone ou de bureau. Il est alors préférable pendant ces moments de désactiver les notifications et nettoyer votre espace pour ne pas être distrait.
S’il ne s’agit que d’une personne, le temps est une ressource inextensible, alors qu’il est clair que ce qui doit être effectué doit l’être en gardant en tête l’objectif clair posé au début de chaque projet. A moins, bien entendu, de combiner vos 24 heures par jour avec celles d’une autre personne. Aussi, pensez à déléguer les missions et spécialiser les personnes à qui vous les confiez. S’il est nécessaire de le faire, essayez de regrouper les missions par domaine, afin de connaître clairement le profil qui convient.
De même, le raisonnement selon lequel travailler sans relâche doit être abandonné aussi tôt que possible. En effet, comme toute machine performante, le cerveau humain a besoin de temps de pause pour se ressourcer et soutenir la charge de travail qui lui est imposée. Ainsi, il est important de programmer des pauses régulières que ce soit pour vous ou pour les autres membres de votre équipe. Cela permet de reprendre des forces de temps à autre et maintenir une bonne qualité de travail.
Pour englober tout ce qui a été mentionné, il est fondamental de réitérer l’importance de travailler en équipe. Il est particulièrement conseillé d’engager une assistante virtuelle à bas coût pour vous seconder dans l’exécution des missions les plus spécifiques, ou celles les plus récurrentes. Cela va vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux et à votre cœur d’activité. N’hésitez pas à vous adresser à VotreAssistantVirtuel.com pour trouver l’aide virtuelle qu’il vous faut, vous allez bénéficier d’un accompagnement optimal tout en économisant de l’argent sur les coûts d’embauche, mais surtout, vous allez gagner du temps précieux pour être plus productif.
En travaillant avec une équipe à distance, il faut définir un système de communication propice à la concentration : des heures de concertations programmées, des indications sur la disponibilité de chaque membre de l’équipe (exemple : « Sophie en pleine session de travail, disponible dans 30 minutes », « Robert disponible maintenant », etc.). Il est également astucieux de réduire les réunions à l’essentiel et de créer un système de suivi collaboratif et interactif. En procédant ainsi, vous allez pouvoir maîtriser le temps et faire gagner du temps à vos collaborateurs tout en veillant à augmenter la productivité de l’équipe toute entière.
24 Juillet 2024
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