Comment améliorer la productivité d'une entreprise ?

La différence entre une bonne idée d’entreprise et une entreprise florissante réside la plupart du temps dans la productivité. Vous pouvez avoir la meilleure idée au monde et tout de même échouer parce que vous ou votre équipe n'avez pas été assez productifs. C'est l'une des raisons pour lesquelles tant de start-ups et de petites entreprises échouent. Et pourtant d’autres entreprises mieux organisées et plus stratégiques peuvent construire leur succès sur la base d’une même idée. Il faut juste disposer des compétences et de la capacité organisationnelle nécessaires pour gagner en productivité.

Si vous ne voulez pas que ce soit le cas pour votre business, vous devez trouver des moyens d’augmenter la productivité de votre entreprise. Alors, comment améliorer la productivité d'une entreprise ? Pourquoi pas engager un assistant virtuel qualifié ?

C'est quoi la productivité d'une entreprise ?

Par définition, la productivité d'une entreprise est perçue comme le rapport entre le volume des intrants et celui des extrants. Alors que la production est généralement une mesure de la quantité de revenus générés par l’entreprise, les intrants peuvent varier en fonction du type de productivité que vous souhaitez mesurer.

La manière la plus simple de définir la productivité est le rapport entre les ventes et le travail ou le capital de l'entreprise. Dans le monde de la manufacture, la productivité peut correspondre au rapport entre les volumes d'entrée et de sortie. Pour une entreprise qui vend des services, elle peut être définie comme le rapport entre les ventes et les heures de travail décomptées.

Par ailleurs, une autre façon de définir la productivité d'une entreprise consiste à déterminer le nombre de tâches accomplies par jour et le nombre d’heures de travail nécessaire à l'achèvement des projets. Cela est valable que vous ayez recours aux services d’un assistant virtuel en ligne ou si vous avez des collaborateurs en interne.

Pourquoi est-il important d'améliorer la productivité ?

Favoriser la productivité est un élément essentiel de la réussite d'une entreprise ; et a également un impact positif sur chaque membre de l’équipe.

Pour l’entreprise, la croissance de la productivité est synonyme de santé et de potentiel de développement élevé. Une entreprise productive peut croître et s’étendre, offrir de nouveaux services et éventuellement baisser ses prix.
Pour les collaborateurs, la productivité est importante, car elle permet aux individus de progresser vers leur plein potentiel. Être productif permet à chacun de mieux gérer son travail, sa vie privée, ses loisirs et ses engagements familiaux avec facilité et sérénité.

Par ailleurs, même si gagner en productivité est un objectif commun, de nombreuses personnes ont du mal à l’atteindre. En réalité, avant de savoir comment améliorer la productivité d'une entreprise, il est essentiel de comprendre combien il est important de le faire.

Une étude menée en Angleterre a déduit que seuls 1/5 des travailleurs déclarent être productifs toute la journée, et le temps productif réel moyen sur une journée de travail de 8 heures est de 2 heures et 53 minutes.

Naturellement, les difficultés rencontrées par les membres de l’équipe en matière de productivité se répercutent en fin de compte sur la production globale de l'entreprise. Alors voici pourquoi il est essentiel d’améliorer la productivité de votre entreprise :

Efficacité accrue : En étant plus productif personnellement, chacun peut accomplir son travail efficacement.
Amélioration des performances individuelles et de l'entreprise : Traditionnellement, nous associons la productivité aux performances. La productivité et les performances de chaque personne contribuent au succès de l'entreprise, ce qui se traduit par une meilleure compétitivité, une augmentation de la rentabilité et, éventuellement, une hausse des salaires.
Amélioration de l'évolutivité : Lorsqu'une entreprise a des niveaux de productivité élevés, elle utilise ses ressources de manière plus efficace et est prête pour la croissance et l'expansion.

Que peut faire une entreprise pour améliorer sa productivité ?

Avant de mener toute action pour améliorer la productivité d’une entreprise, il est important de mesurer les performances dans les aspects que vous souhaitez améliorer. Il existe de nombreuses façons de mesurer la productivité dans les entreprises. Parmi les plus courantes, certaines impliquent historiquement le travail et le capital. Mais après les récents développements en matière d'analyse de la productivité au travail, voici trois types essentiels de productivité à mesurer :

La productivité du travail. On mesure la quantité produite par une entreprise pour chaque heure travaillée. Ce type de productivité est souvent utilisé par les entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti possible de leurs travailleurs. Il se concentre sur la quantité produite par un collaborateur par rapport à son salaire horaire. Toutefois, il ne tient pas compte de variables telles que les distractions ou la surutilisation, qui peuvent affecter la production.
La productivité du capital. On s'intéresse à la manière dont le capital physique est utilisé pour créer des biens ou fournir des services. Il peut s'agir de l'équipement de bureau qu'une entreprise utilise pour soutenir son équipe de service à la clientèle, ou des fournitures d'entrepôt supplémentaires utilisées pendant les périodes de pointe. Elle s'intéresse spécifiquement aux investissements matériels et à la manière dont ils soutiennent les résultats souhaités.
La productivité personnelle. Cela consiste à déterminer dans quelle mesure un individu atteint son plein potentiel au travail. Au lieu d'examiner les feuilles de temps ou les documents, ce type de productivité est mesuré par des indicateurs clés de performance (KPI) et les résultats de l'entreprise. Il tient compte des facteurs qui rendent plus difficile ou plus facile la réalisation des objectifs. Les facteurs de productivité tels que la gestion du temps, l'utilisation d’outils de productivité, le temps de concentration, la collaboration et le multi-tâches sont tous pris en compte.

Comme chaque entreprise est différente, les stratégies qui fonctionnent pour une entreprise peuvent ne pas fonctionner aussi bien pour une autre, surtout s'il y a une différence significative de taille et de secteur d'activité.

La meilleure chose que vous puissiez faire pour votre entreprise est d’abord d'analyser ses points faibles et prendre des décisions en conséquence.

Déléguer les tâches à un assistant virtuel – Quel intérêt pour un entrepreneur ?

4 façons d'améliorer la productivité des entreprises

Après avoir posé un diagnostic des problèmes qui se logent dans vos processus, découvrez maintenant comment améliorer la productivité d'une entreprise de manière efficace.

Fixez vos objectifs

La première chose à faire pour être satisfait de sa productivité personnelle est de définir correctement ses attentes. Lorsque vous êtes enthousiasmé par votre entreprise, il peut vous sembler que terminer trois projets en un mois et signer quatre nouveaux clients avec une équipe de dix personnes est du domaine du possible. Pour la plupart des gens, ce n'est probablement pas le cas.

Analysez les performances de votre équipe et fixez des objectifs qu'elle peut atteindre. Ainsi, vous ne vous sentirez pas mal à l'aise avec la productivité et vous ne conduirez pas votre équipe et vous-même à l'épuisement.

Anticipez vos actions et les imprévus, planifiez

Au lieu de remplir votre journée de travail, choisissez quelques tâches qui sont absolument cruciales pour votre réussite. Faites-en la priorité et ajoutez quelques autres tâches importantes à accomplir par la suite.

Si vous êtes le genre de personne à travailler jusqu'à l'épuisement lorsque vous êtes passionné par votre activité, il peut être judicieux d'ajouter des temps de repos à votre liste de tâches quotidiennes.

Objectif efficacité : Déléguez !

La peur de la délégation est la cause de la mort de nombreuses petites entreprises. En tant que chef d'entreprise, vous devez apprendre à faire confiance à votre équipe et déléguer les missions dont il faut vous défaire. Ceci vous permettra de consacrer votre journée aux tâches les plus cruciales dont votre entreprise a besoin pour réussir.

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L'automatisation

L'automatisation est une excellente solution pour la plupart des entreprises. Vous pouvez automatiser le support avec des chatbots pour permettre à vos employés de ne traiter que les problèmes les plus difficiles de vos clients. Vous pouvez également automatiser la majorité du processus de vente et les petites tâches techniques.

Services d’assistance virtuelle

Avoir une assistante virtuelle pour vous aider à améliorer la productivité de votre entreprise demeure un moyen efficace pour réussir vos affaires. Il est indispensable d’identifier vos besoins, afin d’engager la véritable personne capable de vous aider à booster votre affaire. Non seulement, une assistante virtuelle peut vous aider avec l’administration et la communication, mais en plus, les réseaux sociaux, le webmarketing et l’intelligence artificielle sont des domaines dans lesquels vous pouvez lui faire confiance.

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