Encouragez votre équipe à communiquer de manière professionnelle

améliorer la communication au sein de votre équipe d’assistants virtuels dans cet article

Comme dans tout cercle qui se respecte, la communication est fondamentale. Dans le monde du travail, il est particulièrement important de pouvoir améliorer la communication au sein de son équipe, afin d’être productif. D’autant plus, si vous collaborez à distance, il faut redoubler d’efforts pour maintenir un bon dynamique et valoriser le travail de chacun. Nous allons développer dans cet article quels sont les moyens pour améliorer la communication d'équipe.

Pourquoi est-ce indispensable d’améliorer la communication au sein de son équipe ?

Quelquefois, on oublie l'importance de la communication dans une équipe bien que cela soit un point crucial pour que les projets avancent comme il se doit.

Le modèle basique de la communication se traduit par une boucle dynamique d’échanges d’informations entre destinateurs et récepteurs via un canal donné en utilisant des codes communs. Avec tous les avantages de la collaboration à distance que nous connaissons aujourd’hui, on doit reconnaitre que les efforts pour maintenir et améliorer la communication de son équipe méritent un focus particulier, surtout lorsque vous débute une collaboration.

Les rapports entre les coéquipiers sont efficaces et durables.
La motivation des membres de l’équipe croit.
L’esprit d’équipe est au rendez-vous.
La dynamique créée renforce le sentiment d’appartenance de chaque membre.
La communication en interne est améliorée, ce qui mène à une productivité améliorée.
Les membres de l’équipe comprennent les enjeux et les objectifs du projet et deviennent donc plus efficaces dans la mise en œuvre des stratégies.
Le potentiel créatif de chacun est stimulé pour donner lieu à de nouvelles idées, des innovations inédites, une perspective de développement plus avancée, etc.
L’ambiance générale de l’équipe inspire la sécurité et l’ouverture.
La fidélisation des collaborateurs est à l’œuvre dans une communication professionnelle et bienveillante.

Comment améliorer la communication au sein de son équipe en l’encourageant ?

En tant que chef d’équipe, vous vous demandez comment améliorer la communication professionnelle, afin de motiver vos éléments et vous-même pour plus de productivité ? Ces 8 idées peuvent vous aider à mettre en place une politique favorable.

Inclure les collaborateurs dans la vision et les objectifs finaux

Au moment de commencer la mise en œuvre de votre projet, vous avez tout intérêt à jouer la carte de la transparence auprès de vos collaborateurs. Le but étant de leur expliquer pourquoi vous travaillez sur ce projet et quelle vision ils contribuent à réaliser. Le sentiment d’appartenance que cela crée permet l’organisation d’une équipe et d’une communication plus volontaire et inclusive.

Mettre en place des directives claires

Il n’y a rien de plus frustrant pour une personne qui travaille à distance que de ne pas disposer de toutes les informations nécessaires à l’exécution de son travail. Faites donc un point d’honneur à transmettre de manière claire et pourtant concise tout ce qu’il faut savoir en mettant en place un outil de communication entre collègues et managers.

Établir un canal de communication efficace

De nos jours, toute une panoplie d’outils kanban et de collaboration tous azimuts permettent de communiquer de manière professionnelle et rapide. Établir un moyen commun pour discuter et échanger aide énormément à améliorer la communication entre collègues en ligne. Définir un ou deux outil(s) spécifique(s) permet de garder la traçabilité des conversations.

Définir un code commun pour toute l’équipe

Comme la communication n’est possible que lorsque les protagonistes utilisent les mêmes codes, il est crucial, pour améliorer la communication au travail, d'établir un glossaire des expressions qui vont peupler les conversations, mais aussi créer une charte qui servira de référence quant aux tâches et leurs implications pour chacun.

Créer un système de rétroaction dynamique

Comment bien communiquer dans un groupe surtout dans un groupe avec des assistants virtuels ? Et bien, maintenir la boucle bouclée est l’idéal. Vous devez vous assurer que les messages que vous envoyez contiennent des informations pertinentes et utiles pour les missions à déléguer. Vos collaborateurs doivent vous fournir les livrables demandés et communiquer sur l’avancement de sa mission. De votre côté, il est impératif de fournir un feedback de ce que vous recevez, afin de garder cette dynamique professionnelle, valorisante et productive.

Désigner un référent

Afin de résoudre de manière proactive un éventuel problème de communication entre collègues, choisissez une personne qui va être en charge de récapituler les instructions et de les transmettre ou les répéter à ceux qui en ont besoin. Il faut que cette personne ait une compréhension limpide du projet et des responsabilités de chaque élément (y compris les vôtres !)

Créer des activités de team building en ligne

Favoriser la communication et cohésion d'équipe ne peut être résumé dans le simple fait de communiquer clairement. Cela relève aussi de la créativité en organisant des séances de team building en ligne, qui vont permettre une interaction moins formelle. Les liens tissés lors d’activités de ce genre contribuent pour une entreprise à améliorer la communication au sein de son équipe sur plusieurs aspects.

Mettre en place un système d'entraide

En outre, la communication d’une équipe en travail social ou pour une entreprise digitale doit inclure l’entraide dans sa stratégie. Étant donné l’isolement que le télétravail peut créer, un peu de proximité entre collègues peut faire beaucoup de bien. Cela rappelle également à tout le monde que chacun fait partie d’un ensemble pouvant avancer et croitre dans la solidarité.