Comment utiliser le Kanban pour bien collaborer à distance ?

découvrez des outils kanban gratuits qui vont vous permettre de faciliter votre collaboration à distance

Nous traversons une ère où la productivité se trouve au top des préoccupations d’une entreprise, quel que soit son domaine d’activité. D’autant plus, lorsque vous dirigez une équipe à distance, il faut faire attention à avoir un aperçu en temps réel des processus tout en respectant l’autonomie de vos collaborateurs.

La méthode Kanban peut s’avérer efficace pour aider tout chef d’équipe à réussir sa collaboration en ligne haut la main. Mais qu’est-ce donc ? Comment l’utiliser ? Découvrons-le sans tarder !

C'est quoi la méthode Kanban ?

Il est important de monter un outil visuel pour que les membres de votre équipe puissent s’informer en temps réel des activités et de leurs mouvements. La méthode qui répond à ce besoin est l’outil kanban gratuit ou par abonnement mis en place pour monitorer votre collaboration en ligne. Il permet une meilleure visualisation des tâches, afin de les situer facilement dans le temps et dans l’équipe.

Voici comment les équipes utilisent l’outil kanban open source ou logiciel propriétaire pour accroitre la productivité.

Les missions prennent la forme de cartes ou étiquettes (kanban en japonais signifie « étiquette »)
Les cartes sont insérées dans des colonnes labellisées qui servent de repères quant à l’état de la mission en question. Des exemples de noms de colonnes sont « à faire », « en cours » et « fait »…
À chaque mission est assigné un responsable, qui, à chaque modification, déplace la carte dans une colonne différente, afin de signaler les autres membres de l’équipe de l’avancement de la mission.
Pour les outils en ligne, certaines tâches vont être automatisées pour optimiser l’usage de votre temps.

Quel est l'objectif du Kanban ?

La principale raison pour laquelle l’entreprise japonaise Toyota a adopté la première version de la méthode kanban a été de suivre la quantité de produits conçus et de mesurer la performance générale de l’équipe. Dans le temps, leur objectif était entre autres de limiter la surproduction et réduire les frais. Par analogie, ce système offre donc aux entrepreneurs digitaux les avantages suivants :

Une visualisation parfaite de l’état d’avancement des activités au sein de l’équipe.
L’assignation efficace de chaque mission au responsable.
Le compte-rendu en temps réel de l’évolution des travaux
La mesure des performances de l’équipe. Les outils proposent d’ailleurs généralement un outil time tracker pour aider chacun à atteindre ses objectifs.
L’un des objectifs de l’utilisation de l’outil kanban en ligne est la possibilité de gérer les cartes et les tableaux sur différents supports, ce qui offre l’opportunité de travailler de partout et maintenir le contact à tout instant.

Qui utilise la méthode Kanban ?

En règle générale, tout type d’équipes peut utiliser cette méthode, afin de gagner en productivité dans le respect de l'environnement en télétravaillant. Avoir un outil kanban gratuit ou payant qui régit la distribution des missions au sein d’une équipe à distance peut aider votre entreprise à diminuer votre empreinte carbone.

Par ailleurs, un chef de projet travaille aisément avec ces outils pour créer et mettre en place le plan d’action qui convient et pour répartir les tâches de manière optimisée . Les membres de l’équipe qui collaborent à distance peuvent visualiser leurs missions et rendre compte de leurs tâches simplement en déplaçant les cartes correspondantes. L’équipe se consulte ensuite pour évaluer le travail effectué en consultant les métriques sous forme de graphiques dans les applications.

Les meilleurs de l’outil kanban gratuit pour bien collaborer à distance en 2023

Au moment de mettre en place une collaboration à distance quelle que soit la taille de votre équipe, vous devez penser à la manière efficace de la gérer. Si la plupart des outils et fonctionnalités sont payants, les petites entreprises peuvent aussi bénéficier des avantages du kanban avec un outil kanban gratuit parmi les suivants :

Asana

Il s'agit d'un outil kanban en ligne accessible gratuitement. Multisupports, Asana offre une interface facile à utiliser gérer les flux d'activités. Vous pouvez ajouter les tâches, assigner les actions, suivre l'avancement des travaux et ajouter des invités à vos cartes selon les besoins de la mission. Il permet également le transfert kanban Excel gratuit si vous souhaitez exporter vos données.

Trello

D’après la définition d’un outil kanban mentionné plus haut, Trello kanban est l’un des meilleurs outils pour bien collaborer en ligne et maîtriser les flux de travail. Il permet de créer et gérer les visuels pour la mise en œuvre d’un plan d’action pour votre équipe à distance. Ergonomique, le système de drag-and-drop offert par l’outil facilite le déplacement des cartes, ainsi que la mise à jour des informations, afin de simplifier, voire, automatiser la notification des collaborateurs en ligne sur l’avancement des travaux.

Kanban Tool

Kanban Tool est un outil agile gratuit à l’entrée spécialement dédié aux entreprises ayant des besoins spécifiques. Il est disponible en version d’essai et dans sa version complète pour faciliter le suivi des tâches. Kanban Tool est conçu pour fluidifier le workflow au sein de l’équipe en ligne pour le compte de tous les types d’organisations.