Avec l’essor de la digitalisation des activités du monde post-covid, les frontières semblent être tombées pour les entreprises qui souhaitent se déployer à l’international. De plus, le plan de relance économique française prévoit un soutien aux entreprises exportatrices qui encourage tout acteur de l’économie à considérer cette perspective.
Mais qui dit déploiement et développement d’activité dit augmentation de charge de travail. Il est donc important de penser à gagner en efficacité et d’améliorer la productivité générale, afin d’atteindre les objectifs qui s’imposent. Découvrez comment une assistante administrative bilingue peut devenir un atout de choix pour la réussite de votre déploiement à l’international.
Par essence, une assistante bilingue est une personne qui est au poste d’assistante virtuelle et qui maîtrise deux langues à la fois. En l’occurrence, une assistante bilingue est une assistante parlant à fois anglais et français. Elle possède donc l’expertise d’une assistante administrative que nous connaissons tous, avec une valeur ajoutée en plus : la maîtrise de l’anglais.
Toute aide est certainement la bienvenue pour aider votre entreprise à réussir son exportation et son implantation dans la nouvelle zone de chalandise.
Il peut parfois être fastidieux de s’implanter dans un nouveau pays pour commercialiser vos produits. Il y a le contexte culturel qui diffère d’une région à une autre, surtout s’il faut changer de continent, mais aussi, les barrières de langue représentent souvent un obstacle majeur.
C’est dans cette situation que vous pourriez avoir besoin d’un assistant bilingue qui, de par sa qualité d’assistant polyvalent également, va effectuer des missions aussi diverses que vitales. Il pourra faire le lien entre vous et le public cible, mais aussi servir de médiateur efficace pour que vos échanges commerciaux soient conduits de manière effective. Comme l’essence même d’une entreprise est de gagner des clients, vous avez tout intérêt à optimiser votre capacité à créer des émotions positives auprès de vos potentiels clients ainsi qu’auprès de vos partenaires locaux.
Si le pays où vous vous implantez n’utilise pas la langue française, il est possible que le potentiel d’exploitabilité de votre projet soit limité à n’utiliser que le français pour communiquer. Que ce soit dans les correspondances administratives ou encore pour la confection de documents et de supports à l’intention du public cible, vous devrez faire des travaux de traduction (à l’oral ou à l’écrit).
En ce moment, si vous faites appel à un cabinet de traduction, le tarif moyen pour une traduction écrite est de 0,08 euro par mot. La traduction d’un document contenant 1000 mots reviendrait alors aux alentours des 800 euros. Ce qui peut rapidement gonfler vos dépenses si vous devez traduire du contenu assez souvent. Pour cette raison, un assistant administratif bilingue va vous aider à réaliser vos projets sans ruiner votre société.
De nos jours, une grande majorité des contenus publiés sont en anglais. Il n’est pas rare que les ressources dont les entreprises et les acteurs économiques ont besoin soient éditées dans cette langue. Si vous parlez l’anglais ou si vous en avez une connaissance suffisante, cela ne devrait pas être un obstacle pour vous. Cependant, si votre connaissance de la langue ne vous permet pas de comprendre certains contenus spécifiques, votre assistante administrative bilingue peut vous aider à les synthétiser et à en tirer le meilleur parti.
Vous devez déléguer les tâches qui vous permettent d’optimiser l’utilisation de votre propre temps, mais aussi des missions dans lesquelles une assistante administrative bilingue anglais excelle. Vous voulez gagner en efficacité dans la collaboration avec un secrétaire bilingue, voici comment.
Vous connaissez sans doute quel est le rôle d’un assistant administratif ? – L’organisation, l’administration, le standard de votre bureau, la petite logistique… Eh bien, vous pouvez confier ce type de mission à un assistant bilingue ! Après tout, cette personne est en premier lieu censée vous offrir une aide administrative, elle va traiter les affaires courantes de l’entreprise d’une main experte.
Selon les besoins de vos affaires, il peut gérer votre agenda, organiser vos rendez-vous, vous assister dans vos réunions, témoigner de vos négociations, fournir des documents que vous réclamez, faire des relances nécessaires, lancer des rappels, etc.
Si votre besoin du moment implique l’affectation de l’assistant bilingue au standard, il est préférable de le lui confier. Cela vous procure plus de satisfaction qu’il soit apte à discuter avec des interlocuteurs de toute nation (l’anglais étant une langue internationale depuis le siècle dernier) qui souhaitent vous joindre et discuter d’affaires importantes.
Que ce soit pour l’émission d’appels ou pour la réception d’appels, vous pouvez compter sur ce collaborateur efficace. Ainsi, lorsque vous transmettez des informations, vous pouvez être certain qu’elles vont être émises de manière intègre. Quant aux informations que vous recevez, vous avez l’assurance de leur intégrité.
Dans son rôle de médiateur, l’assistant bilingue peut coordonner les projets en cours ou ceux à venir à travers les continents. Sa capacité à comprendre et à communiquer avec les acteurs venant de différents pays lui permet de gérer avec efficacité les équipes.
La polyvalence du poste d’assistant en administration est exceptionnelle. Tous les travaux qui impliquent d’écrire sont tout à fait dans les cordes d’une secrétaire bilingue.
En administration, elle peut rédiger les appels à réunion avec ordre du jour, les comptes-rendus de réunions et les PV. Elle peut également effectuer des prises de note sur vos pensées, vos projets, les points importants que vous souhaitez garder en mémoire. La petite facturation et la pré-comptabilité peuvent également être prises en charge s’il lui reste du temps.
Dans le référencement et la publicité, vous pouvez demander de temps à autre à votre secrétaire d’écrire des ébauches d’articles à publier ou de premiers jets de légendes à poser sur vos publications dans les réseaux sociaux. De plus, confiez-lui également les recherches de sujets tendance et les hashtags et mots-clés de base qui peuvent vous servir. Bien entendu, il existe des experts plus à même de peaufiner les éléments de votre stratégie marketing digital, mais pour un commencement, vous pouvez tabler dessus avec votre assistant administratif bilingue.
Lors d’un déploiement à l’international, il faut savoir que vous allez devoir effectuer beaucoup de traductions. Il se peut même que vous ayez besoin d’une personne qui traduit des journées de travail, etc.
N’hésitez pas à confier à votre assistant administratif les premières traductions des articles et documents d’entreprise qu’il vous faut. Si vous avez besoin de plus de précision dans les écrits, n’hésitez pas à faire relire les documents et les adapter autant que vous le souhaitez.
De même, lors de vos réunions avec vos partenaires ou avec des clients anglophones, laissez votre assistante en ligne faire l’interprétariat. Dans ce cas, afin de l’aider au mieux à atteindre le meilleur niveau de traduction pour les échanges, bloquez une session de brief avant les réunions pour lui fournir tous les éléments nécessaires qui encadrent les sujets de réunion et les détails importants.
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