Déploiement à l’international | Assistante administrative bilingue

Conseils pour réussir votre déploiement à l'international avec l'aide d’une assistante administrative bilingue.

Avec l’essor de la digitalisation des activités du monde post-covid, les frontières semblent être tombées pour les entreprises qui souhaitent se déployer à l’international. De plus, le plan de relance économique française prévoit un soutien aux entreprises exportatrices et encourage tout acteur de l’économie à considérer cette perspective.

Mais qui dit déploiement et développement d’activité dit augmentation de charge de travail. Il est donc important de penser à gagner en efficacité et d’améliorer la productivité générale, afin d’atteindre les objectifs fixés. Découvrez comment une assistante administrative bilingue peut devenir un atout de choix pour la réussite de votre déploiement à l’international.

Qu'est-ce qu'une assistante administrative bilingue ?

Par essence, une assistante administrative bilingue est une personne qui occupe le poste d’assistante virtuelle et qui maîtrise deux langues à la fois. Dans ce contexte, une assistante bilingue est une assistante parlant à la fois anglais et français. Elle possède donc l’expertise d’une assistante administrative que nous connaissons tous, avec une valeur ajoutée en plus : la maîtrise de l’anglais.

Quel est le rôle d'une assistante administrative bilingue ?

En général, une assistante administrative bilingue offre un soutien administratif pour une entreprise dans deux langues. Elle tient une place clé dans la communication et la coordination au sein de l'entreprise, en facilitant les interactions avec des partenaires, des clients, et des collègues de différentes langues.

Les rôles qu’une assistante administrative bilingue peut jouer au sein de l’entreprise peuvent varier selon les besoins de l’entreprise. Ses principales responsabilités dépendent des besoins précis de l’équipe, notamment dans les domaines suivants :

La gestion des communications : Tout ce qui concerne la circulation des informations en interne, que ce soit par téléphone ou par e-mail ; ainsi que la correspondance externe, dans les deux langues. Elle s'assure que les messages sont transmis de manière claire et précise, en traduisant si nécessaire pour faciliter la compréhension.
L’organisation de réunions et d'événements : L'assistante bilingue planifie et organise des réunions, conférences, et événements en tenant compte des participants multilingues. Elle prépare les documents nécessaires, souvent en plusieurs langues, et peut également coordonner la traduction simultanée ou l'interprétariat.
La préparation de documents : Elle rédige, traduit et met en forme des documents tels que des rapports, des présentations, et des courriers dans les deux langues. La précision est cruciale pour s'assurer que les documents respectent les normes linguistiques et culturelles des différentes audiences.
La gestion des agendas : Elle planifie les rendez-vous, les voyages, et les déplacements pour les cadres et le personnel, en tenant compte des différences culturelles et linguistiques lors de l'organisation à l'international.
Le support à la clientèle : Elle assure le service à la clientèle dans les deux langues, répondant aux demandes et résolvant les problèmes avec professionnalisme, en veillant à ce que chaque client se sente compris et bien servi, quelle que soit la langue parlée.
La coordination interservices : L'assistante bilingue facilite la communication et la collaboration entre les équipes multilingues au sein de l'entreprise, contribuant à une meilleure cohésion et à une plus grande efficacité.

Pourquoi engager une assistante administrative bilingue ?

Toute aide est certainement la bienvenue pour aider votre entreprise à réussir son exportation et son implantation dans la nouvelle zone de chalandise.

Une assistante de direction bilingue : une médiatrice efficace pour votre déploiement à l’international

Il peut parfois être fastidieux de s’implanter dans un nouveau pays pour commercialiser vos produits. Il y a le contexte culturel qui diffère d’une région à une autre, surtout s’il faut changer de continent. De plus, les barrières de langue représentent souvent un obstacle majeur.
C’est dans cette situation que vous pourriez avoir besoin d’un assistant bilingue qui, par sa qualité d’assistant polyvalent, pourra effectuer des missions aussi diverses que vitales. Il pourra faire le lien entre vous et le public cible, mais aussi servir de médiateur efficace pour que vos échanges commerciaux soient conduits de manière efficace. Comme l’essence même d’une entreprise est de gagner des clients, vous avez tout intérêt à optimiser votre capacité à créer des émotions positives auprès de vos clients potentiels ainsi qu’auprès de vos partenaires locaux.

Faire des économies en termes de traduction

Si le pays où vous vous implantez n’utilise pas la langue française, il est possible que le potentiel de votre projet soit limité à n’utiliser que le français pour communiquer. Que ce soit dans les correspondances administratives ou encore pour la confection de documents et de supports à l’intention du public cible, vous devrez faire des travaux de traduction (à l’oral ou à l’écrit).

Actuellement, si vous faites appel à un cabinet de traduction, le tarif moyen pour une traduction écrite est de 0,08 euro par mot. La traduction d’un document contenant 1000 mots reviendrait alors aux alentours dès 800 euros. Ce qui peut rapidement gonfler vos dépenses si vous devez traduire du contenu assez souvent. Pour cette raison, un assistant administratif bilingue peut vous aider à réaliser vos projets sans ruiner votre société.

Accès à des ressources diversifiées

De nos jours, une grande majorité des contenus publiés sont en anglais. Il n’est pas rare que les ressources dont les entreprises et les acteurs économiques ont besoin soient éditées dans cette langue. Si vous parlez l’anglais ou si vous en avez une connaissance suffisante, cela ne devrait pas être un obstacle pour vous. Cependant, si votre connaissance de la langue ne vous permet pas de comprendre certains contenus spécifiques, votre assistante administrative bilingue peut vous aider à les synthétiser et à en tirer le meilleur parti.

C'est quoi le métier de secrétaire bilingue polyvalent ? Quelles sont ses missions de prédilection ?

Vous devez déléguer les tâches qui vous permettent d’optimiser l’utilisation de votre propre temps, mais aussi celles dans lesquelles une assistante administrative bilingue excelle. Pour gagner en efficacité dans votre collaboration avec un secrétaire bilingue, voici comment faire :

Le télésecrétariat : déléguez votre organisation en toute confiance

Vous connaissez sans doute le rôle d’un assistant administratif ? – L’organisation, l’administration, le standard de votre bureau, la petite logistique… Eh bien, vous pouvez confier ce type de mission à un assistant bilingue ! Après tout, cette personne est en premier lieu censée vous offrir une aide administrative, et elle va traiter les affaires courantes de l’entreprise d’une main experte.

Selon les besoins de vos affaires, il ou elle peut gérer votre agenda, organiser vos rendez-vous, vous assister dans vos réunions, prendre part à vos négociations, fournir des documents que vous réclamez, faire des relances nécessaires, lancer des rappels, etc.

Le standard : transmettez et recevez les informations efficacement

Si votre besoin du moment implique d’affecter l’assistant bilingue au standard, il est préférable de lui confier ce rôle. Cela vous procure plus de satisfaction de savoir qu’il est apte à discuter avec des interlocuteurs de toute nation (l’anglais étant une langue internationale depuis le siècle dernier) qui souhaitent vous joindre et discuter d’affaires importantes.
Que ce soit pour l’émission d’appels ou pour la réception d’appels, vous pouvez compter sur ce collaborateur efficace. Ainsi, lorsque vous transmettez des informations, vous pouvez être certain qu’elles seront émises de manière intègre. Quant aux informations que vous recevez, vous avez l’assurance de leur intégrité.

La coordination de projets : gérez vos équipes à l’international

Dans son rôle de médiateur, l’assistant bilingue peut coordonner les projets en cours ou ceux à venir à travers les continents. Sa capacité à comprendre et à communiquer avec les acteurs venant de différents pays lui permet de gérer efficacement les équipes.

Si vous émettez des instructions en français, il pourra procéder à leur traduction avant de les dispenser à chaque collaborateur.
Il est capable de répondre aux questions posées par chacun selon les niveaux de connaissances de l’entreprise auxquels il a accès.
Il peut conduire et traduire les réunions de briefs et debriefs et vous en faire des retours détaillés au besoin.
Il effectue le suivi régulier des travaux pour s’assurer de la bonne marche des activités et se documente sur l’avancement des projets.
Il fournit et traduit les documents de rapports que chaque partie rattachée à la direction et dans le personnel requiert.

Les travaux de rédaction : administration, référencement et publicités !

La polyvalence du poste d’assistant en administration est exceptionnelle. Tous les travaux qui impliquent d’écrire sont tout à fait dans les cordes d’une secrétaire bilingue.
En administration, elle peut rédiger les appels à réunion avec ordre du jour, les comptes-rendus de réunions et les PV. Elle peut également effectuer des prises de note sur vos pensées, vos projets, les points importants que vous souhaitez garder en mémoire. La petite facturation et la pré-comptabilité peuvent également être prises en charge s’il lui reste du temps et si votre assistante dispose des compétences requises.

Dans le référencement et la publicité, vous pouvez demander de temps à autre à votre secrétaire d’écrire des ébauches d’articles à publier ou de premiers jets de légendes à poser sur vos publications dans les réseaux sociaux. De plus, si votre assistante possède les compétences nécessaires, confiez-lui également les recherches de sujets tendance et les hashtags et mots-clés de base qui peuvent vous servir. Bien entendu, il existe des experts plus à même de peaufiner les éléments de votre stratégie marketing digital, mais pour un commencement, vous pouvez tabler dessus avec votre assistant administratif bilingue.

De la traduction : de l’écrit à l’oral…

Lors d’un déploiement à l’international, il faut savoir que vous allez devoir effectuer beaucoup de traductions. Il se peut même que vous ayez besoin d’une personne qui traduit pendant plusieurs journées de travail, etc.

N’hésitez pas à confier à votre assistant administratif les premières traductions des articles et documents d’entreprise qu’il vous faut. Si vous avez besoin de plus de précision dans les écrits, n’hésitez pas à faire relire les documents et les adapter autant que vous le souhaitez.

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5 conseils pour réussir son déploiement à l’international avec une assistante administrative bilingue

Pour réussir un déploiement international avec l'appui d'une assistante administrative bilingue, il est essentiel de bien planifier et d'exploiter au maximum les ressources disponibles. Un déploiement international réussi repose sur une préparation minutieuse, une communication efficace, et une bonne gestion des aspects légaux et administratifs pouvant être résumés dans les prochaines lignes.

1. Évaluation et adaptation des processus internes

Avant de vous lancer sur un nouveau marché, il est crucial d'évaluer vos processus internes pour déterminer leur adaptabilité à l'international. Votre assistante bilingue peut vous aider à identifier les aspects administratifs qui nécessitent des ajustements, tels que les documents légaux, les contrats, ou les normes locales.

Elle pourra également traduire ou adapter ces documents pour qu'ils soient conformes aux exigences du marché cible. Assurez-vous que les processus sont suffisamment flexibles pour répondre aux particularités locales tout en restant cohérents avec les pratiques de votre entreprise.

2. Communication et gestion des relations interculturelles

Votre assistante administrative, étant bilingue, est un atout majeur pour surmonter les barrières linguistiques. Elle peut vous aider à assurer une communication fluide avec vos nouveaux partenaires, clients, et collaborateurs internationaux.

De plus, il est important de former l'équipe à la gestion des différences culturelles, car cela peut grandement influencer les relations d'affaires. Votre assistante peut être en première ligne pour identifier et adapter les communications en fonction des attentes culturelles des différents interlocuteurs.

3. Veille légale et réglementaire

Se conformer aux lois et règlements locaux est une condition sine qua non pour opérer dans un nouveau pays. Votre assistante administrative peut surveiller les exigences légales, fiscales et réglementaires du marché cible. Cela inclut la création ou l'adaptation de modèles de documents nécessaires, comme les contrats de collaboration, les politiques de confidentialité, et les conditions de vente.

Une veille proactive permet de prévenir les éventuels litiges juridiques et de garantir que votre entreprise respecte toutes les obligations légales dans chaque pays où elle opère.

4. Optimisation des outils et des technologies

L’utilisation d’outils technologiques adaptés peut grandement faciliter la gestion administrative lors d’un déploiement international. Votre assistante virtuelle peut vous aider à mettre en place des solutions logicielles qui répondent aux besoins spécifiques de la nouvelle zone de chalandise, comme des systèmes de CRM multilingues, des plateformes de facturation légalement applicables dans les zones choisies ou des solutions collaboratives connectées.

Assurez-vous que les outils choisis sont accessibles en plusieurs langues et qu’ils permettent une gestion efficace des opérations à l’échelle internationale.

5. Gestion des formalités administratives

Il s’agit aussi d’un volet à maîtriser. Cela comprend l’enregistrement de votre entreprise dans le nouveau pays, l’obtention de visas et de permis de travail pour les employés expatriés (si cela fait partie de vos plans d’expansion), ainsi que la gestion des aspects fiscaux internationaux. Votre assistante administrative bilingue peut prendre en charge ces démarches, en veillant à ce que tous les documents soient correctement remplis, traduits et soumis dans les délais. Elle pourra également coordonner des actions avec des experts locaux, comme des avocats ou des comptables, pour s'assurer que toutes les formalités sont en règle.

De même, lors de vos réunions avec vos partenaires ou avec des clients anglophones, laissez votre assistante en ligne faire l’interprétariat. Dans ce cas, afin de l’aider au mieux à atteindre le meilleur niveau de traduction pour les échanges, bloquez une session de brief avant les réunions pour lui fournir tous les éléments nécessaires qui encadrent les sujets de réunion et les détails importants.

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