Le travail d’une assistante est souvent assimilé à une récurrence de tâches presque automatiques, qui ne nécessite qu’un bon sens de l’organisation. En réalité, ce métier exige autant de compétences et de connaissance que de qualités personnelles inhérentes. Avec l’essor des différents domaines d’action des entreprises sur internet et la diversité des services en ligne dans le cadre de l’activité d'assistante virtuelle, la spécialisation du collaborateur à distance est primordiale. Il est clair que la perspective de satisfaire tous les besoins en administration, en vente et en visibilité nécessite de la formation et de l’expertise.
Pour rester dans la simplicité, on peut dire qu’une assistante virtuelle est définie comme un professionnel possédant des compétences spécialisées et proposant des services à distance pour les entreprises souhaitant déléguer certaines missions, aussi bien les tâches administratives que le métier de community manager, ou encore les métiers créatifs comme le montage vidéo ou le graphisme. Mais le descriptif de poste pour un collaborateur virtuel couvre bien des domaines de l’entreprise. En réalité, toutes les tâches qui peuvent être effectuées à distance peuvent être confiées à un assistant virtuel, que ce soit des missions support ou des missions stratégiques.
En règle générale, pour toute prestation de services en ligne, les qualités d’une assistante virtuelle peuvent être évaluées en considérant 4 critères :
- Le communicationnel : avoir des compétences aiguisées à transmettre des informations de manière effective et mettre en place des méthodes de communication pratiques
- L’organisationnel : pouvoir gérer les ressources et hiérarchiser les missions (les siennes et celles de son client au besoin) de manière logique et efficace
- La gestion du temps : user du temps de travail de manière intelligente pour prioriser certaines tâches comme il convient ; et cela afin de gagner en productivité
- Les compétences interpersonnelles : être habile dans les interactions et gérer les conflits de manière professionnelle
Par contre, afin d’atteindre un niveau d’expertise important et permettre à l’entreprise cliente de gagner en productivité, la spécialisation est toujours nécessaire, afin de créer de la valeur ajoutée. Que ce soit au travers d’une formation en ligne ou d’un parcours académique bien orienté, les compétences d’un assistant à distance doivent être adéquates pour les missions dont son poste va consister, même s’il s’agit de travailler à domicile.
Il est toujours tentant d’engager une assistante virtuelle débutante qui facture ses services moins chers que les autres pour économiser de l’argent. Pourtant, la spécialisation offre des bienfaits imparables pour votre entreprise, que ce soit pour trouver des clients ou les fidéliser, ou pour toute autre tâche.
L’une des attributions d’une assistante virtuelle est le service client. La personnalisation de ce service est en effet primordiale pour que l’entreprise puisse soigner son image et assurer une expérience client au goût de chacun. Bien que l’intelligence artificielle puisse énormément aider le service client à collecter des données importantes et concevoir un script adéquat, l’agilité humaine reste jusqu’à ce jour irremplaçable.
Afin d’apporter des réponses adéquates et convaincantes aux clients, l’assistant virtuel prend en compte les mots-clés présentés dans la requête du client et les paramètres de la situation dans laquelle il se trouve. Outre le fait que l’entreprise fournit les informations à transmettre, une formation pour atteindre un bon niveau conversationnel est indiquée pour gagner en professionnalisme.
Un assistant à distance peut également être affecté à un poste polyvalent. Des tâches administratives aux missions logistiques, c’est la personne clé pour faciliter le quotidien des cadres d’entreprise. Dans son métier d’assistant virtuel polyvalent, il est dans son intérêt de fournir des services complets et de qualité.
La spécialisation, même pour des tâches tous azimuts, est tout à fait recommandée. Il existe des personnes dont le multitasking est inné. Mais même dans ce cas-ci, il est important d’adopter des méthodes d’organisation et de suivi et procéder à une mise à jour de manière régulière. En outre, ayant à disposition divers outils de travail performants et à la fine pointe de la technologie, les assistants virtuels d’aujourd’hui peuvent effectuer une variété de tâches, telles que la gestion des communications et des horaires, les recherches et la constitution de bases de données, toutes les tâches support liées à l’administration, etc. Afin d’en maîtriser le fonctionnement, il est nécessaire d’avoir suivi une formation pour devenir assistante virtuelle.
L’un des principaux avantages de disposer d’un assistant virtuel pour rester proche du public est le fait que cela permette aux entreprises de servir plus facilement leurs clients à des heures flexibles. De cette manière, les consommateurs peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin à tout moment. Selon les besoins exprimés par l’entreprise, une assistante web ou phoning peut se rendre disponible 24 h/24 et 7 j/7.
L’avantage de la spécialisation dans ce domaine est la capacité d’adaptation que cela procure à l’assistante virtuelle. En effet, les compétences appliquées au travail constituent de droit un critère de choix, mais être capable de travailler à des heures flexibles et organiser sa vie en fonction pour demeurer productive et assurer une qualité de travail impeccable nécessite une compétence à part.
Outre les missions habituellement attribuées à une assistante virtuelle, il existe pas mal de domaines de spécialisation qui sont de plus en plus exploités par les entreprises souhaitant faire la mise en place d’une méthode de communication plus efficace. En voici des exemples.
Le cœur de son travail exige de la rigueur artistique et technique. En dehors de ses capacités techniques, le monteur vidéo doit faire preuve d’un sens du détail, d’une capacité de concentration et d’une mémoire visuelle, car sa mission principale est de respecter le story-board du client avec une qualité de montage professionnelle.
Pour cela, l’assistant doit maîtriser les logiciels de son, de montage et de postproduction, ainsi que le fonctionnement de plateformes telles que YouTube.
Ce poste regroupe les missions du télésecrétariat, de standard téléphonique, de l’administration et de l’organisation dans sa généralité. Dans l’exercice de son métier d’assistant personnel, sa connaissance des outils comme Microsoft Office ou G Suite est fondamentale, tout comme ses capacités rédactionnelles et relationnelles.
L’apprentissage des outils de bureautique et de communication pour approfondir les fonctions qui facilitent la vie du client est requis. Cela rend service non seulement au client, mais aussi à l’assistante elle-même, puisque les manœuvres de résolution des problèmes peuvent être facilitées.
De toute évidence, ce domaine professionnel nécessite des compétences rédactionnelles irréprochables : une maîtrise de la grammaire et une connaissance de la structure des lettres à des fins administratives ou commerciales relèvent d’une nécessité absolue. Cela fait partie des exemples de compétences à mettre en avant dans le cv quand vous postulez. Par ailleurs, dans le monde d’aujourd’hui, où les articles de blog et les publications réseaux sociaux doivent impérativement être référencés, les connaissances en optimisation SEO sont un must pour une assistante virtuelle en rédaction web.
Ce travail englobe les missions de création et de mise en place de stratégies de communication sur les canaux utilisés par l’entreprise pour se faire connaitre et vendre ses produits. L’assistant doit maîtriser la fluctuation des tendances sur internet et avoir une riche compréhension des outils d’optimisation de sites web afin de pouvoir développer des stratégies de marketing internet ciblées. De plus, créer et organiser du contenu en toute simplicité est une compétence essentielle tout comme les méthodes de lead generation pour efficacement convertir des clients potentiels en clients réels.
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