Il est vital pour votre entreprise que vous restiez concentré sur votre cœur de métier. Les responsabilités et les tâches à accomplir pour faire tourner un business peuvent rapidement vous submerger, d’autant plus que vos visions vont aller en s’agrandissant tout au long de votre aventure d’entrepreneur.
Quand vous sentez que la situation peut vous échapper, déléguez les tâches les plus chronophages et les plus répétitives à une assistante virtuelle, afin de créer de l’espace dans votre agenda pour vous consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée. Quel que soit le domaine d’activité de votre entreprise, vous pouvez être certain qu’il existe une assistante à distance qui va correspondre à vos besoins.
L’administration de l’entreprise
Vous sentez que la pression monte lorsque vous vous mettez à vous occuper de l’administration de votre entreprise ? Pensez à gagner en efficacité en sous-traitant le secrétariat. Si vous ne pouvez pas vous permettre d’engager une secrétaire à temps plein, offrez-vous les services d’une secrétaire en ligne à laquelle vous pouvez confier les missions suivantes :
- Les tâches d’une télésecrétaire : elle rédige les documents pour gérer les emplois du temps et l’application des plans d’action.
- Le standard (appels et mailing) : elle réceptionne les appels et les mails pour accueillir les prospects et clients de la meilleure manière possible, afin de les fidéliser.
- Aide à la comptabilité, notamment dans la gestion de la paie des salariés.
- Création et gestion de bases de données pour votre entreprise.
L’aide d’une telle assistante virtuelle vous permet de jouir des services de qualité professionnelle à bas coût et sans engagement. De plus, la collaboration à distance est flexible en termes d’horaire de travail, cela facilite votre organisation en tout temps.
Le webmarketing
Dans le but de réussir le déploiement de votre marque sur internet, vous avez impérativement besoin de l’assistance virtuelle d’un spécialiste en webmarketing à domicile. Cette personne aux multiples vertus peut vous aider dans la gestion des projets axés sur la recherche de visibilité et la prospection sur le web. Voici les domaines dans lesquels elle va vous être particulièrement utile :
- Définition de stratégie marketing et mise en place des campagnes sur les plateformes pertinentes : mailing, newsletters, prospection, gestion de communauté, etc.
- Infographie : elle crée ou conseille sur la conception de la charte graphique de l’entreprise et veille à son application dans toutes vos actions commerciales.
- Rapport de performances : elle veille à l’évolution de votre notoriété sur internet, effectue un rapport régulier et ajuste la stratégie en fonction des indicateurs clés de performance.
- SEO : elle s’occupe de l’optimisation du référencement naturel de votre site et de vos contenus web.
Dans le cadre de la réussite de sa mission, une assistante en webmarketing doit avoir une connaissance des algorithmes des plateformes variés du web, posséder un sens commercial aiguisé et maîtriser les outils de gestion du webmarketing.
En vous décidant à engager une aide webmarketing, vous vous assurez une réussite dans le blogging, pour vos chaines YouTube et concernant l’impact de vos publicités ; mais de plus, vous continuez à attirer des prospects de manière continue tout en fidélisant les clients déjà acquis.
L’aide en comptabilité
Vous n’avez pas le temps de tout faire en comptabilité ? Sans aucun doute, il vous faut une assistante à distance experte dans l’aide à la comptabilité. En cette qualité, elle va vous aider à:
- Regrouper les données sur les finances de l’entreprise et les enregistrer
- Gérer les transactions bancaires: gestion bancaire, rapprochement bancaire et ordres de virement
- Vérifier les comptes de l’entreprise et suivre l’état des stocks
- Prendre en charge la facturation client et fournisseur, l’envoi des paiements et les impayés
- Rédiger les documents de comptabilité comme les fiches de paie, livres d’achats et de ventes et note de frais
- Transmettreles rapports à un expert-comptable: une assistante en comptabilité ne peut pas s’approprier le rôle d’un expert-comptable, car elle n’est pas légalement habilitée pour cela.
- Assister dans la préparation des comptes de l’entreprise: bilan et compte de résultat.
Pour pouvoir mener à bien son travail, l’assistant comptable doit être à l’aise avec les logiciels de comptabilité et de paie. Il doit avoir de solides connaissances des règles et de la loi régissant la comptabilité en entreprise. Par ailleurs, l’inclure dans votre équipe peut vous permettre de vous épargner des tâches chronophages qui vous empêcheront de vous focaliser sur l’objet principal de votre affaire.
La rédaction web
Pour le déploiement de votre marque sur internet, vous avez certainement déjà pensé à publier des articles de blog, créer des légendes pour votre compte Instagram, rédiger des e-books pour vanter votre enseigne… La personne qu’il vous faut absolument inclure dans votre équipe est le rédacteur web. Plus qu’un rédacteur, le spécialiste en rédaction web peut être l’élément-clé pour l’amélioration de la notoriété de votre entreprise sur internet.
Le rédacteur web réalise les tâches suivantes :
- Rédaction d’articles de blog
- Application de la stratégie de référencement naturel définie par le spécialiste en webmarketing : balisage, structuration des titres, incorporation de mots-clés, maillage…
- Publication des contenus sur les plateformes du web
- Constitution de fiches produits
- Création du contenu des communiqués de presse, des e-mails et des newsletters
- Rédaction de livres, nouvelles, e-books
En fonction de votre secteur d’activité, le rédacteur web peut vous aider à personnaliser votre contenu éditorial en s’imprégnant de vos objectifs et de votre public cible. Engager une assistante virtuelle en rédaction web permet de déléguer la tâche chronophage et ardue que constitue la rédaction pour internet.
Le community management
Construire une e-réputation est un travail de longue haleine qu’il ne faut surtout pas négliger si l’on souhaite accroitre le potentiel de rendement de l’entreprise. Après tout, c’est dans votre audience sur internet que vous êtes susceptible d’acquérir des clients engagés envers votre marque.
Recourir à une aide en community management est la meilleure option pour vous, afin de fidéliser votre audience et acquérir de nouveaux visiteurs sur votre site et vos réseaux sociaux. Voici les missions d’un community manager :
- Analyse des tendances sur les réseaux sociaux
- Analyse de la réputation de la marque
- Veille sociale et concurrentielle dans le secteur d'activité
- Définition de la stratégie social media management à adopter et les indicateurs clés de performance
- Planification des publications
- Création des contenus média ou conseil en infographie
- Animation et modération des discussions dans votre communauté en ligne
- Gestion des promotions, animations et jeux-concours
- Relai d’articles sur les réseaux sociaux
- Social selling : collecte d’informations et de communications sur les réseaux sociaux pour générer des leads
- Rapport d’activités social media
Avec un community management réussi, votre entreprise va gagner en notoriété, accroitre le volume de trafic et acquérir de nouveaux clients, fidéliser votre clientèle et améliorer votre visibilité dans les moteurs de recherches. En déléguant cette tâche à un expert en community management, vous allez assurer votre présence sur les réseaux sociaux sans être obligé de le faire par vous-même.
L’aide en recrutement
Si vous avez besoin d’étoffer votre équipe, vous allez être amené à recruter de nouveaux collaborateurs. L’aide d’une assistante virtuelle spécialisée en recrutement va vous libérer de plusieurs tâches récurrentes pour vous permettre une meilleure organisation de votre emploi du temps et vous assurer que cela n’affecte en aucun cas votre productivité.
Une assistante à distance en recrutement va se charger des missions suivantes à votre place :
- Créer les descriptifs de poste et diffuser les annonces
- Faire du sourcing : repérer les candidats qualifiés sur internet, notamment sur LinkedIn.
- Recevoir les candidatures et les trier
- Passer des pré-entretiens téléphoniques ou vidéo pour filtrer les candidatures
- Effectuer un rapport de candidature
- Organiser les entretiens et les rediriger vers vous pour finaliser le recrutement
Le processus de recrutement peut s’avérer long et fastidieux ; et sa récurrence peut empêcher votre entreprise de se développer parallèlement. De plus, grâce à la minutie de l’assistante recrutement, vous êtes assuré que les candidatures qui vous parviennent sont les plus pertinentes concernant vos besoins.
Le montage vidéo
Si vous prévoyez de créer une chaine YouTube ou que vous en avez déjà une active et que vous êtes désireux de l’améliorer, vous devez mettre les compétences d’un monteur vidéo en ligne au service de votre entreprise. En matière d’assistance virtuelle, cependant, l’efficacité d’une aide en montage vidéo ne se résume pas à YouTube, elle atteint les réseaux sociaux, les campagnes publicitaires sur différentes plateformes…
Pour vous donner une idée des services que peut fournir un monteur vidéo, voici une liste nonexhaustive :
- Montage vidéo pour YouTube
- Montage vidéo événementiel: pour votre entreprise comme pour des projets personnels
- Montage vidéo pour les réseaux sociaux : Instagram, Tik Tok, etc.
- Montage vidéo clip: spot publicitaire, performance artistique…
- Postproduction
Étant donné que les internautes sont largement plus réceptifs aux informations transmises à travers des contenus vidéos, vous avez plutôt intérêt à les intégrer sans modération dans votre projet de déployer votre entreprise sur le net, mettre en place les éléments dont vous avez besoin, notamment en engageant un assistant en montage vidéo.
L’e-commerce
Vous prévoyez de lancer votre boutique en ligne bientôt, vous pouvez faire appel à une assistante virtuelle spécialisée en e-commerce pour vous aider à réussir la création de votre site, mettre en place votre stratégie de vente et d’automatisation du site, ainsi que la fidélisation de votre clientèle.
Les tâches qu’une assistante en ligne peut accomplir en e-commerce sont les suivantes :
- Création du site e-commerce et installation des plug-ins facilitant l’administration du site
- Sourcing : elle recherche les nouveaux produits pour alimenter le site d'e-commerce
- Gestion du chat : elle assure l'interactivité avec les clients sur le site e-commerce en répondant aux messages envoyés par les visiteurs et acheteurs de votre site
- Passation de commandes en drop-shipping : confier ce type de mission à un assistant en freelance permet d’optimiser l’usage de votre temps
- Création des offres promotionnelles à proposer aux internautes
- Création d’une stratégie digitale : amélioration du SEO du site e-commerce
- Analyse du marché : intégration de produits sur les market places, recherche en ligne, veille, études, etc.
Il faut noter que ces descriptions ne correspondent qu’à une base des tâches fournies par une assistance virtuelle. L’énumération d’expertises dans cet article est extensible. Les services fournis par un assistant virtuel sont personnalisables et peuvent être adaptés au besoin spécifique de votre entreprise.
Alors vous êtes convaincu qu’une assistante virtuelle est indispensable pour développer l’activité de votre entreprise sans être débordé ? N’hésitez pas à nous décrire vos besoins. Nous allons dénicher pour vous la perle rare qui va vous permettre à la fois de propulser votre business et vous ménager.
Il ne vous reste plus qu’à contacter Franck Janet, le Directeur de VAV, le faire. Il est joignable aux coordonnées ci-après :
 | www.VotreAssistantVirtuel.com |
 | Skype: franckjanet |
 | Paris: +33 9 70 46 70 59 |
 | franck@votreassistantvirtuel.com |