Le chef d’entreprise a tendance à vouloir porter le plus de responsabilités dans son organisation et cela est légitime. Pourtant, lorsque le moment vient où vous commencez à percevoir le fardeau que cela peut représenter, que vous vous efforcez de terminer une journée indemne et que vous vous sentez seul à tout faire, il est temps de prendre une aide et de bien choisir un bras droit.
Il faut cependant bien choisir son bras droit pour jouir de tous les avantages qu’il représente. Engager une assistante virtuelle pour ce rôle est parfait !
On a parfois du mal à définir le véritable rôle de la personne qui est le bras droit du CEO. Néanmoins, sa mission principale peut être résumée comme suit : il aide l’entrepreneur à gérer les affaires de l’entreprise, afin d’optimiser son organisation et alléger la charge de travail du CEO.
Un bras droit peut être un atout précieux pour un entrepreneur, quel que soit le domaine d’activité dans lequel vous travaillez. Qu'il s'agisse d'un second proprement dit ou d'un assistant personnel, ce collaborateur peut être utile à l'entreprise en permettant au CEO de déléguer des responsabilités, afin d’alléger son programme et faire de la place pour des missions qui requièrent plus d’attention.
Cet assistant peut également servir d'intermédiaire entre la direction et les autres collaborateurs, pour ainsi coordonner les activités. Il s’agit d’ailleurs, là, de l’une des missions principales d’une assistante virtuelle polyvalente pour une entreprise. Il peut aussi gérer à part entière l’organisation interne, afin d’optimiser l’aspect administratif et fonctionnel de l’entreprise.
Pour répondre à cette question, il faut comprendre pourquoi on dit bras droit. Il s’agit bien entendu de la personne qui aide le manager dans son organisation et qui l’assiste dans l’exécution des tâches. Quelquefois, l’entrepreneur est amené à confier des décisions importantes à cette personne. Voici comment sécuriser l’entreprise en travaillant avec une assistante polyvalente comme bras droit.
Lorsque vous entamez la collaboration avec toute personne à distance, il est toujours conseillé de pouvoir effectuer un entretien à visages découvert : en réunion vidéo. Cela vous permet d’évaluer le candidat pour savoir si vos attentes peuvent être satisfaites à partir de la motivation que le postulant peut montrer à l’égard de vos projets, de votre valeur, de votre hiérarchie. Il s’agit, par exemple, du mode opératoire de VAV, une agence expérimentée de placement d’assistants virtuels qui va sélectionner minutieusement les meilleurs talents pour vous les présenter avant de commencer toute forme de collaboration.
Pendant cet entretien, vous allez découvrir ce que ce futur bras droit peut apporter à votre organisation. Vous allez également avoir l’opportunité de lui communiquer des valeurs et des principes qui vous tiennent à cœur et d’évaluer de suite si la personne est en phase avec ce que vous souhaitez entreprendre. C’est également à cet instant que vous aurez la joie de prodiguer des instructions utiles à la prise de décision.
Choisissez quelqu'un qui en sait plus que son poste ou qui souhaite en savoir plus. Pour être efficace, le bras droit qui doit travailler en tant que second ou vice doit connaître les décisions de gestion quotidiennes qui assurent le fonctionnement d'une organisation. En étant au courant de toutes les facettes de l'entreprise, le bras droit peut identifier les problèmes qui doivent être traités directement par le chef de file. Il vous faut donc trouver une personne qui puisse comprendre rapidement le fonctionnement de votre organisation et prendre les devants pour vous aider à lâcher prise.
S'il est bien géré, un collaborateur de confiance peut assurer le bon fonctionnement d'une organisation et vous décharger de responsabilités décisionnelles non essentielles. Les employés peuvent se sentir plus à l'aise pour soumettre des problèmes et des suggestions à un collègue, créant ainsi une ligne de communication efficace au sein de l'entreprise. En encourageant ces relations professionnelles, vous renforcerez la cohésion de votre entreprise.
Identifiez les domaines dans lesquels vous aimeriez voir le plus de croissance et d'amélioration pour votre organisation à long terme. Selon votre organisation, cela peut aller du service à la clientèle et de la gestion de la marque à l'innovation et aux relations avec les employés. En gardant à l'esprit les objectifs de l'entreprise, vous pouvez choisir une personne qui possède des points forts dans ces domaines. Vous pourrez alors vous appuyer sur ces points forts et donner confiance à votre bras droit.
Créez un document de passation claire et cohérente pour faciliter la prise de décision pour ce collaborateur. Si votre bras droit devait agir en votre nom sans avoir à demander votre avis pour bien gérer votre entreprise en votre absence, vous souhaiteriez que ses décisions reflètent les vôtres ou, du moins, qu'elles soient conformes à votre vision de l'organisation. Un processus cohérent de prise de décision permettra également à votre collaborateur de communiquer ces décisions aux autres employés de manière efficace.
Pour un dirigeant d’entreprise, avoir un bras droit peut être une clé essentielle de votre réussite. Il s'agit d'un poste flexible qui peut être adapté aux besoins de chaque manager et à ceux de chaque organisation. Trouver la bonne personne capable d'assumer cette responsabilité sera bénéfique non seulement pour les cadres, mais aussi pour l'ensemble de l'entreprise. C’est pour cela qu’il est important d’évaluer les besoins de l’entreprise et de confier vos recherches à une agence fiable et expérimentée pour engager une assistante virtuelle comme bras droit.
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