Quelles sont les qualités d’une assistante virtuelle ?

En sa qualité de collaborateur à distance, un assistant en ligne est une personne clé dans la réussite de vos projets ; et de ce fait, dans le développement de vos activités génératrices de revenus. Lorsqu’il s’agit de confier le sort de son entreprise à un étranger et à distance, il est préférable de s’assurer que cette personne possède les capacités requises pour assurer les missions attribuées avec professionnalisme.

Aussi est-il primordial de pouvoir avoir confiance en votre aide à distance pour garantir l’avancement serein et pérenne de votre collaboration. Comme dans toute procédure d’embauche pour une assistante, il faut que vous vous penchiez sur ses aptitudes techniques, mais également sur ses qualités inhérentes à elle-même.

Les qualités essentielles d’une assistante virtuelle

quelles sont les qualités essentielles d’une assistante virtuelle ?

Formation : L’assistante virtuelle est une personne qui joue un rôle de secrétaire ou de consultant dans différents domaines. Afin d’exécuter toutes les prestations pouvant être confiées à un assistant, il doit justifier d’une formation ou alors d’une expérience réussie dans son domaine d’activité. Par ailleurs, dans l’optique de minimiser les risques du télétravail, il est plus judicieux de prioriser les CV présentant des études universitaires.

Flexibilité horaire : La profession d’assistante virtuelle a une portée internationale. Il n’est pas rare que les collaborateurs se trouvent dans différents fuseaux horaires ou soient amenés à souvent voyager. Quelquefois, cela va exiger de travailler tôt le matin ou très tard le soir. Dans la mesure du possible, l’assistante virtuelle doit être prête à adopter les horaires qui conviennent également au client.

Disponibilité : Dans la même logique, lorsqu’il s’agit de pays différents, cela implique souvent de ne pas avoir les mêmes jours fériés. Dans ce cas, les deux parties doivent trouver un moyen pour définir leurs jours de disponibilité. De plus, il est impératif que l’assistant virtuel reste joignable pendant ses heures de travail, cela aide à fluidifier la collaboration à distance.

Sens de l’organisation : Comme elle est souvent amenée à travailler à domicile, l’assistante en ligne peut se perdre dans ses tâches à défaut d’organisation. Ainsi, elle doit être en mesure de bien planifier son travail et aménager un espace de travail propice à la productivité. Souvent, elle va devoir confectionner des méthodes pour planifier ses missions et éviter d’être submergée.

Capacité d’écoute : S’il faut privilégier la communication dans le télétravail, les bonnes bases pour exécuter des tâches sont établies par une bonne écoute. En effet, les instructions risquent d’être interprétées si le récepteur n’est pas attentif. Vous la reconnaitrez à la réactivité de la personne face à vos propos, mais en cas de doute, n’hésitez pas à lui demander si elle a tout compris. Cela vous évitera de perdre du temps, voire plus.

Capacité à rendre compte de son activité : Bien entendu, il est vital que vous puissiez effectuer le suivi de l’avancement de votre projet. Si votre aide en ligne est en mesure de vous fournir des rapports réguliers de son activité, cela vous facilitera le suivi de vos progrès et l’ajustement des stratégies en fonction des lacunes.

Discrétion : Dans le cours de sa mission, votre assistant virtuel est amené à traiter des données parfois confidentielles de votre entreprise. Il est important que cette personne respecte cette confidentialité pour le bien de votre réputation et celle de votre entreprise. Faute de discrétion, votre collaborateur en ligne risque de révéler des informations susceptibles de vous compromettre.

Le matériel de travail de l’assistante virtuel

quelles sont les outils de travail d’une assistante virtuelle ?

Matériel de communication de bonne qualité : Toute la correspondance se fait à distance. De fait, il est essentiel que l’assistante virtuelle possède un matériel de communication opérationnel : permettant de faire des réunions à distance, partager son écran, naviguer sur internet… Pour cela, une bonne connexion internet et un ordinateur opérationnel sont exigés.

Votre collaborateur doit posséder un numéro de téléphone sur lequel il est possible de le joindre à tout moment. Cela peut s’avérer utile pour communiquer des informations par SMS, Viber ou Whatsapp en dehors des heures régulières de travail. De plus, il est possible d’affecter une ligne téléphonique à l’assistante si cela est requis par la fonction qu’elle occupe ; et surtout si votre domaine d’activité touche les 1/6 de clients potentiels n’utilisant pas internet.

Outils de télétravail : Au moment de conclure une embauche d’assistant à distance, cette personne doit être en mesure d’utiliser les outils utilisés en télétravail. Cela permet de faciliter le démarrage de la collaboration. Au moins, il doit savoir manier un outil de communication en ligne, un outil de partage d’écran et de fichiers et un outil de stockage de données.

Outil de délégation de tâches : L’un des atouts d’une aide virtuelle est sa capacité à utiliser un ou plusieurs outils de délégation de tâches. À défaut d’une connaissance préalable, il faut qu’elle puisse avoir une aisance à apprendre l’utilisation d’un outil que le client voudra adopter dans leur travail à distance.

Les compétences d’une assistante virtuelle selon son domaine d’expertise

quelles sont les différentes compétences d’une assistante virtuelle ?

Community manager : Cette personne doit maîtriser le domaine des réseaux sociaux et les plateformes impliquées pour pouvoir connaitre les indicateurs clés de performance et définir des stratégies efficaces. Étant donné qu’elle est amenée à modérer des discussions et à y participer, il est important qu’elle ait bon sens du relationnel et soit résistant à la pression.

Secrétaire à distance : Il s’agit d’un professionnel du télésecrétariat, du standard téléphonique, de l’administration et de l’organisation. Dans l’exercice de son métier, ses connaissances des outils comme Microsoft Office ou G Suite sont élémentaires, ainsi que ses capacités rédactionnelle et relationnelle.

Assistant comptable en ligne : Avant toute chose, il doit posséder des connaissances opérationnelles concernant les principes de la comptabilité. Ensuite, un plus grand sens organisationnel lui est demandé, car son rôle est d’effectuer les tris nécessaires, la hiérarchisation des missions, la constitution de calendrier des paiements, la gestion des taxes, aide à la préparation des bilans et comptes de résultats, etc.

Assistant en recrutement : Dans son travail, cette personne est amenée à faire du sourcing du personnel. Elle doit avoir une maîtrise des réseaux sociaux de professionnels comme LinkedIn et pouvoir être en mesure d’effectuer des recherches booléennes à la fois sur le web et dans les réseaux sociaux. Elle doit également être capable de mener des entretiens et rédiger des rapports hiérarchiques.

Assistant webmarketing : Prioritairement, il doit avoir une maîtrise du référencement naturel sur internet, une excellente connaissance des outils d’optimisation de site web, afin d’être capable de créer une stratégie webmarketing ciblée. De plus, une aisance à créer du contenu et à les organiser est une compétence indispensable : rédaction web, copywriting… De même, le sens commercial est un critère majeur pour transformer les prospects en client.

Expert en montage vidéo : Dans l’exécution de ses missions, le monteur vidéo a besoin de maîtriser les logiciels de son, de montage et postproduction, ainsi que le fonctionnement des plateformes comme Youtube. Le cœur de son métier exige de lui qu’il soit en mesure de respecter le storyboard établi par le client, le monteur doit faire preuve de minutie, de capacité de concentration et de mémoire visuelle.

Rédacteur web : De toute évidence, ce domaine d’expertise nécessite une capacité rédactionnelle irréprochable : une maîtrise de la grammaire et la connaissance de la structure des lettres à destination administrative ou de correspondance. De plus, si les livrables sont à vocation commerciale, il est fondamental que l’assistant possède des connaissances en optimisation SEO.

Traducteur ou transcripteur : La traduction et la transcription sont des domaines exigeant une grande minutie, un bon sens de la contextualisation et beaucoup de rigueur. Une capacité rédactionnelle impeccable doit s’y ajouter, ainsi que des connaissances en référencement naturel pour les contenus web.

Assistant virtuel polyvalent : La personne qualifiée pour ce titre est remarquée justement pour sa polyvalence : est apte à faire du télésecrétariat, des connaissances générales sur la rédaction, une notion d’administration de compte Youtube et de réseaux sociaux, des compétences en comptabilité ou facturation…

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N’hésitez pas à prendre contact avec Franck Janet, Directeur de VAV aux coordonnées suivantes :

www.VotreAssistantVirtuel.com
Skype: franckjanet
Paris: +33 9 70 46 70 59
franck@votreassistantvirtuel.com