Pourquoi vous devez engager une secrétaire en ligne ?

Engager une secrétaire en ligne vous permettra de booster votre business. En outre, un assistant virtuel peut vous aider à gérer votre entreprise en période de crise.

Quel que soit votre domaine d’activité, cela peut être d’un grand soutien de pouvoir compter sur une secrétaire assistante pour la délégation de certaines missions. Avec la transformation numérique amorcée depuis quelques années, avoir de l’aide à distance en administration est devenu un atout majeur pour toute entreprise. Souhaitant prospérer sur son marché à tout stade de développement, les entrepreneurs choisissent de plus en plus d’avoir une secrétaire en ligne pour bien gérer les affaires internes.

Qu'est-ce qu'une secrétaire en ligne ?

Une secrétaire en ligne, souvent appelée secrétaire virtuelle, est une professionnelle qui fournit un soutien administratif et organisationnel à distance en utilisant des outils numériques et des plateformes de communication en ligne. Elle accomplit de nombreuses tâches identiques à celles d'une secrétaire traditionnelle, mais travaille à distance, ce qui offre flexibilité et rentabilité aux entreprises et aux particuliers.

Engager une secrétaire en ligne : à quoi s’attendre ?

Que cela soit en période normale ou période de crise, le secrétariat à distance constitue l’une des options les plus intéressantes pour tout entrepreneur qui souhaite développer son activité. Cependant, il n’est pas impératif que vous fassiez appel à une secrétaire à temps plein, surtout si les missions à confier ne sont pas si nombreuses.

L’externalisation des tâches s’avère particulièrement bénéfique dans cette optique. Le fait d’engager une secrétaire à distance vous permet de la rémunérer selon la quantité de travail que vous demandez. En tant qu’assistant virtuel, cette personne effectue les mêmes tâches qu’un secrétaire en interne, mais avec moins de contraintes pour l’employeur.
Voici ce qu’un secrétaire à domicile peut faire pour booster le développement de votre entreprise:

  • Télésecrétariat: rédaction de documents organisationnels, gestion d’emploi du temps
  • Gestion des appels téléphoniques et mailing: réception, accueil et fidélisation de la clientèle
  • Aide avec la comptabilité, gestion de la paie des salariés
  • Tâches administratives et organisationnelles
  • Création et gestion de base de données

Dans l’exécution de son travail, la secrétaire doit posséder des connaissances avancées en NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication) afin de mener à bien la collaboration à distance. Si vous souhaitez recruter une aide-comptable à domicile ou une personne possédant une spécialisation définie, il est également possible de le faire.

Pourquoi est-il important d’engager une secrétaire en ligne ?

Avec le secrétariat à distance, il est plus facile de déléguer quelques responsabilités afin d’alléger le travail. Si vous êtes un entrepreneur, procédez ainsi pour les tâches récurrentes et chronophages afin de pouvoir vous concentrer sur le cœur d'activité de votre entreprise. En bonus, l’assistance d’une secrétaire en ligne vous aide à être plus proactif.

Etant donné la situation actuelle, engager une secrétaire à distance est une bonne résolution à prendre pour faire un bond avec assez d’élan tout en veillant à sécuriser les activités en cours. Travailler avec l’aide d’un assistant à domicile permet de garder votre focus sur les tâches prioritaires sans perdre de vue les autres aspects de votre entreprise.

La prestation de secrétariat d’un assistant en ligne vous fera profiter :

  • D’un travail tout à fait professionnel effectué par une secrétaire indépendante
  • Des compétences d’une télésecrétaire qualifiée même avec un budget limité : aucune charge sociale à payer, prestation abordable
  • D’un gain de temps considérable grâce à la flexibilité des horaires dans le secrétariat à distance
  • D’une relation de confiance dans l’exécution des tâches en secrétariat sans aucun engagement
  • D’une vie privée plus épanouie : assistanat à distance pour moins de temps au travail et plus de temps pour soi et la famille
  • De la continuité du travail de votre secrétaire à distance par sa disposition à exécuter les missions que vous lui confiez, même en période de confinement prolongée.

Quelles sont les conditions de travail d'une secrétaire en ligne ?

Les conditions de travail d'une secrétaire en ligne dépendent généralement de l'accord spécifique conclu entre la secrétaire et son client. Ces conditions couvrent généralement la structure du travail et les responsabilités de chacun.

Pour ce type de contrat, généralement, une secrétaire en ligne travaille en freelance ou sous la supervision d'une agence. A temps plein ou à temps partiel, les conditions de travail sont flexibles selon vos besoins. Vous allez pouvoir choisir un système de rémunération mensuelle, hebdomadaire ou par projet, au taux horaire que vous aurez convenu mutuellement.

Les horaires de travail sont adaptables à la demande de l’entrepreneur qui embauche la secrétaire virtuelle, que ce soit à des heures fixes ou modifiables suivant les saisons.

Quant aux outils de travail, la secrétaire en ligne dispose des outils de base pour assurer des services impeccables à distance, tels qu’un ordinateur fonctionnel, une bonne connexion internet et un espace de travail. Par contre, si le client désire implémenter un système spécifique à son activité, il lui incombe de fournir l’outil et la formation pour bien démarrer la collaboration. Par exemple, certains clients choisissent de créer eux-mêmes des applications mobiles adaptées à leur entreprise et leur activité en seulement 10 minutes, grâce aux appbuilders no code, pour simplifier les échanges.

En ce qui concerne la confidentialité et la sécurité de vos données, il est essentiel d’instaurer un cadre clair concernant le respect de vos informations sensibles, définissant les protocoles spécifiques à appliquer, les systèmes de sécurisation à installer, ainsi que l’éventuelle signature d'un accord de non-divulgation.

Si vous faites en sorte de bien clarifier les bases de votre collaboration à distance, l’aide d’une secrétaire en ligne est assurément un atout qui va permettre à votre activité de mieux se développer, créant de l’espace dans votre agenda et vous permettant de vous concentrer sur des missions techniques mettant mieux en valeur vos offres.

Témoignage d’une secrétaire en ligne

« Assistante virtuelle travaillant au sein de VAV, dans mon rôle de secrétaire à distance, je réalise pour mon client diverses tâches : gestion de ses paiements, facturation, gestion d’e-mail, recrutement, gestion des communications avec ses autres employés, suivi des dossiers de ses prospects, constitution de bases de données, recherches sur le web, etc. Mon aide lui permet de consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée sans perdre le contrôle sur les activités basiques et chronophages. Je pense sincèrement que tout entrepreneur désirant augmenter la performance de son entreprise (ou tout simplement sauver son business en cette période de crise) doit s’armer des compétences d’une bonne assistante. »

NyAvo, secrétaire à distance chez VAV

Comment engager une secrétaire en ligne ?

Engager une secrétaire en ligne ?

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