Puisque toute entreprise se doit d’évoluer et opérer une forme d’extension des activités à un moment de son existence (ou même avant), il est important de pouvoir identifier le bon moment pour lâcher prise sur certaines missions afin d’automatiser quelques processus. De même, déléguer est un maître-mot pour tout entrepreneur qui veut faire croître son activité.
Si votre projet est d'exporter vos offres ou si vous constatez que vous avez un public cosmopolite, engager une assistante virtuelle parlant plusieurs langues pourrait être une idée ingénieuse, afin de donner un coup de pouce efficace à votre business.
Mais d’abord, il faut comprendre correctement la situation de votre entreprise, ce dont vous avez besoin, vos objectifs d’affaires, etc. pour être en mesure de recruter l’assistant virtuel qu’il vous faut. Et surtout, cernez bien vos objectifs et vos besoins, afin d’optimiser votre temps et vos ressources dans le recrutement d’aides virtuelles et mener à bien la réalisation de vos plans.
Pour commencer, il faut défaire une idée reçue qui veut qu’une assistante virtuelle ne soit rien d’autre qu’une secrétaire qui travaille de chez elle avec un ordinateur et qui communique avec son client par le biais d’internet.
Et bien, cette définition est trop réductrice ! Certes, le travail d’assistante administrative est un poste à part entière qui profite à tous les managers d’entreprises. Mais il faut savoir que son métier n’est pas résumé à cela. Mais alors, quel est le travail d'un assistant virtuel ? Comment décrire ce poste de manière pertinente ?
En réalité, une aide virtuelle se décline sous plusieurs domaines, selon les besoins de l’entreprise. Alors oui, elle peut prendre la forme d’une assistance administrative si c’est ce qui sert directement les intérêts de l’entreprise, mais ce métier s’étend bien au-delà.
Au fil du temps, plusieurs compétences dans différents domaines sont englobées dans la terminologie « assistant virtuel ». Voici des exemples de domaines où vous pourriez bénéficier de l’aide d’une assistante virtuelle parlant plusieurs langues ou d’une aide en ligne technique :
Les années 50 marquent le début de la tendance de l’externalisation de prestations et celle du télétravail avec la digitalisation des ventes (télévente, télémarketing). Depuis, les métiers d’assistant à distance se sont étendus selon les besoins des clients. Nous avons graduellement assisté à l’ascension du métier d’assistant virtuel en recrutement, assistant administratif, assistant technique, etc. travaillant essentiellement sur téléphone et sur les premières versions de l’ordinateur.
Dès le commencement du troisième millénaire, quelques multinationales se tournent vers l’externalisation en masse et l’amorçage d’une transition digitale suivant l’évolution du web. En parallèle, les réseaux sociaux deviennent de plus en plus populaires, car on dénombre selon une étude 2022 plus de 4,62 milliards d’utilisateurs de réseaux sociaux actifs dans le monde. Cela favorise ainsi l’épanouissement des activités en tant qu’assistant virtuel freelance pour le compte des TPE, des PME et des grandes entreprises.
Plus tard, lorsque le coronavirus devient une pandémie mondiale, il contraint les acteurs économiques à favoriser le télétravail pour maintenir les activités à flot malgré les mesures barrières à adopter. Cela oblige alors la plupart des entrepreneurs à faire appel à une assistante virtuelle pratiquement pour tous les domaines de l’entreprise. Bien entendu, étant donné que les interactions se passent essentiellement à distance, les réseaux sociaux connaissent un boom qui donne naissance et propulse plusieurs métiers digitaux comme le community management, la modération web, la rédaction, le graphisme, le développement d’applications…
En sachant que le métier n’a de cesse d’évoluer, il faut prendre en compte que les besoins des entreprises en matière d’assistanat virtuel varient en fonction des secteurs et de la taille de l’organisation. Par contre, il existe certains besoins qui restent inchangés avec le temps ; même s’il faut avouer que de plus en plus d’entrepreneurs de nos jours cherchent à engager une assistante virtuelle parlant plusieurs langues à cause de l’envergure des échanges qui s’étend souvent à l’international.
Aussi, nous pouvons recenser quatre principales raisons pour lesquelles il vous faut un assistant virtuel :
IL est courant de se rendre compte à un certain stade de l’entreprise, que les responsabilités grandissent avec le temps, les activités et les ventes se multiplient rapidement, vous ne savez plus où donner de la tête. C’est à ce moment-là qu’un manager va automatiser certaines tâches et déléguer les autres qui nécessitent une intervention humaine. Pour une TPE, une assistante virtuelle est idéale puisque les tarifs sont souvent déterminés sur mesure. Cela vous permet de bien gérer la croissance de votre entreprise tout en prenant soin de vous.
Vous concevez constamment des offres pour votre public et vous aimez innover ? Il est important d’assigner une personne dévouée et pleinement disponible au démarrage du projet. Vous allez alors pouvoir départager les tâches afin de développer la nouveauté sans perturber les activités déjà en place. En effet, une aide à distance professionnelle est qualifiée pour vous seconder de manière efficace.
Qui ne rêve pas de trouver l’équilibre entre la vie privée et celle professionnelle ? Souvent, les entrepreneurs ne peuvent pas se permettre ce luxe, car réaliser ses objectifs n’est pas une chose simple. En prenant une aide virtuelle, vous allez pouvoir développer votre activité avec votre assistant tout en veillant sur votre santé et votre vie de famille.
Vous avez certainement déjà entendu parler de la fameuse semaine de 4 heures ! Et bien, même s’il peut s’avérer difficile de croire que cela est possible, il faut savoir que ce type de liberté est l’un des avantages de prendre une assistante virtuelle. Si devenir un vrai nomade digital vous intéresse, engagez des assistants en ligne pour leur confier les missions adéquates. Ce qu’il faut retenir est la suivante : pensez à fournir des briefs clairs au moment de déléguer et faites en sorte de garder le contact avec vos collaborateurs.
Lorsque vous savez pour quelles raisons vous souhaitez prendre une assistante virtuelle, vous allez pouvoir il est important de cerner les domaines de votre entreprise à confier à un assistant virtuel en télétravail.
Dans la généralité, un assistant virtuel à temps partiel ou à temps plein offre des services dans différents domaines pour effectuer des missions indispensables pour le fonctionnement d’une entreprise. Il s’agit des suivants :
Par ailleurs, les spécialités suivantes sont tout spécialement requises pour les infopreneurs et les entreprises qui souhaitent adopter une véritable stratégie de croissance et de présence par internet et les réseaux sociaux. Mais cela n’empêche pas les autres types d’entreprises d’avoir recours à leurs services pour compléter leurs équipes.
Que vous ayez besoin de trouver un assistant virtuel technique ou une assistante virtuelle parlant plusieurs langues, le monde regorge de talents qui ne demandent qu’à être dénichés. À ses débuts, le télétravail a choisi l’Inde comme berceau de l’aide virtuelle offshore aux entreprises. Avec le temps, il s’avère que certains pays dans le monde abritent des compétences qui servent les entreprises suivant un besoin spécifique.
Si vous êtes à la recherche d’un assistant virtuel francophone par exemple, les pays comme Madagascar sont un minerai de compétences dans divers domaines : l’administration, les réseaux sociaux, le service client, le référencement web, la télévente, etc. En termes de qualité de la communication, d’après une étude de World Population Review, Madagascar est le premier pays francophone en Afrique avec la connexion internet la plus rapide avec une vitesse de 42.84mbps contre 11.13mbps pour la Tunisie et 10.43mbps en Algérie. De plus, le recrutement d’assistant virtuel à Madagascar peut se faire facilement à travers des agences fiables et expérimentées comme VAV.
Si votre clientèle se trouve dans une zone anglophone ou si vous-mêmes, vous travaillez avec une équipe anglophone, les pays où vous devez recruter vos nouveaux collaborateurs sont l’Inde et les Philippines. Il s’agit de pays d’externalisation offshore à fort potentiel pour les TPE, étant donné l’expérience des prestataires dans l’aide en ligne et le coût de la main-d’œuvre peu coûteux.
Par ailleurs, pour une entreprise à la recherche d’une aide qui parle l’espagnol en plus d’une autre langue internationale, le choix doit se tourner vers les pays comme le Maroc ou l’Algérie. Si votre public cible se trouve en Europe, recruter dans les pays de l’Amérique centrale et du Sud peut également être une bonne idée à condition d’entrainer vos aides à adopter un accent européen à l’oral ; car, l’accent américain (utilisé sur le continent américain) en espagnol n’est pas apprécié par ce public.
En outre, si les services que vous recherchez sont d’un ordre plus technique, optez pour les pays de l’Europe de l’Est. Avec des ingénieurs qualifiés en sécurité et système d’informations, en analyse de données, en modélisation de matériel industriel ou en bâtiment, les besoins des entreprises qui travaillent dans ces secteurs peuvent amplement être comblés. Il faut cependant s’attendre à des interlocuteurs uniquement anglophones.
Le recrutement d’une assistante virtuelle parlant plusieurs langues peut passer par plusieurs étapes, afin de vous permettre de dénicher la personne qu’il vous faut. Dans cette recherche, vous pouvez avoir recours à une plateforme pour assistant virtuel et effectuer vous-même toutes les étapes. La meilleure idée est celle de faire confiance à une agence de recrutement qui connait à la perfection la fiche métier d’un assistant virtuel et qui s’occupe de sélectionner les talents pour vous avant de vous présenter à ceux qui sont les plus qualifiés pour vos besoins. De cette manière, il vous suffit de décrire vos besoins, puis de faire votre choix parmi les candidats déjà sélectionnés par l’agence de placement en ligne.
L’avantage d’avoir un assistant virtuel, c’est la liberté de choisir le mode opératoire qui vous convient. Si vous travaillez dans la vente et que vous avez besoin d’engager un assistant trilingue pour vos négociations, vous pouvez décider de le recruter à temps plein ou à temps partiel et modifier en fin de cycle les termes de la collaboration dans la mesure du raisonnable.
Pour terminer, il a déjà été mentionné que vous avez tout intérêt à garder un contact permanent avec vos collaborateurs à distance. Pour cela, les outils que vous utilisez doivent incorporer des plateformes de collaboration en ligne comme Google Workplace, Microsoft 365, Asana, etc. afin de suivre et mettre à jour en temps réel les informations importantes sur vos projets. Mais vous devez également vous assurer de pouvoir joindre ces personnes hors-ligne via leur numéro de téléphone ou encore sur les autres canaux comme les réseaux sociaux.
Aussi, cher entrepreneur, la balle est dans votre camp ! En voulant engager un assistant virtuel, vous avez tous les éléments pour définir vos attentes et déclencher le processus de recrutement selon vos termes et à votre rythme.
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