Faire croître son entreprise avec un assistant virtuel

Vous savez certainement que chaque étape de tout processus peut contenir 4 sous-étapes : l'évolution, la croissance, la stabilité et la révolution. Dans le meilleur des cas, votre entreprise va passer par 4 étapes au cours de son existence. Dans le pire des scénarios, il comportera 6 étapes. Un entrepreneur est toujours soucieux de savoir comment faire croître son entreprise tant qu’elle existe. Que vous soyez dans le premier cas de figure ou dans le deuxième, il se trouve qu'un assistant virtuel peut vous aider à devenir plus efficace et franchir les étapes de croissance de votre entreprise de manière fluide.

Cas de figure 1 : Le cycle de vie normale d’une entreprise

Dans le meilleur des cas, donc dans 60% des cas en France, une entreprise passe par 2 étapes pour survivre à ses 5 premières années d’existence. En général, passé cette période, l’entreprise peut envisager de franchir les deux autres étapes avec assurance.

Étape 1 : La création

C’est dans phase de création de l’entreprise que le porteur de projet doit dessiner le plan de son affaire que ce soit une entreprise en ligne ou un magasin physique, voici ce qu’il fait alors : créer sa marque, faire une étude de marché, édifier son modèle d’affaires, rédiger un business plan, chercher du financement, démarcher les premiers clients…Il s’agit d’une étape où rien ne peut être laissé au hasard, au risque de voir son entreprise à court de moyens en dessous des cinq ans. Et pourtant, même les plus petits projets demandent un maximum d’efforts et de ressources.

Dans cette optique, il est important de savoir déléguer. Il existe sans doute des domaines où vous êtes bon, et d’autres où il vous faut de l’aide. Parmi les ressources les plus sollicitées, les ressources humaines sont les plus souvent négligées dans cette étape. Cependant, une aide extérieure peut réellement faire la différence.

< strong>Une assistante virtuelle peut aider dans l’aspect administratif et fonctionnel de votre projet. Les missions suivantes seront tout à fait dans ses cordes :

La prise de notes
La recherche d’informations, aussi bien en termes d'administration que de marketing
La rédaction de plaquettes, de documents de demande de financement…
Du télésecrétariat : le standard téléphonique, le traitement de vos e-mails…

En choisissant de partager les tâches avec un collaborateur, vous libérez votre temps pour des activités à forte valeur ajoutée et vous vous focalisez sur l’objet de votre projet.

Étape 2 : L’expansion

Il s’agit de l’étape où votre vision pour votre entreprise prend forme et se concrétise. La demande se met alors à croitre et cela requiert plus d’attention et de vigilance de votre part. En effet, la satisfaction de vos clients demeure une priorité. Comme cela requiert parfois un nombre d’heures de travail considérable, cela risque de vous distraire plus que de raison et mettre en péril votre entreprise à long terme ou même à court terme. Afin de garantir la pérennité de votre affaire à ce stade de croissance d’une entreprise, vous devez garder :

La qualité de vos services/produits
Un excellent système en interne
Un bon relationnel avec la clientèle

Il est alors temps de déléguer certaines tâches pour vous concentrer sur votre cœur d’activité. À ce moment-là, il est certain que vous allez avoir besoin d’un conseiller clientèle spécialisé en prise d’appels ou un spécialiste de la campagne e-mailing. Cela permet à votre entreprise de toujours répondre présente lorsque les clients essayent de communiquer. Cela est un point fort pour le mécanisme bouche-à-oreille entre consommateurs qui sont également une source de prospect à ne pas sous-estimer.

Étape 3 : La stabilisation

Dans la phase de stabilisation, l’entreprise jouit d’une certaine notoriété sur le marché. En toute logique, c’est un stade où vous comptez plus de client habituel, vous générez plus d’engagements et vous fédérez une communauté autour de votre marque ; les anciens clients potentiels de votre entreprise deviennent alors des habitués. Il est grand temps que votre image de marque soit davantage lustrée. L’instant est propice pour partager vos valeurs plus profondément avec votre public pour le transformer en ambassadeur de votre marque.

Aussi, vous aurez besoin d’un assistant virtuel pour vous occuper sérieusement de votre communauté en ligne, notamment sur les réseaux sociaux :
La stabilisation

Si vous voulez créer une stratégie pour entretenir votre notoriété, faites appel à un social media manager
Lorsque vous aurez établi un plan d’action pour briller sur les réseaux sociaux, les services d’un community manager vous sont utiles.

Attention de bien dissocier les deux titres, car le social media manager est différent du community manager même si leur axe de travail concerne un même pôle.

Étape 4 : La projection

Lorsque vous aurez atteint un certain degré de stabilité, votre entreprise peut commencer à s’ouvrir à de nouvelles idées, à façonner de nouveaux projets et à se projeter dans d’autres objectifs. Plus que jamais, vos missions principales devront tourner autour des actions suivantes :

Garder une notoriété irréprochable sur le marché pour garantir la crédibilité de vos nouvelles trouvailles auprès de tous
Assurer la bonne marche des collaborations internes et externes pour fournir des produits/services de bonne qualité
Garder la faveur de votre communauté pour réaliser des ventes et optimiser les retours sur investissement

Afin de remplir ces objectifs, vous avez intérêt à vous munir des compétences d’une assistante administrative bien organisée pour s’occuper des formalités et des affaires administratives internes, vous allez non seulement gagner du temps, mais aussi mieux trouver l’équilibre pour atteindre de mieux en mieux vos objectifs professionnels et personnels. De même, si vous devez embaucher du personnel, vous allez alors avoir besoin d’une aide spécialisée en recrutement. Et cela, en plus du community manager qui va rapprocher votre marque de votre public ou du spécialiste en webmarketing qui va faire la veille concurrentielle pour améliorer votre système.

Cas de figure 2 : Vous êtes dans la détresse ?

Votre entreprise est en exercice depuis quelques années et vous trouvez que vos finances ne se stabilisent pas ? Il y a certaines actions que vous devez entreprendre pour stabiliser votre petite entreprise et améliorer la qualité des produits ou services à offrir.

Où vous en êtes en ce moment ?

Pour savoir où en est véritablement la phase de croissance d’une entreprise, il est important d'évaluer l'état du système dans sa généralité. Vous allez notamment revoir :

Votre capacité de production
Votre système de communication
Votre caisse
Vos stocks
Votre technique d'acquisition de clients et de fidélisation : comment vous arrivez à trouver des clients et à les garder
Mais aussi, et surtout, vos valeurs internes, qui, si elles sont négligées ou modifiées sous diverses contraintes mal gérées, peuvent vous nuire...

À noter qu'il peut prendre quelques années à quelques dizaines d'années pour que l'entreprise se stabilise de manière solide. Il existe néanmoins des moyens (notamment la comparaison de vos performances réelles avec les KPI) de savoir qu'une entreprise est réellement mal-en-point et que quelques ajustements s’imposent pour reprendre du poil de la bête. L’aide d'une assistante virtuelle est vitale, spécialement si vous entreprenez seul. Vous aurez besoin d'énergie pour vous concentrer sur votre cœur d'activité, surtout que plus que jamais, vous avez besoin de faire connaître votre activité en essayant des méthodes différentes de celles d’avant. En engageant une aide à distance, vous déléguez les tâches récurrentes et chronophages pour gagner du temps et de l’énergie.
Nous allons sauter les étapes 1 à 3 pour passer directement aux étapes qui nous intéressent dans cette partie.

Étape 4 : Le déclin

C'est dans cette phase que beaucoup d’entrepreneurs décident d’abandonner. Dans d'autres cas, c'est le meilleur moment de trouver des solutions pour pouvoir pivoter et améliorer les offres. Lorsque les valeurs de l'entreprise commencent également à décliner, il est important de savoir accorder l'identité de l'entreprise avec son image sur le marché et avec le produit/service qu'elle vend.

Il faut tout de même garder en tête que tout changement dans l'entreprise est à double tranchant : soit il touche au cœur du public, soit il ternit l’image de marque de manière violente. Il est donc important de savoir ce que recherche exactement votre public à ce moment précis pour emprunter le bon chemin.

Dans ce contexte, afin de vous laisser une marge de manœuvre pour vous occuper de la gestion administrative et les autres aspects vitaux de votre société, vous avez besoin des services d'un assistant virtuel spécialisé en webmarketing. Il va vous aider à :

Analyser l'alignement de vos résultats avec vos KPI
Définir avec vous de nouveaux objectifs marketing
Créer des campagnes de communication qui conviennent à ces objectifs, notamment sur internet et les réseaux sociaux

Étape 5 : La gestion de crise

Il s’agit d’une phase critique pour l'entreprise. Toute action entreprise pendant cette phase est décisive. Durant les étapes de gestion de crise, vous allez devoir faire le nécessaire pour stabiliser d'abord votre équipe, améliorer votre système pour bien collaborer avec vos assistants…

Pendant cette période, une assistante administrative peut vous aider à gérer les tâches annexes relatives au bon fonctionnement de votre organisation interne :

La rédaction de documents organisationnels la gestion de votre emploi du temps et éventuellement celui de votre équipe
La gestion des appels téléphoniques et des e-mails
Les tâches administratives et organisationnelles en général
La constitution et la gestion de base de données

Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches plus cruciales qui constituent le cœur de votre business.

Étape 6 : La restructuration

C'est dans cette partie que l'entrepreneur entame un nouveau cycle de vie pour son entreprise. Cela exige une réorganisation financière, l’adoption d'une nouvelle stratégie de production et de communication. C’est notamment le moment idéal pour procéder à un rebranding pour remettre votre marque au goût du jour et reconquérir votre marché. Il n'est pas exclu que pendant votre période de restructuration où vous redéfinissez les valeurs fondamentales de l'entreprise et vous affinez le type de public cible.

Dans cette optique, vous pouvez compter sur les services d'un graphiste pour la réalisation des contenus pour votre nouvelle identité visuelle, engager un community manager pour mettre en place la stratégie que vous aurez définie en amont, ou encore prendre un assistant virtuel pour intégrer les nouveaux paramètres de votre site internet : blog d'entreprise ou site e-commerce.

Si le besoin d’avoir des assistants personnels se fait ressentir au bout d’un certain temps, sentez-vous libre de contacter une équipe sérieuse comme VAV pour vous trouver des collaborateurs de confiance.