Pourquoi faire appel à une secrétaire à distance ?

Quel que soit votre domaine d’activité, cela peut être d’un grand soutien de pouvoir compter sur une secrétaire assistante pour la délégation de certaines missions. Face aux ravages du coronavirus dans le monde économique, engager une secrétaire à distance peut être la décision qui va permettre aux entreprises de ne pas dépérir et de garder le rythme.

Dans le contexte du confinement sanitaire qui préconise le télétravail, recourir au secrétariat à distance réduit à zéro les contacts dangereux tout en évitant de suspendre les activités en cours dans votre entreprise.

Quel est le rôle d'une secrétaire à distance ?

Comme son nom l’indique, le rôle d’une secrétaire à distance consiste à assurer le service de secrétariat pour le compte d’un client en ligne. Ce professionnel qui travaille en ligne travaille souvent pour le compte des petites entreprises, sa mission étant des plus indispensable et pourtant on ne peut plus abordable.

Grâce à la flexibilité de la secrétaire en ligne, la charge de travail des managers de petites et moyennes entreprises se retrouve réduite. Par ailleurs, outre sa mission d’assistante administrative, cette collaboratrice à distance permet à son client de déléguer bien plus que des missions dites standards d’assistance à la direction. En effet, faire appel à une aide en ligne polyvalente permet de déléguer encore plus, pourvu que la nature des missions confiées soit claire dès le début de la collaboration.

Qui a besoin d'une secrétaire en ligne ?

Dans un sens strict, une secrétaire en ligne permet à une petite entreprise de se développer de manière efficace sans avoir à payer plus que ce dont elle a besoin. Engager une assistante pour les tâches administratives ou la permanence téléphonique est alors une pratique qui facilite surtout la vie des petits entrepreneurs, les entreprises de taille moyenne en quête d’évolution, les personnes exerçant des professions libérales… qui n’ont pas forcément les mêmes moyens que les grandes entreprises.

Le travail effectué par une adjointe en ligne en secrétariat peut prendre de nombreuses formes et aspects. À part la gestion administrative, toute la partie organisationnelle et relationnelle peut lui être confiée. Par ailleurs, d’autres compétences peuvent être sollicitées en cours de collaboration, mais il est important de faire preuve de compréhension et d’échanges des deux parties pour que les stratégies fonctionnent exactement comme prévu.

Engager une secrétaire à distance : à quoi s'attendre ?

Que cela soit en période normale ou dans les crises, le secrétariat à distance constitue l’une des options les plus intéressantes pour tout entrepreneur qui souhaite développer son activité. Cependant, il n’est pas impératif que vous preniez un secrétaire à temps plein, surtout si les missions à confier ne sont pas si nombreuses.

L’externalisation des tâches s’avère particulièrement bénéfique dans cette optique. Le fait d’engager une secrétaire à distance vous permet de la rémunérer selon la quantité de travail que vous demandez. En tant qu’assistant virtuel, cette personne effectue les mêmes tâches qu’un secrétaire en interne, mais avec moins de contraintes pour l’employeur.

Voici ce qu’un secrétaire à domicile peut faire pour booster le développement de votre entreprise :

Télésecrétariat : rédaction de documents organisationnels, gestion d’emploi du temps…
Gestion des appels téléphoniques et mailing : réception, accueil et fidélisation de la clientèle
Aide avec la comptabilité, gestion de la paie des salariés
Tâches administratives et organisationnelles
Création et gestion de base de données

Dans l’exécution de son travail, la secrétaire doit posséder des connaissances avancées en NTIC afin de mener à bien la collaboration à distance. Si vous souhaitez recruter un aide-comptable à domicile ou une personne possédant une spécialisation définie, il est également possible de le faire.

Pourquoi est-il important d'engager une secrétaire à distance ?

Avec le secrétariat à distance, il est plus facile de déléguer quelques responsabilités afin d’alléger le travail. Si vous êtes un entrepreneur, procédez ainsi pour les tâches récurrentes et chronophages afin de pouvoir vous concentrer sur le cœur d’activité de votre entreprise. En bonus, l’assistance d’une secrétaire en ligne vous aide à être plus proactif.

Étant donnée la situation actuelle, engager une secrétaire à distance est une bonne résolution à prendre pour une bonne reprise de vos activités après la pandémie du coronavirus. Travailler avec l’aide d’un assistant à domicile permet de garder votre focus sur les tâches prioritaires sans perdre de vue les autres aspects de votre entreprise.

La prestation de secrétariat d’un assistant en ligne vous fera profiter :

D’un travail tout à fait professionnel effectué par une secrétaire indépendante
Des compétences d’une télésecrétaire qualifiée avec un budget limité : aucune charge sociale à payer, prestation abordable
D’un gain de temps considérable à cause de la flexibilité des horaires dans le secrétariat à distance
D’une relation de confiance dans l’exécution des tâches en secrétariat sans aucun engagement
D’une vie privée plus épanouie : assistanat à distance pour moins de temps au travail et plus de temps pour soi et la famille
De la continuité du travail de votre secrétaire à distance par sa disposition à exécuter les missions que vous lui confiez, même en période de confinement prolongée.

Il arrive que les entreprises aient besoin de renfort au milieu de l’année pour déléguer des missions ponctuelles comme la gestion des commandes à Noël ou encore la gestion des réservations en périodes de vacances pour les agences de voyages. Il est important de pouvoir garder un œil sur l’organisation interne de l’entreprise, mais également agir pour maintenir la proximité avec le public tout au long de l’année. Faire appel à une secrétaire en ligne permet alors de vous concentrer sur votre cœur de métier, afin de réussir votre développement, ou tout simplement pour garder votre notoriété sur le marché.

Sachez que vous pouvez également engager une aide administrative ou téléphonique à tout moment pour une collaboration à long terme. Lorsque votre affaire prend de l’ampleur, les missions à déléguer ne tarissent pas. Vous avez besoin d’aide pour rester focalisé sur les missions à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.